Simplifiez la gestion des vacances et absences de votre personnel
Le logiciel Kelio facilite la gestion des congés et des absences de vos collaborateurs
Fini le temps perdu à gérer les vacances et les absences de vos salariés ! Équipez vos services RH et vos managers d’une solution de gestion globale qui décentralise les demandes et les validations d’absences, assure un suivi précis des compteurs et droits aux vacances et facilite le transfert en paie des données.
Comment faciliter la gestion des vacances et absences en entreprise ?
Face à des motifs d’absences très variés (annuel, maladie, maternité, mission externe, visite médicale, etc.) et des modes de gestion divers : la gestion des absences du personnel devient un casse-tête quotidien pour les équipes RH et les managers !
Pourtant, le suivi rigoureux de chaque type d’absence reste indispensable pour assurer la conformité des entreprises selon la législation en vigueur (plus d’informations sur l’article 46 de la Loi sur le travail). Compatible avec l’ensemble des conventions collectives, le logiciel de gestion RH Kelio s’adapte aux pratiques concrètes de chaque entreprise grâce à de nombreuses possibilités de paramétrage.
Le logiciel Kelio a été développé pour faciliter le suivi des absences auprès des responsables concernés. Ce logiciel permet d’encadrer les pratiques de l’ensemble des parties prenantes à la gestion des vacances et de décentraliser le suivi des absences en entreprise.
Kelio permet :
- Un enregistrement précis des absences,
- Une fiabilisation des calculs,
- Une prise en compte et un envoi, sans retranscription, auprès des logiciels de paie.
Vos données d’absentéisme sont sécurisées et votre organisation est sûre de respecter ses obligations réglementaires.
J’AIMERAIS SIMPLIFIER LA GESTION DES ABSENCES DE MES SALARIÉS. CONTACTEZ-MOI !Décentraliser facilement les demandes de congé de vos collaborateurs
Accessible directement par les salariés, managers et gestionnaires RH, le logiciel Kelio est une solution de gestion décentralisée des demandes d’absences.
- Recueil des demandes de vacances de chaque salarié,
- Mise en place de processus de validation des demandes (gestion de workflow personnalisés),
- Respect des règles législatives et organisationnelles,
- Vision globale des absences par service,
- La mise en évidence des impacts des absences sur les plannings de travail, en temps réel.
Cette solution implique salariés et managers, chacun à leur niveau, et décharge le service RH des tâches de retranscription, souvent sources d’erreurs. L'intégration avec des logiciels de paie assure une gestion sans faille des données des collaborateurs.
Optimiser le suivi des demandes de congé des employés
Côté salariés :
- Effectuer des demandes d’absence en ligne à partir de leur ordinateur, smartphone ou directement sur les terminaux tactiles Kelio Visio
- De constater leurs droits à congés par catégorie de motifs, et de sélectionner le motif approprié
- De visualiser les plannings de congés de leur service ou équipe-projet en temps réel
- D’être averti des étapes de validation de leurs demandes.
Côté managers :
- Traiter et valider les demandes de congés de leurs équipes
- Disposer d’une vision d’ensemble des congés de leur service et mesurer l’absentéisme
- Gérer les demandes d'absence de façon équitable, avec une vue parallèle sur les plannings de travail en cours
- Être alerté en cas d’absence imprévue pour réajuster les plannings.
JE VEUX DIGITALISER LES DEMANDES DE CONGÉS DE MON PERSONNEL !
Témoignages
Paléo
Festival
Des utilisateurs et utilisatrices satisfait·es !
Le retour est très positif notamment des utilisateurs car ils ont désormais en un coup d’œil le solde des vacances qu’ils leur restent.
Christophe PILET
Responsable des finances,des ressources humaines et de l'informatique
Petracca
Commerce & Distribution
Kelio: un progiciel instinctif
Kelio est beaucoup plus clair, complet et précis que notre ancien programme. Nous voyons que cela correspond plus à nos besoins car Kelio est plus carré et également instinctif. Nous le préférons à 200% !
Nathaly GOMEZ
Réceptionniste
Orthoconcept
Santé
Soumettre facilement ses vacances en ligne ou avec son Smartphone
Nous recherchions une solution intuitive qui permettrait aux employés de pointer et de proposer leurs vacances facilement, que ce soit en ligne ou via leur téléphone portable.
