Un portail RH dédié par salarié, pour faciliter vos procédures de ressources humaines
L'espace utilisateur de Kelio vous permet de gagner du temps et redonne de l’autonomie à vos collaborateurs
Kelio simplifie la décentralisation des tâches administratives RH et des processus de gestion des temps. Ce portail RH individuel facilite le partage d’informations entre salariés et managers et permet d’impliquer votre personnel dans la gestion RH au quotidien.
Quels sont les atouts d’un portail RH pour vos salariés et vos managers ?
Grâce à Kelio et son portail RH vous redonnez de l’autonomie à vos salariés et managers pour gérer efficacement les processus RH de votre organisation au plus près de leurs besoins.
Ce portail personnalisable facilite le suivi des présences, des congés, des temps d’activités, des plannings de travail, tout en simplifiant le partage d’information, afin de fluidifier vos processus RH au quotidien.
Les salariés peuvent facilement :
- Effectuer et suivre leurs demandes d’absence,
- Consulter leurs données RH telles que leur dossier, leurs compteurs et leurs plannings individuels,
- Badger directement dans l'interface.
Les managers, de leur côté, peuvent:
- Visualiser et valider les demandes d’absence,
- Consulter les informations de leur équipe : dossier du salarié, planning de présence, anomalies, crédit/débit, etc.,
- Consulter en temps réel les présences et les absences pour ajuster les plannings,
- Dématérialiser et sécuriser les dossiers RH, dans le respect des réglementations en vigueur (RGPD, …).
Avec Kelio simplifiez vos processus d’organisation au quotidien et à tout niveau hiérarchique !
Simplifiez la gestion des temps de travail dans votre entreprise
Kelio offre de nombreuses possibilités pour optimiser le suivi des temps de présence de votre entreprise. Depuis leur espace personnel, les salariés peuvent :
- Badger en temps réel : prise de poste, départ en pause, missions externes ou fin de poste.
- Consulter et vérifier leurs badgeages et leurs différents compteurs : heures supplémentaires, annualisation, primes, etc.
- Déclarer ou signaler leurs présences pour les salariés cadres.
- Effectuer des demandes de corrections de badgeages, auprès de leur hiérarchie ou du service RH.
L’espace personnel Kelio garantit ainsi la transparence de l’information sur les badgeages et contribue à l’équité de gestion au sein de l’entreprise.
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Dématérialisez les demandes d’absences et de congés
Avec Kelio, supprimez les papiers pour la gestion des demandes d’absences !
Via le portail RH les salariés :
- Accèdent à leurs soldes de congés,
- Établissent et transmettent leurs demandes d’absence (possibilité de joindre un justificatif),
- Suivent l’évolution de leurs demandes.
Via le portail RH les managers :
- Suivent les demandes d’absences ; ils sont alertés dès qu'un collaborateur fait une nouvelle demande.
- Accèdent à une vision globale des absences de leurs équipes afin de statuer sur les demandes.
- Peuvent consulter en temps réel les plannings d’absences par collaborateur ou par service.
Personnalisez le flux de validation des absences et congés grâce au paramétrage de Kelio :
- Processus de validation sur un ou plusieurs niveaux et selon les motifs d’absence,
- Synchronisation des absences avec les différents calendriers - Outlook®, Google Agenda©, Lotus Notes© - et avec Kelio Planification.
Fini les retranscriptions manuelles des données par le service RH, sources possibles d’erreurs !
Témoignages
Reconvilier
Administration
Moins de paperasse, plus d'efficacité
Le portail RH est particulièrement pratique pour les apprentis qui peuvent badger leurs heures de formation ou leurs rendez-vous médicaux. Cela réduit la paperasserie.
Marc-André Léchot et Nancy Jost
secrétaire municipal et responsable de l’agence AVS et suppléante du secrétaire municipal
Orllati
Construction
Vos RH gagne un temps précieux
En comparaison avec notre ancien système, j’estime avoir gagné des ressources qui étaient nécessaires pour faire ce travail auparavant. C’est pourquoi je recommande la solution Kelio aux entreprises souhaitant améliorer leur gestion du temps.
Aurélie ZUCCO
Responsable RH & Administration
Radiometer
Commerce & Distribution
Améliorez l'autonomie de vos salariés
Nos employés apprécient beaucoup le fait qu'ils peuvent maintenant gérer leurs propres congés et corrections, tout en gardant une vision claire sur le nombre d'heures supplémentaires qu’ils ont accumulées et combien de jours de congé ils ont de disponibles.
Constanze WYSS
Responsable RH & Finance Senior
Cologny
Administration
Facilitez le travail à distance grâce au portail RH
Les salariés peuvent faire des demandes de télétravail en ligne via leur portail RH. Ces demandes sont validées par le chef de service et ils timbrent par la suite sur ce même portail web.
Responsable informatique
Rollvis
Fabrication
Navigation intuitive pour une expérience utilisateur optimale
Je trouve l'espace collaborateur très convivial. Les employés se sentent à l'aise immédiatement grâce à des logos explicites qui rendent l'apprentissage intuitif et rapide.
