Qu'est-ce que la gestion du temps ? Définition et conformité à la loi en Suisse

Qu'est-ce que la gestion du temps ?

La gestion du temps, ou autrement appelée saisie du temps, désigne essentiellement la collecte systématique d'informations sur les heures de travail effectuées. Une saisie précise et régulière des heures permet d’éviter les écarts entre le temps réellement travaillé et celui déclaré. Elle facilite également l’analyse des tendances, par exemple pour identifier des périodes de surcharge ou ajuster les plannings en conséquence. La gestion du temps de travail ne sert pas seulement à consigner les heures de travail, elle permet également de documenter clairement la présence. Une gestion du temps transparente contribue à garder une vue d'ensemble des différentes tâches et permet un décompte précis.

Définition de la gestion des temps

La gestion des temps se définit comme l'ensemble des processus de suivi et des contrôles de la durée de travail au sein d'une entreprise ou organisation. L'objectif est de centraliser des données variables afin d'établir les salaires en fin de mois et d'avoir un décompte précis des heures travaillées, du solde de jours de congé ou des absences.

Elle correspond au suivi des temps de présence des salariés sur une période donnée.

La GT recouvre l'ensemble des processus interdépendants de la gestion des temps de travail au sein d'une entreprise: comme la saisie des temps de travail, le calcul des congés et des absences, la gestion des plannings ou le suivi des heures supplémentaires, etc.

C'est pourquoi le terme « gestion des temps » est souvent utilisé pour désigner des logiciels SIRH utilisés pour suivre les temps de travail et les absences des employés au sein d'une entreprise ou organisation.

Pourquoi cette gestion est plus qu'une simple gestion des heures

Pour beaucoup, la gestion des temps est avant tout une simple comparaison des heures. Elles jouent pourtant un rôle important lorsqu'il s'agit de la performance, de la planification des interventions et de la prévention des heures supplémentaires. Une bonne gestion peut montrer où les ressources sont mal dirigées et où des optimisations sont nécessaires. Elle constitue donc la base d'une planification efficace et favorise une gestion consciente de vos capacités temporelles. De cette manière, vous gagnez en transparence sur les processus quotidiens.

Le rôle dans l'augmentation de la productivité

Une gestion des temps adéquate est encore souvent sous-estimée, bien qu'elle contribue de manière significative à l'optimisation des processus d'entreprise. Une gestion efficace offre une vue d’ensemble sur les processus malheureusement trop souvent négligés au quotidien. Une méthode bien structurée vous aide à identifier les goulots d'étranglement à temps et à améliorer les processus. Une telle approche augmente non seulement l'efficacité, mais aussi la satisfaction au sein de votre équipe. Elle vous permet de prendre de meilleures décisions en ce qui concerne la charge de travail et la planification des projets.

Choisir la bonne méthode de gestion du temps

L'approche manuelle : simple, mais sujette aux erreurs

La gestion manuelle des temps à l'aide d'un stylo et d'un papier ou de simples tableaux Excel peut sembler peu coûteuse à première vue. Toutefois, vous risquez d'introduire des erreurs par inadvertance ou de répertorier certaines étapes de travail en double. Une solution manuelle peut en outre prendre beaucoup de temps et offre souvent peu de flexibilité. Si vous optez pour cette méthode, vous devez établir des directives claires afin de garantir la qualité des enregistrements.

Systèmes numériques : avantages et défis

Les solutions numériques telles que les logiciels de gestion du temps vous offrent des processus structurés et automatisés. Opter pour une solution numérique performante simplifie l’ensemble des processus RH. Ces outils permettent non seulement d’automatiser la saisie des heures, mais aussi de gérer les absences, les plannings et les activités de manière centralisée. Une interface intuitive et des fonctionnalités personnalisables garantissent une meilleure adoption par les collaborateurs.Ces solutions saisissent les données en temps réel et réduisent le risque de fautes de frappe. Grâce à des fonctions intégrées, il est possible d'établir rapidement des évaluations, ce qui peut être particulièrement utile dans le cadre de grands projets. Pour vous aider à faire votre choix, nous avons réalisé une comparaison des 9 meilleurs logiciels de gestion du temps (2024).