Lesly Fernandes
Responsable RH
Orllati
Construction
Une solution complète pour la gestion des congés et absences
Grâce à la mise en place de Kelio, nous bénéfiçions d’un outil prenant en charge les différents calendriers de jours fériés, la gestion des droits aux congés, les demandes d’absences (vacances, maladie, formation…), la validation de ces absences, etc.
Aurélie ZUCCO
Responsable RH & Administration
Cologny
Administration
Fini le papier, fini les erreurs
Avec Kelio, les processus de gestion des congés et absences sont désormais entièrement informatisés, éliminant ainsi le recours au papier et les saisies manuelles.
Responsable informatique
Urologie
Santé
Demande de congés sur Smartphone : approbation rapide et facile
Les employées peuvent demander depuis leur Smartphone, par exemple, si elles peuvent avoir telles périodes de vacances et de mon côté, je peux simplement appuyer rapidement sur « OK » ou « Pas OK.
Evelyn Kungler
Coordinatrice du cabinet et assistante médicale principale
Personnalisez vos processus de validation de demandes d’absence
Il est important que le circuit d’approbation des demandes d’absences soit adapté à chaque organisation pour respecter la culture d’entreprise et assurer une gestion performante. Le logiciel de gestion des vacances et absences Kelio intègre de multiples options de personnalisations :
- Gestion d’un ou plusieurs niveaux de validation, organisés de façon séquentielle ou parallèle
- Gestion de circuits de validation différents selon le motif d'absence
- Désignation de valideurs suppléants en cas d’absence du responsable principal, pour ne pas bloquer la validation
- Validation de congés pour chaque salarié ou en mode groupé pour gagner du temps.
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Bénéficiez du suivi en temps réel des vacances et absences
Une absence peut être planifiée ou inattendue. Les managers ont besoin d’une visibilité en temps réel sur le planning collectif d’absences et sur les droits de congés de leurs collaborateurs. Le logiciel Kelio a été conçu pour proposer différentes vues qui apportent aux managers une vision claire pour une bonne organisation.
Le logiciel de gestion de congés Kelio permet également de synchroniser les vacances et les absences avec vos calendriers Microsoft Outlook®, Google Calendar® ou Lotus Notes®. Intégré à votre système d’information, Kelio met à jour vos agendas partagés, en temps réel, avec les disponibilités et absences de chacun.
Cette mise à jour en temps réel est disponible également sur le module Kelio Planification, ce qui vous permet de :
- Adapter vos effectifs en temps réel, grâce à des alertes et à des mises en exergue visuelles des demandes de congés validées, en attente de validation ou en attente de suppression.
- Visualiser le nombre d’absents par jour, par motif ou par poste de travail afin d’adapter vos plannings.
Évitez les ressaisies manuelles des absences et automatisez le transfert des données vers votre logiciel de paie
Le logiciel Kelio est compatible avec plus de 160 logiciels de paie et systèmes ERP, et vous permet de réaliser tous vos exports vers les organismes de paie sans retranscription et sans risque d’erreurs. Vos fiches de paie et déclarations salariales sont fiabilisées.
Kelio propose également des statistiques d’absences individuelles et collectives et vous permet de produire des rapports d’analyse et de suivi.
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Comment optimiser le suivi des missions externes ?
Il existe des cas particuliers où un salarié doit être considéré comme absent de son poste de travail, sans pour autant que sa non-présence soit déduite de sa durée de travail ni de son salaire :
- Réalisation d’une mission pour le compte d’un client en dehors des locaux de l’entreprise,
- Formation externe, etc.
Kelio permet aux salariés de déclarer leurs missions à partir de leur espace personnel à distance ou via un terminal de badgeage tactile.
En suivi précisément les missions externes, ce logiciel permet à l’entreprise une réelle mise en conformité sur les responsabilités engagées en cas d’incident en cours de mission.
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La solution Kelio pour la gestion de vos congés
Surveillance en temps réel des congés et absences
L'application Kelio pour la gestion du temps des employés permet une gestion individuelle et confortable des congés. Les données sont mises à jour automatiquement et disponibles sur une plateforme partagée pour toutes les équipes de direction dès qu'il y a des changements. Les entreprises peuvent ainsi optimiser leur répartition des horaires et éviter les pénuries de personnel. En intégrant les données de congés et d'absences dans les plannings, les entreprises peuvent maintenir une continuité du travail sans interruptions.
