Pourquoi Medizentrum a choisi Kelio pour centraliser leurs processus RH?
Le Medizentrum Landhaus Steffisburg AG offre des soins de médecine générale pour toutes les générations d'une même famille.
Le Medizentrum a été fondé en 2019 et fait partie du réseau Medizentrum, qui compte 7 autres sites. Ces centres sont gérés de manière indépendante sous une direction commune. Karin Marti, membre de la direction, assistante médicale depuis 2001 et coordinatrice de ce centre, explique qu'avec ses 30 employés, elle a rapidement ressenti le besoin d’adopter Kelio afin de centraliser la gestion des plannings et de simplifier les processus internes au sein de sa structure.
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Client depuis
2020
Particularités
Un outil centralisé mais flexible et personnalisable pour chaque cabinet
Effectif
200 personnes
Type de projet
Gestion du temps et des absences ainsi que des plannings
Karin MARTI
Membre de la direction,
assistance médicale principale
et coordinatrice du cabinet
Le besoin initial de Medizentrum
Avant l’implémentation de Kelio, chaque centre utilisait des outils variés pour gérer les temps de travail et la planification des horaires rendant la coordination difficile. Karin Marti se souvient :
Nous devions trouver un outil capable de gérer à la fois les plannings, les congés et la saisie des heures dans une seule plateforme.
Au vu de complexité qu’implique une structure de multisites autonomes, il devenait essentiel de trouver une solution capable de centraliser ces tâches RH tout en permettant une flexibilité selon les besoins de chaque site.
La problématique résolue
Grâce à la mise en place de Kelio, Medizentrum a pu gagner en efficacité. L’outil permet de centraliser les données et d’harmoniser les pratiques au sein des différents sites. Les collaboratrices et collaborateurs disposent désormais d'une vue claire et transparente de leur emploi du temps et de leurs congés et absences, réduisant les erreurs de planification. Pour Karin Marti,
Le système de gestion du temps Kelio est devenu une véritable aide au travail.
Comment la centralisation des plannings a-t-elle simplifié la gestion des équipes ?
L'un des aspects les plus bénéfiques de Kelio pour Medizentrum est la centralisation des planning.
Chaque site peut désormais ajuster ses horaires tout en conservant une vision d’ensemble claire pour toute l’équipe. Cela facilite la coordination entre les services et évite les chevauchements d’horaires. La coordinatrice souligne :
Nous utilisons des codes couleur dans Kelio pour distinguer les équipes. Par exemple, nos assistantes médicales de laboratoire portent une blouse bleu foncé, et par conséquent, leurs horaires sont également affichés en bleu dans le planning. Ainsi, elles peuvent voir d'un coup d'œil où elles sont affectées, ce qui est très apprécié. À la fin de la semaine, je mets toujours le planning de travail dans notre chat ou je l'affiche, afin qu'elles puissent immédiatement voir leurs affectations.
Ce système visuel aide à éviter les confusions et améliore la productivité.
Pourquoi Medizentrum a opté pour une timbreuse physique ?
Pour suivre précisément les heures de travail, cette structure médicale utilise notamment une timbreuse physique. Ce choix permet de simplifier l'enregistrement des heures d’entrée et de sortie des collaboratrices, en particulier dans un environnement médical où les horaires sont souvent variables. L’assistante médicale en chef indique :
Le terminal fonctionne de manière autonome et sans nécessiter de maintenance régulière. Installé à un endroit fixe, il permet aux employées de se connecter et déconnecter facilement pour badger leurs heures.
Cette solution garantit des données précises et permet aux salariées de gérer leur temps en toute autonomie.
Quels sont les avantages du module de gestion du personnel ?
Le module de gestion du personnel de Kelio s'est révélé indispensable pour suivre précisément les heures travaillées et ajuster les plannings. Les salariés peuvent badger à la timbreuse ou saisir leurs heures via l’intranet, offrant ainsi plus de flexibilité. Mme Marti nous partage :
L’intranet est plus utilisé, par exemple, par les médecins assistants ou les médecins salariés, car ils peuvent parfois avoir une pause déjeuner plus courte, arriver un peu plus tard, ou partir plus tard. Ils préfèrent donc utiliser l'intranet pour cela.
Elle ajoute que grâce au module de gestion du personnel « à la fin du mois, je donne aux employés un récapitulatif des heures. Ils peuvent clairement voir le nombre d'heures qu'ils ont pointées, les éventuelles heures supplémentaires, ainsi que le solde restant de leurs jours de congé. C'est une représentation simple et claire de leurs heures de travail et de ce qu'ils ont encore à leur crédit ». Ce suivi précis aide à éviter les goulets d’étranglement et garantit une meilleure répartition des ressources humaines grâce à une vue d’ensemble appréciée.
Formation essentielle pour une utilisation optimale de Kelio
La formation est un élément essentiel pour assurer une utilisation optimale de Kelio. La coordinatrice explique :
Il est crucial de prendre le temps nécessaire pour bien comprendre le système, car il offre tellement de possibilités, et donc, c’est vraiment un apprentissage par la pratique.
Les modules ont été intégrés de manière progressive, ce qui a permis à l'équipe de se familiariser avec chaque fonctionnalité étape par étape. Mme Marti souligne l'importance de cet accompagnement : « Les formations étaient excellentes, ils ont répondu à toutes nos questions. » Cette approche progressive a été déterminante pour la réussite de l’implémentation.
De quelle manière le support client de Kelio fait-il la différence ?
Au-delà de l’efficacité du logiciel, Medizentrum apprécie particulièrement le service client de Kelio qui apporte un support disponible et réactif, répondant rapidement aux questions et problèmes. L’assistance médicale affirme :
Lorsque je fais une demande, je reçois généralement une réponse le jour même.
Elle complète : « Pour moi, c'est ce que j'appelle un service rapide. Il existe d'autres services où l'attente est parfois plus longue, mais ce n’est pas le cas chez Kelio.
De plus, le soutien qu'ils offrent est très utile. Ils proposent souvent une solution directement, ce qui permet, la prochaine fois qu'un problème similaire se présente, de pouvoir peut-être le résoudre soi-même. De surcroît, ils sont très aimables, donc je n'ai vraiment rien de négatif à dire à ce sujet. C’est quelque chose que je tiens à souligner.
Projets d’amélioration et d’évolution avec Kelio
Bien que Medizentrum soit déjà satisfait des fonctionnalités actuelles de Kelio, certaines évolutions sont à l’étude. Parmi les projets envisagés, l'automatisation complète de la gestion des congés via l’intranet est un axe de développement majeur. En outre, Medizentrum réfléchit à l’intégration de la gestion des frais pour centraliser encore davantage les processus administratifs et d'optimiser toujours plus la gestion de leurs ressources humaines.
Les + d'un logiciel en gestion des absences.
- Optimisation de la coordination des plannings
- Autonomie accrue pour les employés
- Suivi RH simplifié
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