Jocelyne CHRISTOL
Responsable RH-Comptabilité
Laiteries Réunies de Genève
Commerce & Distribution
Vos crédits et vacances à portée de main
Grâce au portail RH, les collaborateurs peuvent en tout temps consulter leur crédit et leur heure de vacances et ils ont aussi la possibilité de faire des demandes d’absences en ligne.
Sarah SCHMID
Responsable des ressources humaines
Optimisez le suivi de vos temps d’activités
Une des tâches les plus chronophages pour les managers et le service RH est le suivi des activités. Kelio simplifie ce suivi :
- Pointage d’activité en temps réel : le salarié peut badger à partir de différents supports (PC, tablette, smartphone ou sur un terminal de badgeage Kelio Visio).
- Déclaration des temps d’activités depuis l'espace personnel du collaborateur.
- Suivi des déclarations : les managers visualisent les déclarations d’activités de leurs équipe et les valident.
- Suivi analytique des temps d’activité par projet, par tâche, par centre de coûts ou par client.
Simplifiez la gestion des données personnelles de vos salariés
Kelio permet d’octroyer des droits de consultation et de modification à différents types de profils de collaborateurs pour permettre :
- La consultation par le salarié de son dossier personnel (en accord avec les exigences du RGPD),
- La modification par le salarié de certaines informations de son dossier : mises à jour de ses coordonnées, situation familiale, etc. sur le portail RH,
- La création et la mise à jour de dossiers par les personnes habilitées dans l’entreprise.
Avec Kelio, dématérialisez tous les dossiers RH et sécurisez les données personnelles de vos collaborateurs !
Améliorer la communication interne
La solution Kelio est bien plus qu'un simple logiciel de gestion administrative du personnel. En plus de fonctionnalités pratiques pour la gestion des temps, cette solution offre entre autres la possibilité d’améliorer la communication interne des collaborateurs et collaboratrices. À long terme, le logiciel peut contribuer à rendre plus agréable le climat social de l'entreprise et à accroître la productivité du personnel.
Fonctionnalités du portail RH de Kelio
Pour les gestionnaires RH, le logiciel Kelio offre des fonctionnalités utiles qui permettent d'adapter précisément les procédures RH aux besoins de l'entreprise. Votre personnel bénéficie également de fonctions variées et appréciées de cette solution de gestion du personnel. Ci-dessous, voici un résumé des principales fonctionnalités du logiciel Kelio.
Suivi des présences et absences
Avec le logiciel Kelio, les gestionnaires des ressources humaines disposent d'un outil puissant qui offre une vue d'ensemble immédiate de la présence et de l'absence des employés. Les responsables peuvent réagir en conséquence aux situations de personnel fluctuantes et intervenir si l'effectif diminue.
Accès personnalisés
Le processus de validation des absences et des congés peut être personnalisé grâce aux paramètres pratiques de Kelio. Parmi eux, la synchronisation des absences avec différents systèmes de calendrier (Outlook, Google Agenda, Lotus Notes et la planification Kelio) est possible. Ainsi, les responsables restent toujours informés et peuvent garder une vision d’ensemble grâce à un seul système de calendrier.
Gestion digitale des dossiers du personnel
La gestion des données personnelles des employés est l'une des fonctions clés de notre solution logicielle. Avec Kelio, vous pouvez accorder aux collaborateurs et collaboratrices différents droits pour modifier les informations et déposer des documents directement dans leur dossier personnel et ce, de manière totalement autonome. Au sein de votre entreprise, les personnes autorisées peuvent également accéder aux dossiers et documents pour les mettre à jour.
Foire Aux Questions
Qu’est-ce qu’un portail RH ?
En tant que logiciel de planification du travail, un portail RH (Ressources Humaines) aide les responsables du personnel à collecter et à traiter les données personnelles des collaborateurs et collaboratrices. Pour les employés, les portails RH favorisent la communication interne de l'entreprise et optimisent les processus administratifs et de recrutement. L'intégration de nouveaux collaborateurs et nouvelles collaboratrices (Onboarding) est nettement simplifiée grâce aux portails RH, car les nouveaux embauchés peuvent accéder en ligne à tous les documents pertinents (directives de travail, mesures de sécurité, etc.).
Comment un portail RH améliore-t-il les processus de travail ?
Un portail RH facilite les processus de travail en regroupant et en rendant disponibles les informations sur les temps de travail et les congés dans une seule plateforme centralisée. Le personnel peut accéder à leur dossier personnel et soumettre des requêtes de congé à tout moment. L'utilisation de Kelio simplifie considérablement l'établissement des documents de bulletins de salaire car les gestionnaires des ressources humaines peuvent consulter les horaires de travail des employés en un seul clic. Le logiciel offre une excellente expérience utilisateur et est accessible à tous les membres du personnel sur tous les appareils (ordinateurs, Smartphone, tablette et timbreuses).
Quelles sont les fonctionnalités d'un portail RH typique ?
Un portail RH sert d’une part de logiciel d’Onboarding (=d'intégration) des nouveaux collaborateurs, permettant une intégration rapide des nouveaux arrivants dans l'entreprise. D’autre part, ces portails ont pour tâche d'enregistrer les heures de travail et de simplifier la planification du personnel. Grâce à un portail pour les employés tel que Kelio, la gestion des congés et absences est également considérablement simplifiée, étant donné que les managers peuvent voir à tout moment toutes les demandes de congé et les heures travaillées.
