La santé des collaborateurs est un facteur de plus en plus pris en considération dans les structures professionnelles. Pour aider à faire respecter des mesures favorisant la qualité de vie des employés, il y a dans le cadre légal suisse, la loi sur le travail (LTr).
Au travers de cet article, nous allons traiter plus précisément l’article 46 relatif à l’enregistrement des heures de travail. Les thématiques abordées concernent les obligations patronales, les risques en cas de manquement de celles-ci, les différentes variantes possibles pour appliquer cet article de loi et également la durée que peut prendre la mise en place d’un système de gestion du temps.
Quelles sont mes obligations en tant qu’employeur ?
Un employeur a de nombreuses obligations à respecter. Relever les heures de travail de ses employés en est une. En effet, l’article 46 de la loi sur le travail (LTr) rend obligatoire d’avoir en sa possession des registres ou autres preuves, qui peuvent démontrer les informations nécessaires à l’exécution de cette loi et ses ordonnances, face aux autorités d’exécution et de surveillance. En l’occurrence, en Suisse, il s’agit du Secrétariat à l’économie (SECO). En d’autres termes, même si nous allons voir par la suite qu’il existe des exceptions, cela signifie qu’un employeur doit tenir à jour un système de timbrage. Par exemple, un patron doit être en mesure de démontrer à tout moment qu’il ne fait pas dépasser les heures de travail maximum de ses employés, c’est-à-dire les fameuses 45 heures, voire dans certains cas 50 heures, cumulées hebdomadairement. Notez que ce n’est bien évidemment pas la seule obligation qu’amène la LTr. Il existe une multitude d’ordonnances qui forment le cadre légal du travail (OLT) et ces dernières veillent particulièrement à la santé des travailleurs. Comment ? Entre autres en définissant les temps de pauses minimaux obligatoires durant et entre les journées de travail (article 73 OLT 1).
Qu’est-ce qu’un patron risque s’il manque à ses devoirs ?
Tout d’abord, il aura probablement des employés qui se sentiront poussés à bout, ce qui pourrait réduire leur productivité tout en instaurant un climat hostile qui n’est jamais agréable pour qui que ce soit. Ensuite, en cas de vérifications, ce qui arrive régulièrement, les organismes contrôlant le respect des conventions collectives du travail (CCT) exprimeront un rappel à l’ordre et si cette situation perdure, une amende financière est à prévoir. En tant qu’experts en gestion du temps, il nous arrive fréquemment que de nombreuses entreprises d’un même secteur et canton s’intéressent au même moment à nos solutions pour des motifs semblables. Nous savons donc que les autorités suisses font en sorte que les travailleurs soient protégés au travers d’obligations patronales respectées.
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Comment une structure professionnelle peut-elle mettre en application un système d’enregistrement du travail reconnu ?
Pour répondre à cette question, revenons à cet article 46. Afin de s’adapter aux nouvelles tendances du marché du travail, impliquant notamment plus de mobilité, cet article de loi a été révisé et une nouvelle version a été mise en application en 2016. Ainsi, il a dernièrement été allégé des tâches administratives requises pour prouver son respect et deux nouvelles variantes dans l’enregistrement du temps de travail ont été ajoutées. Voyons-les plus en détails en commençant par celle qui existait déjà.
Première variante : l’enregistrement systématique (art. 46 LTr et art. 73 OLT 1)
C’est la variante « classique » qui est applicable lorsque le travailleur ne dispose pas d’une certaine autonomie dans la fixation de son horaire professionnel. Il doit préciser le début et la fin de son temps de travail et les pauses qu’il a effectuées. Même si c’est une obligation, l’entreprise possède tout de même la liberté de choisir la manière d’effectuer ces enregistrements afin qu’elle corresponde le plus aux besoins de son organisation. Néanmoins, le faire de manière manuelle, comme par exemple à l’aide de tableaux Excel, peut vite devenir astreignant car chronophage tout en augmentant les risques d’erreur. Nous recommandons de ce fait d’opter pour une solution digitale afin d’offrir plus d’efficacité à vos ressources humaines.
Deuxième variante : l’enregistrement simplifié (art. 46 LTr et art. 73b OLT 1)
Dans ce cas de figure, une seule valeur du temps de travail est prise en considération par jour. Cela est possible lorsque l’employé peut déterminer de manière autonome son horaire de travail ce qui limite l’enregistrement de son temps de présence (sans horaire, ni pause), qui est de ce fait induit selon ses jours de travail. Les règles applicables pour cette variante diffèrent selon la taille de l’entreprise. En dessous de 50 collaborateurs, des accords individuels peuvent être conclus, autrement, il faut passer au travers d’une représentation des travailleurs au sein de l’entreprise ou de la branche concernée (CCT). À défaut de ces dernières, la majorité des employés peuvent aussi conclure un accord commun avec leur employeur. Même dans ce cas, les travailleurs concernés doivent avoir la possibilité d’enregistrer leurs données. Ainsi, même avec un accord, l’employeur reste tenu de mettre à disposition un instrument d’enregistrement des données du temps de travail (art. 73, al1 let. c à e). Pour finir, dans tous les cas, le début et la fin d’horaire de travail de nuit ou dominical doivent être consignés.
Troisième variante : la renonciation de l’enregistrement (art. 46 LTr et art. 73a OLT 1)
Cela concerne principalement les employés possédant une fonction dirigeante étant donné qu’il faut avoir un salaire annuel brut (bonus compris) qui dépasse les 120'000 CHF afin de prétendre légalement à la renonciation de l’enregistrement de ses heures de travail. Cette renonciation n’est possible que dans le cadre d’une convention collective de travail et avec l’accord du travailleur.
Combien de temps faut-il pour mettre en place un système de gestion des heures de travail ?
Comme nous l’avons déjà dit, nous recommandons fortement de mettre en place un système automatisé, et donc digital, car ces systèmes sont considérés comme plus fiables. Pour ce faire, un progiciel dédié à cela est un prérequis. Des timbreuses, fonctionnant à l’aide de carte, badge et/ou données biométriques, peuvent compléter votre logiciel informatique. Si vous souhaitez uniquement relever les entrées et sorties de vos collaborateurs, nous proposons une solution que vous pouvez vous-même très rapidement mettre en place qui se nomme Timebox. Néanmoins, si vous souhaitez non seulement pouvoir gérer les présences de vos employés mais aussi leurs absences au travers d’un outil de planification ainsi que leurs heures supplémentaires, nous vous conseillons d’opter pour Kelio Pro et les pointeuses électroniques Visio X7 ou X4. La mise en place de Kelio Pro nécessite alors qu’un audit de vos besoins soit réalisé par nos consultants qui se chargeront ensuite de paramétrer (sous votre contrôle) votre logiciel et former vos équipes. Le professionnalisme et la rapidité d’exécution de nos consultants ont été relevés lors du témoignage client des Laiteries Réunies de Genève que nous avons eu la chance de réaliser dernièrement.
Pour conclure…
Au-delà de l’aspect légal du sujet que nous venons d’aborder, il est bon de rappeler que de mettre en place un système de gestion du temps ne signifie pas uniquement se mettre aux normes. En effet, cela implique surtout plus de transparence et d’équité entre les employés ainsi qu’une facilité de gestion très appréciable par les ressources humaines.
Nous tenons à remercier Madame Marie Vuillaume (titulaire du brevet d’avocate, FIDAG Jura SA) pour sa précieuse relecture.
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