Les systèmes biométriques : innovation ou risque pour la protection des données ?

Les pointeuses biométriques sont désormais très répandues dans certains secteurs. Les systèmes fonctionnant à partir des empreintes digitales ou de la reconnaissance faciale sont considérés comme particulièrement précis. Toutefois, la manière dont ces informations sont enregistrées et sécurisées n'est pas toujours claire. Pour vous, cela peut signifier un plus en termes de précision, mais en même temps, vous ne devez pas négliger les aspects liés à la protection des données. Un fournisseur de confiance, tel que Kelio, peut vous aider à gérer les informations sensibles de manière sûre et conforme.

Quelles sont les dispositions légales en vigueur en Suisse et dans l'UE en matière de gestion du temps ?

Les principales lois et directives relatives à l'enregistrement du temps de travail

Les entreprises doivent également veiller à respecter la durée maximale de travail autorisée. En Suisse, cette durée varie en fonction des secteurs et des catégories de travailleurs. Un bon suivi permet d'éviter des dépassements et assure une répartition équilibrée des tâches au sein des équipes. La documentation des heures de travail en Suisse est principalement régie par des lois fédérales (la loi sur le travail - LTr), bien que les cantons puissent intervenir dans leur application et leur contrôle. En outre, certaines différences peuvent résulter de conventions collectives (CCT) ou de pratiques sectorielles. Au niveau de l'UE, il existe également des directives qui exigent un enregistrement correct du temps de travail. Dans tous les cas, vous devriez vous renseigner sur les obligations qui s'appliquent spécifiquement à votre entreprise. Une mise en œuvre cohérente minimise le risque de sanctions et assure une compréhension claire des responsabilités.

Conséquences en cas de non-respect des prescriptions légales

Si les prescriptions relatives au temps de travail sont ignorées, des sanctions peuvent être prises par les autorités compétentes. En tant qu'employeur, vous avez la responsabilité de veiller à ce que tous les paramètres pertinents soient correctement documentés. Les infractions peuvent nuire à l'ambiance de travail et perturber la relation de confiance avec vos employés. En vous penchant suffisamment tôt sur les exigences légales, vous vous épargnez des conséquences désagréables. Grâce à une gestion correcte du temps de travail, vous remplissez de manière fiable vos obligations en matière de documentation.

Différences entre le droit suisse et les directives européennes

En Suisse, la loi sur le travail (LTr) et ses ordonnances régissent le temps de travail, en fixant une durée maximale hebdomadaire de 45 à 50 heures. Certaines catégories professionnelles et les cadres supérieurs sont soumis à des obligations de documentation parfois moins strictes, ce qui peut entraîner des divergences dans la pratique. Dans l'UE, c'est surtout la directive 2003/88/CE sur le temps de travail qui s'applique, exigeant un enregistrement systématique des heures de travail et prévoyant une durée maximale hebdomadaire de 48 heures. En ce qui concerne les heures supplémentaires, il existe des prescriptions différentes dans les deux espaces juridiques, chaque pays pouvant fixer des règles supplémentaires. En outre, les règles relatives aux périodes de repos varient, ce qui nécessite un examen minutieux en cas d'activité commerciale internationale.

Avantages et inconvénients de la gestion des temps pour les entreprises

Avantages : Plus de transparence et d'efficacité

Un enregistrement cohérent des heures de travail permet de mieux comprendre les processus au sein de l'entreprise. Vous reconnaissez les domaines dans lesquels les tâches prennent plus de temps que prévu et pouvez prendre des mesures correctives appropriées. Cela apporte de la clarté aux supérieurs ainsi qu'aux collaborateurs et prévient les malentendus entre employés. En outre, les projets peuvent être mieux calculés, car des prévisions fondées peuvent être établies sur la base d'enregistrements réels. Vous obtenez ainsi une base de décision fiable.