Intégration avec les systèmes de calendrier existants
Les systèmes de calendrier existants comme MS Outlook, Lotus Notes et Google Calendar peuvent être facilement intégrés avec l'application Kelio pour la planification digitale des congés. Cette intégration fluide dans les calendriers existants représente un énorme gain de temps pour la gestion et simplifie les processus de travail dans l'entreprise. Ainsi, chaque collaborateur peut voir ses absences et celles de ses collègues directement dans son calendrier habituel, assurant une meilleure organisation du travail.
Avantages de la gestion des congés avec Kelio
Les avantages de la gestion des congés avec Kelio sont très nombreux. Les périodes de congé et les différents types d'absences peuvent être surveillées en ligne et en temps réel. Les managers peuvent toujours garder un œil sur des facteurs importants comme le nombre de jours de congé et les périodes d'absence de chaque employé et réagir de manière flexible si nécessaire. Grâce à une planification claire et accessible à tous, les entreprises peuvent éviter les conflits de planning et assurer une répartition équitable des congés.
Exactitude et fiabilité dans l'enregistrement des absences
Kelio garantit une surveillance précise des comptes et des droits de congé. Les absences des employés sont enregistrées en temps réel, ce qui augmente la fiabilité des calculs pour la gestion, notamment de la paie. En effet, cette précision permet de minimiser les erreurs dans les fiches de paie et d'assurer la conformité avec les réglementations en vigueur en rapport avec la législation du travail. En intégrant cette solution avec les logiciels de paie, les entreprises peuvent automatiser le processus de gestion des absences et gagner en efficacité.
Adaptation aux besoins de l'entreprise
Pour la planification des congés, les possibilités d'adaptation individuelle aux besoins de l'entreprise sont l'une des principales caractéristiques du logiciel Kelio. En cas d'absences imprévues, le ou la manager reçoit un e-mail lui permettant de modifier les plannings de manière flexible. Ce progiciel évolue avec la taille de l'entreprise et offre des fonctionnalités de personnalisation qui assurent que chaque entreprise peut créer des processus de validation adaptés à ses besoins spécifiques, garantissant ainsi une gestion performante et en adéquation avec la culture d'entreprise.
Expériences clients et réussites
De nombreux retours positifs de clients et clientes montrent que notre logiciel de planification des collaborateurs et collaboratrices répond aux besoins des entreprises en matière de planification des congés et de surveillance des absences. Des entreprises comme Orthoconcept, Petracca ou Incyte utilisent l'application quotidiennement pour optimiser leurs processus de travail. Ces entreprises témoignent de l'efficacité de Kelio dans la gestion des absences et de la simplification des processus administratifs, ce qui a considérablement amélioré leur productivité et réduit les erreurs liées à la gestion manuelle des congés.
Questions fréquemment posées sur la gestion des congés
Comment Kelio facilite-t-il la surveillance en temps réel des congés et des absences?
Les plannings de congés des différents services et des équipes sont centralisés dans l'application Kelio. Le planificateur de congés numérique ajuste automatiquement les périodes de congés et d'absences des employés. Ainsi, les responsables disposent toujours d'une vue d'ensemble des capacités de personnel.
Kelio peut-il être adapté aux besoins spécifiques de mon entreprise?
L'application Kelio de gestion des congés permet d'ajuster les processus de validation selon les besoins individuels. Le logiciel peut être intégré avec un système de calendrier existant (par exemple, Outlook). De plus, l'application peut facilement être ajustée en fonction des changements, comme une équipe qui s'agrandit.
Quels avantages Kelio offre-t-il par rapport aux autres systèmes de gestion des congés?
Le logiciel Kelio est compatible avec plus de 160 solutions de gestion du salaire. Il offre des statistiques d'absences collectives et individuelles. Les managers peuvent créer des rapports d'analyse et de surveillance des congés en fonction des motifs, des employés ou des services de l'entreprise.
Comment Kelio peut vous aider dans la gestion quotidienne des demandes de congés et d’absences ?
- Digitalisation des demandes de congés
- Calcul et consultation des soldes de vacances
- Approbation des demandes de congés de façon individuelle ou groupée
- Visualisation en temps réel des absences d’un service, département ou projet
- Personnalisation des processus de validation
- Transfert automatique des données d’absence vers les organismes de paie
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