Quels avantages le Casino de Neuchâtel trouve-t-il dans l'utilisation d'un logiciel de gestion du temps et de la planification ?
Le Casino de Neuchâtel, faisant partie du groupe Kursaal Bern, est un établissement de divertissement offrant 159 machines à sous et 5 jeux de table.
Ouvert tous les jours de 10h à 3h du matin et jusqu’à 4h du matin les week-ends et jours fériés, il emploie environ 65 personnes sous divers types de contrats : temps plein, temps partiel, contrat horaire et CDD. Dans un environnement où la gestion du temps et des ressources humaines est cruciale, le Casino a opté pour le logiciel Kelio afin d’optimiser ces aspects essentiels.
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Client depuis
2022
Particularités
Utilisation de la messagerie intégrée dans les timbreuses afin d’optimiser les échanges notamment avec les équipes nocturnes
Effectif
65 personnes
Type de projet
Gestion du temps, des absences et planification
Émilie-Nehjma FAINI
Assistante RH
Le besoin initial du Casino Neuchâtel
Dans le secteur du divertissement, la gestion efficace du temps et des ressources humaines est un défi quotidien. Émilie-Nehjma Faini, assistante RH au Casino de Neuchâtel, décrit les difficultés rencontrées avant l'implémentation de Kelio :
Avant l'implémentation de Kelio, nous utilisions Excel pour la gestion du temps et de la planification, ce qui était assez laborieux. Nous devions jongler avec différents tableaux pour gérer les informations RH.
Cette méthode, bien que fonctionnelle, était chronophage et propice aux erreurs, notamment en raison de la nature complexe des horaires dans un casino ouvert 7 jours sur 7. Mme Faini ajoute :
« Nous cherchions une solution intégrée qui permettrait de gérer la planification des horaires et le suivi du temps en un seul endroit. Kelio nous offre une vue globale de ces aspects, avec la possibilité d'effectuer des exports statistiques mensuels ou annuels, ce qui est très pratique pour la gestion des ressources humaines. »
La problématique résolue
Avec l'implémentation de Kelio, le Casino de Neuchâtel a réussi à centraliser et simplifier la gestion du temps et des horaires, ce qui a apporté une amélioration notable dans le quotidien de l'équipe RH. L’assistante RH partage :
Avec Kelio, la planification est centralisée et différenciée selon les secteurs, ce qui simplifie grandement la gestion du temps et des horaires.
Cette centralisation des plannings permet de visualiser rapidement et précisément les horaires, d'éviter les chevauchements indésirables, et de s'assurer que tous les secteurs disposent du personnel nécessaire en permanence.
Un autre point fort de Kelio est l'amélioration de l'intégration des heures dans le logiciel de paie utilisé par le Casino, Abacus. Grâce à l’interface salaire de Kelio, les données d'heure sont automatiquement exportées vers Abacus, réduisant ainsi les erreurs de saisie et les tâches manuelles :
« L'intégration des heures de travail relevées par Kelio dans notre logiciel de salaires se fait facilement car nous n’avons pas grand-chose à faire. Nous exportons automatiquement les données d’heure directement vers notre logiciel de gestion des salaires, qui est Abacus. »
Cette automatisation a permis de gagner un temps précieux, améliorant ainsi la productivité globale de l'équipe RH.
De quelle manière les employés utilisent-ils le système de badgeage avec Kelio ?
Les employés du Casino de Neuchâtel enregistrent leur temps de travail via deux timbreuses situées dans l’établissement : une pour l'administration et une pour les opérations. Ces badgeuses automatisent le début et la fin des shifts, permettant une gestion fluide des horaires. Les employés accèdent ainsi à leur espace personnel où ils peuvent consulter en temps réel leur solde de congés, leurs heures supplémentaires et leurs heures restantes à travailler dans leur plage horaire. Cette interface améliore considérablement leur autonomie et satisfaction. Mme Faini ajoute :
« La messagerie intégrée à la badgeuse est particulièrement précieuse pour l’équipe de nuit. Elle facilite les échanges avec les RH pour les demandes et les questions, permettant une communication efficace et rapide même en dehors des heures de bureau. »
Quels sont les avantages du suivi des congés et absences ?