C'est un outil RH qui assure la saisie des temps de travail :

• Formules de calculs et données pour le salaire plus fiables,
• Pas de risque d'erreur car il n'y a plus de saisie manuelle des données,
• Un seul outil peut gérer différents types de contrats.

Un logiciel visant à aider les RH dans le respect du droit du travail :

• Limitation des heures supplémentaires,
• Alertes en cas de dépassement des heures de travail,
• Respect des temps de repos,
• Suivi de l'évolution législative,
• Etc.

Une solution qui facilite la gestion RH au quotidien :

• Les processus RH sur papier sont éliminés grâce à la digitalisation des tâches administratives,
• Les informations et les données RH sont centralisées dans une base de données unique,
• Les informations sont partagées et mises à jour en temps réel.

Un suivi analytique des temps d'activités :

• Visualisez les temps de travail par activité, centre de coûts, projet, client ou autre sujet souhaité,
• Générez des tableaux analytiques performants.

Améliorer la qualité de vie au travail avec un outil SIRH :

• Diffuser des informations sur la gestion des temps aux salariés afin de renforcer leur confiance dans les services RH,
• Les collaborateurs peuvent consulter leurs compteurs eux-mêmes ou faire leurs démarches sans l'aide du service RH,
• Les outils d'aide à la planification des temps de travail améliorent la gestion des équipes,
• Les tâches et le temps de travail sont répartis plus équitablement pour créer une meilleure ambiance et une meilleure cohésion dans les équipes,
• En conséquence, les salariés se sentent mieux intégrés, ce qui augmente la rétention des talents au sein de l'entreprise.

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Les défis à relever : coûts de mise en œuvre et acceptation par les collaborateurs

L’adhésion des collaborateurs est un facteur clé pour le succès de tout système de gestion du temps. Un accompagnement adéquat et des formations sur l’outil choisi permettent de les sensibiliser à l’importance de déclarer correctement leurs heures et leurs absences. Une gestion claire des tâches et des plannings renforce également la transparence et facilite la répartition des charges de travail. Le passage à un système moderne peut représenter un effort financier, surtout si une nouvelle infrastructure est acquise. Dans certains cas, des employés supplémentaires sont même nécessaires et dans tous les cas, il est très important que les collaborateurs puissent s'identifier à la démarche. Si les doutes ou les craintes ne sont pas pris au sérieux, le risque de dysfonctionnement augmente. Une communication ouverte et des formations claires aident à ce que toutes les personnes concernées reconnaissent la valeur ajoutée.

Quelles entreprises peuvent s'en servir ?

Toutes organisations, tous domaines d'activités confondus, peuvent utiliser la gestion des temps : que ce soit des entités publiques ou privées, des entreprises multinationales, des associations, etc. car ces entités juridiques sont soumises à des obligations de mesure du temps de travail.

Outre le « contrôle des temps de travail », le suivi analytique du temps consacré à chaque activité pourra permettre à terme aux entreprises de gagner du temps en simplifiant la mesure de la rentabilité et la gestion de leur facturation. Les secteurs principalement concernés sont :

• L'industrie,
• Les bureaux d'études,
• Les cabinets de conseils,
• Les services à la personne,
• Etc.

Qui peut utiliser les solutions de gestion du temps de travail et de suivi des activités ?

Tous les salariés, à tous les niveaux de responsabilité d'une organisation, sont concernés par la Gestion des temps.

Ils utilisent les fonctionnalités de gestion des temps pour :

• Timbrer ou déclarer leurs temps de travail,
• Déclarer du temps passé par activité,
• Visualiser leurs plannings,
• Faire des demandes de congé ou signaler leurs absences,
• Connaitre leurs compteurs d'heures et voir leur fiche salarié, ainsi que les documents partagés par le service RH,
• Faire des procédures RH internes, …

Le portail RH, également appelé self-service RH, écran collaborateur ou portail salarié permet aux collaborateurs d'accéder à toutes les fonctionnalités de gestion des temps. Cet espace est entièrement réservé aux salariés et permet de les guider dans leurs démarches de gestion des temps d'une manière digitalisée. Les salariés peuvent accéder à ce portail via un PC, un smartphone, une tablette ou une borne digitale.

