De nos jours, le monde du travail reconnaît l’agilité comme un enjeu stratégique. La Gestion des Temps (GT) et des Activités (GTA) représente désormais davantage que la simple collecte d’information sur la présence des employé·es. En effet, la Gestion des Temps et des Activités influence différents sujets importants pour toute direction des ressources humaines (DRH). Nous pouvons citer : la planification des ressources, la qualité de l’expérience des personnes et, plus globalement, la qualité de vie au travail. Ce sont-là tous des domaines qui impactent directement la performance de la structure professionnelle.
Gestion du temps de travail: de la charge bureaucratique au levier organisationnel
Durant plusieurs décennies, la gestion des temps a été considérée comme une tâche uniquement administrative et, avouons-le, plutôt rébarbative. Sa seule finalité était en lien avec le salaire et de ce fait, elle n’avait d’intérêt que pour le département des ressources humaines (RH) de l’entreprise. La digitalisation et surtout l’évolution de la fonction RH ont contribué à changer la donne au début des années 2000.
Petit à petit, le changement de paradigme quant au travail et au social a évolué au sein même des services des ressources humaines, affinant de plus en plus les besoins de suivi des temps. Alors qu’il s’agissait uniquement de collecter les données afin d’établir les fiches de paie, il est devenu primordial, la digitalisation aidant, de pouvoir actualiser les compteurs et d'informer les collaboratrices et collaborateurs en temps réel. En parallèle, la fonction des RH a cristallisé de nouvelles attentes car elle a été appelée à revêtir la casquette de « business-partner ». La maîtrise des coûts RH grâce au reporting, l’optimisation des workflows ou la gestion prévisionnelle des emplois sont des domaines dans lesquels la DRH doit désormais démontrer sa plus-value. Ces différents domaines s’appuient grandement sur des informations issues de la collecte des temps.
La gestion des ressources, internes ou externes, est aussi intimement liée à la gestion des temps. L’organisation du travail dans de nombreuses structures professionnelles se dirige actuellement de plus en plus vers le mode projet. Cela accroît donc les attentes en termes de planification. La possibilité de vérifier le temps mobilisé sur une activité spécifique, au regard des ressources qui y sont affiliées, permet de suivre la progression d’un projet tout en optimisant son coût et son pilotage.
De manière plus générale, que les salarié·es travaillent en mode projet ou pas, la planification devient davantage stratégique sur les plans social, économique et bien sûr opérationnel. Elle doit garantir la désignation pertinente des collaboratrices et collaborateurs en fonction des prévisions mais aussi de l’actualité, comme par exemple lors de changements structurels que peuvent induire une période crise sanitaire. La planification tient aussi un rôle dans le respect de l’équilibre vie professionnelle/ vie privée, et en ce sens, contribue au bien-être des employé·es.
La GTA au service de l’expérience salarié
Depuis quelques années déjà, la révolution digitale a fait son entrée dans une phase dépassant largement l’unique gain de performance au bénéfice de l’entreprise. Parallèlement à la progression positive de l’expérience client·e, on a vu émerger la préoccupation de l'amélioration de l’expérience collaboratrice et collaborateur. Fidéliser les personnes les plus talentueuses comprend de répondre à leurs besoins dans différents domaines, dont celui du confort des outils mis à leur disposition ainsi que leur praticité. Dans ce cadre, avoir des progiciels personnalisables et user-friendly est primordial. Qui plus est, gérer au mieux l’activité des personnes ne doit pas inclure pour ces dernières un surcroît de tâches administratives, notamment avec la saisie de leurs données relatives à leurs activités. Les spécificités de la loi sur le travail (LTr, article 46), le comptage des heures supplémentaires ou la pratique du télétravail ne doivent pas monopoliser, ni le temps, ni l’attention des personnes. L’automatisation de la gestion des temps de travail- et plus globalement de l'ensemble des processus liés aux ressources humaines - s’impose afin de leur permettre de se concentrer sur les tâches pour lesquelles ces personnes ont été engagées.
Les solutions digitales performantes de gestion des temps incluent cette notion d’amélioration de l’expérience pour les collaboratrices et collaborateurs. Là où la traditionnelle timbreuse « carton » était perçue par les employé·es comme un simple outil de vérification, voire de « flicage », le « timbrage » du futur apparaît comme un outil moderne pour favoriser certaines aspirations des personnes, comme la mobilité (télétravail et/ou le nomadisme) ainsi que l’accroissement du collaboratif.
Chez Kelio Suisse, nous tenons à mettre en avant notre gamme de timbreuses qui a été repensée afin de replacer le collaboratif au cœur de la réflexion
Guillaume Durand
Directeur de Kelio Suisse
Il a aussi souhaité préciser : "Nos équipes de développeuses et de développeurs se sont inspiré·es des téléphones portables et de la démocratisation des Smartphones. Cela leur a permis d'imaginer ce qui est devenu aujourd’hui le Kelio Visio X7, un terminal multi-usages. Ce terminal allie timbrage de gestion des temps, interactions entre personnes/entreprise ainsi que l’accès à l'information. Ce n'est plus une simple timbreuse : elle s'adresse à toutes les personnes de la structure professionnelle mais elle permet également de leur envoyer des messages personnalisés, diffuser des annonces, mettre des documents à disposition de l’ensemble de l’entreprise, … De leur côté, les personnes peuvent consulter leurs compteurs, faire par eux-mêmes des demandes de congé, transmettre des messages via messagerie intégrée ou même commenter un timbrage atypique. Des applications comme le sondage et la boîte à idées, accessibles directement depuis le terminal, permettent également aux RH d'impliquer les personnes et de développer les enjeux participatifs et collaboratifs, chers aux nouvelles générations de collaboratrices et collaborateurs comprenant leurs managers".
Timbrage et amélioration de la qualité de vie au travail : la fin de l'antagonisme
Si ces innovations matérielles favorisent une meilleure expérience pour les personnes, les solutions digitales de gestions des temps peuvent aussi contribuer activement à la qualité de vie au travail et au respect des règles liées à la loi sur le travail (LTr).
Les répercussions de la gestion des temps sur de nombreux thèmes importants pour les structures professionnelles imposent des solutions à la hauteur des enjeux contemporains des DRH. Reste à réaliser le bon choix par rapport aux besoins spécifiques de chaque organisation tout en gardant en mémoire qu’un outil de gestion des temps doit :
- Pouvoir être aisément utilisé par tout un chacun
- Apporter un maximum de confort et d’agilité à l’utilisatrice et l’utilisateur
- Etre résistant mais aussi compatible avec les formes fluctuantes d’organisation nomade, telle que le télétravail, qui prévaudront encore davantage dans le futur en Suisse et de par le reste du monde également.
Et de votre côté ? Comment vous occupez-vous de la thématique de la gestion des temps dans votre structure?
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A propos de l'expert
Guillaume DURAND
Directeur de la filiale Suisse et engagé au sein de Kelio depuis plus de 20 ans, Guillaume Durand est un expert de la gestion du temps et des activités.