La gestion des vacances et des absences est un autre domaine où Kelio excelle. Le logiciel offre aux employés un outil simple et intuitif pour gérer leurs demandes de congés :
Les employés peuvent faire une demande de congés en un clic, et cette demande est ensuite validée par leur manager. Les demandes de vacances sont affichées directement sur leur planning, ce qui rend le processus transparent et simple.
Cette fonctionnalité disponible sur le portail RH propre à chaque employé simplifie non seulement leurs processus de demande, mais elle assure également une gestion optimale des congés pour les managers, qui peuvent facilement visualiser l’ensemble des absences prévues. Pour ce faire, Mme Faini précise que « le logiciel facilite l'exportation de statistiques sur l'absentéisme, en envoyant automatiquement des rapports mensuels aux managers qui incluent les congés, les heures supplémentaires, et les heures en négatif. »
Comment Kelio s’adapte-t-il aux spécificités de chaque secteur ?
Émilie-Nehjma Faini souligne la capacité de Kelio à adapter la gestion des absences aux exigences législatives propres à chaque secteur :
Kelio permet de gérer les spécificités législatives en fonction des différents types de contrats et des secteurs d’activité. Par exemple, pour le personnel dans le secteur de la restauration, les règles de congés peuvent être différentes de celles applicables au personnel administratif. Avec Kelio, nous pouvons configurer des règles spécifiques adaptées à chaque secteur, garantissant que la gestion des jours de congé et des heures supplémentaires respecte les exigences légales propres à chaque domaine.
Elle ajoute également que cette flexibilité est très importante pour assurer la conformité avec les réglementations variées :
« Cette personnalisation assure que la gestion des congés respecte les particularités réglementaires, telles que les 25 jours de congé pour certains secteurs et les 35 jours pour d'autres, en fonction des conventions collectives ou des accords spécifiques. Cela nous permet de gérer efficacement les absences tout en restant conforme aux exigences légales. »
Quelle est la qualité des services proposés par Kelio Suisse ?
Un autre avantage clé de Kelio réside dans la qualité de son support technique. L’équipe RH du Casino de Neuchâtel a bénéficié d’une assistance efficiente à chaque fois qu’elle en avait besoin :
Le support technique de Kelio est très efficace. Nous pouvons envoyer des tickets pour signaler des problèmes ou poser des questions, et ils répondent généralement dans un délai de 24 heures, ou même plus rapidement.
Ce type de service est primordial pour une entreprise comme le Casino, où des interruptions ou des dysfonctionnements peuvent avoir un impact immédiat sur les opérations quotidiennes.
Est-ce que le Casino de Neuchâtel envisage d’étendre leur solution Kelio ?
Fort de son expérience positive avec Kelio, le Casino de Neuchâtel envisage d’étendre l’utilisation du logiciel à d’autres aspects de la gestion RH. Émilie-Nehjma Faini exprime son intérêt pour de nouveaux modules RH, tels que l'Onboarding :
Je serais très intéressée par un module d’Onboarding et de gestion complète des collaborateurs de A à Z en amont d’un contrat de travail.
L'intégration d'un module d'Onboarding permettrait de centraliser les informations nécessaires à l'embauche.
Les solutions installées
Les + d'un logiciel en gestion du temps et de la planification
- Gain de temps administratif grâce à l’automatisation des tâches RH
- Adaptabilité aux besoins spécifiques avec configuration de règles spécifiques pour chaque secteur ou type de contrat
- Messagerie intégrée pour des échanges rapides entre employés et RH, surtout utile pour les horaires décalés