Les logiciels de gestion des temps sont utilisés par les responsables et les managers pour :

• Consulter les temps de présence et absence de leurs collaborateurs,
• Analyser les temps d'activités,
• Faire des plannings de travail pour tous les salariés de l'entreprise,
• Approuver des demandes de congés selon les plannings des équipes,
• Recevoir des alertes en cas d'absence non-prévue, d'arrivée tardive, de dépassement des heures supplémentaires autorisées sur une période, …

La gestion au quotidien est simplifiée pour les gestionnaires RH et les directions d’entreprise. Ils peuvent simplement :

• Consulter le suivi des temps de travail au niveau de l'entreprise,
• Faire le calcul des droits de jours de congés, primes, compteurs individuels,
• Réaliser la paie des salaires,
• Effectuer un suivi analytique et de rentabilité.

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Comment choisir un logiciel de gestion des temps ? Les 4 critères essentiels.

Le choix d'un outil de gestion des temps est très important au sein d'une entreprise. Ce logiciel sera utilisé par tout le personnel, tout niveau de responsabilité confondu, et sur le long terme.

Le critère de sélection le plus important concerne les modules et fonctionnalités de la solution logicielle. Toutefois, il s’agit également de faire attention à 4 critères plus subtils mais pourtant essentiels lors du choix d'un outil de Gestion des Temps :

• Le logiciel doit pouvoir s'adapter rapidement à l'entreprise et à ses modalités de gestion. Chaque organisation ou entreprise, quelle que soit sa taille, a des contraintes légales et pratiques qui lui sont propres (conventions collectives, …). L'outil RH doit donc répondre aux besoins de votre organisation et à son évolution dans le temps en se paramétrant simplement. Il est donc plus judicieux de choisir un logiciel dont les paramètres peuvent être évolutifs et ajustables directement par le gestionnaire RH. Cela permet de garantir la fiabilité des données dans le temps et l’adaptation au contexte mouvant.
• L’ergonomie est également un critère important à prendre en compte : le logiciel de gestion des temps est utilisé par tous les collaborateurs d'une organisation. Une bonne expérience utilisateur permet donc aux salariés et aux managers d'utiliser l'outil SIRH au mieux et garantit son adoption par tous.
• La capacité d'interface avec un logiciel de traitement des salaires de votre choix, un ERP ou avec votre système d'information existant est cruciale pour faciliter la gestion de votre organisation.
• Les services liés : audit, paramétrage et déploiement, formation, sélection des fonctionnalités, service d’assistance… autant de services qui nécessitent un bon accompagnement de haute qualité. Un système de gestion des temps doit pouvoir durer dans le temps, appuyez-vous sur des experts dont c’est le métier au quotidien et qui vous éviteront bien des erreurs.

Conclusion

Une gestion du temps bien pensée crée de la transparence et de la sécurité juridique, ce qui est tout aussi pertinent pour les entreprises en Suisse que pour les entreprises internationales. En choisissant soigneusement la méthode appropriée et en respectant les principales réglementations, vous réduisez le risque de conséquences juridiques tout en favorisant un environnement de travail équitable. Les préoccupations liées à la protection des données et à l'acceptation peuvent être considérablement réduites grâce à l'ouverture et à une communication claire. Un contrôle et une optimisation continus des processus aident à identifier rapidement les erreurs éventuelles. Toutes les personnes concernées profitent ainsi d'une structure efficace qui préserve à la fois le temps et les ressources.

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Avec le logiciel de gestion des temps innovant de Kelio Suisse, vous bénéficiez d'une solution conviviale et flexible qui répond à vos besoins spécifiques. Qu'il s'agisse de temps de travail, d'activités ou d'absences, Kelio rend la gestion simple et efficace.

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