©photo : M. Kammermann
Pourquoi la commune de Reconvilier a-t-elle choisi Kelio pour la gestion de ses ressources humaines ?
La commune de Reconvilier, située au cœur du Jura bernois, compte environ 2 500 habitants et habitantes. Cette commune se distingue par une administration efficace et bien structurée, employant près de 45 collaborateurs et collaboratrices pour gérer divers services tels que l’administration, la crèche, l'école à journée continue, le secrétariat des écoles, la voirie et les bâtiments.
Avec l'ajout du corps professoral, le nombre total d’employés au sein de la commune s'élève à environ 90 salariés. Marc-André Léchot, secrétaire municipal depuis 2020, et Nancy Jost, responsable de l’agence AVS et suppléante du secrétaire municipal depuis 2008, jouent tous deux un rôle clé dans la gestion RH et l'amélioration continue des processus administratifs de la commune.
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Client depuis
2013
Particularités
Passage d'un système de reconnaissance optique à une solution Cloud, offrant plus de flexibilité pour le timbrage des heures de travail via Smartphone.
Effectif
90 personnes
Type de projet
Gestion des temps et des absences
Marc-André Léchot et Nancy Jost,
secrétaire municipal et responsable de l’agence AVS et suppléante du secrétaire municipal
Le besoin initial de la commune de Reconvilier
À son arrivée en 2020, Marc-André Léchot a constaté que la commune utilisait déjà le système de gestion du temps Kelio mais avec un système de reconnaissance optique.
Les employés devaient être proches d'un code-barres pour scanner leur arrivée et à la fin de chaque mois, chaque collaborateur et collaboratrice devait revenir au bureau pour télécharger les données scannées dans le système.
Ce processus, bien que fonctionnel, manquait de flexibilité et imposait une lourdeur administrative significative.
La problématique résolue
Pour améliorer cette situation, le secrétaire municipal a collaboré étroitement avec l'équipe de Kelio, notamment M. Bühler, pour évoluer vers un système basé sur le Cloud.
La nouvelle solution permet une plus grande flexibilité en termes de timbrage, depuis un Smartphone notamment, éliminant ainsi le besoin de scanner des codes-barres et de télécharger des données manuellement à la fin de chaque mois.
Ce changement a non seulement simplifié le processus de timbrage mais a également réduit les erreurs et le temps passé sur des tâches administratives répétitives.
Une solution flexible gérée par une équipe réactive
Les aspects les plus appréciés de la solution Kelio sont sa réactivité et sa flexibilité.
En termes de prix et performance, Kelio a été la meilleure entreprise.
"La mise en place n'a engendré aucune difficulté, et l'ensemble des utilisateurs et utilisatrices ont rapidement adopté le nouveau système grâce à une petite formation. En l'espace de quelques jours, tout le monde a été informé sur comment utiliser le système. Par rapport à bien d'autres systèmes informatiques que j'ai pu mettre en place depuis que je suis ici, avec Kelio, cela a été quelque chose d'extraordinaire."
Cette transition en douceur a permis à la commune de Reconvilier de maintenir une continuité de service tout en bénéficiant des nouvelles fonctionnalités offertes par le système Kelio.
Amélioration de la gestion des ressources humaines au sein de la commune
La gestion des ressources humaines a grandement bénéficié de cette évolution. "Ce que j'apprécie particulièrement, c'est la possibilité d'accéder facilement à une multitude d'informations avec un seul clic" affirme M. Léchot. Le système permet une analyse détaillée des heures supplémentaires, des jours de vacances restants, et des anomalies de timbrage, simplifiant ainsi le travail des responsables RH et des chefs de service.
Avant, nous avions une feuille de papier pour noter les oublis de timbrage, maintenant tout se fait directement dans le système, ce qui nous fait gagner un temps précieux.
©photo : M. Kammermann
M. Léchot souligne également : "Le principal avantage est le gain de temps pour les chefs de service dans la gestion des heures et des erreurs de timbrage." La responsabilisation des collaborateurs et collaboratrices et la simplification des processus administratifs ont permis de libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Nous pouvons maintenant planifier plus efficacement et avoir une vue d'ensemble instantanée de la présence et des absences, ce qui est crucial pour la gestion des ressources humaines.
Mme Jost, sa suppléante, complète : "Le portail RH de Kelio simplifie également la consultation des décomptes de temps supplémentaires et de vacances, facilitant la planification des congés. Il est particulièrement pratique pour les apprentis qui peuvent badger leurs heures de formation ou leurs rendez-vous médicaux. Cela réduit la paperasserie et, finalement, Kelio améliore l'efficacité pour toutes et tous."
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Un outil adapté aux divers contextes de travail
Reconvilier compte des entités travaillant de manière différente, comme l'administration municipale et l'école à journée continue. "L'administration a des contrats sur 52 semaines, tandis que l'école fonctionne sur 39 semaines en fonction des vacances scolaires" explique M. Léchot.
Grâce à Kelio, la directrice de l'école peut gérer les heures supplémentaires et les congés maladie plus efficacement, sans avoir à faire des calculs complexes.
Le système permet de calculer en temps réel le temps de travail et les taux horaires, ce qui est crucial pour la gestion de la paie."
Le timbrage via Smartphone : facile et plus sûr
"La possibilité de géo localiser instantanément les employés lorsqu'ils badgent assure une grande transparence et sécurité" note le secrétaire municipal. Cela évite les fraudes et garantit que les employés sont bien sur le lieu de travail lorsqu'ils enregistrent leurs heures.
Ce niveau de contrôle supplémentaire est particulièrement apprécié dans des environnements de travail où la mobilité est courante.
C'est quand même fréquent que nous ayons des séances en extérieur ou des missions et du coup, c'est pratique de pouvoir badger directement avec son Smartphone.
Nancy Jost
Webinaires intéressants et support efficace
L'engagement de Kelio en matière de formation et de support a également été un facteur déterminant dans la satisfaction de la commune.
Le service commercial de Kelio organise des webinaires réguliers pour informer sur les améliorations du système, ce qui nous permet de tirer le meilleur parti de notre investissement.
Ces sessions aident les utilisateurs et utilisatrices à découvrir de nouvelles fonctionnalités du programme qu’ils et elles utilisent tous les jours. "Ces webinaires nous permettent non seulement de rester à jour, mais aussi d'explorer des fonctionnalités avancées que nous n'aurions peut-être pas découvertes autrement" souligne-t-il.
En outre, Kelio propose un support technique réactif et compétent, disponible pour répondre à toutes les questions et résoudre les problèmes rapidement. Le secrétaire municipal témoigne que "je ne l'ai vu qu'après coup une fois que nous avons installé Kelio, mais c'est vrai que c'est un service après-vente de qualité". Grâce à ces ressources, la commune peut continuer à optimiser l'utilisation de son logiciel de gestion RH et à rester à la pointe des dernières innovations.
Quelles perspectives d'avenir entre la commune de Reconvilier et Kelio Suisse ?
Aujourd'hui, la commune de Reconvillier semble être extrêmement satisfaite de son partenariat avec Kelio. Pour conclure, M. Léchot affirme que : "Kelio est un partenaire de confiance pour le long terme, et nous sommes prêts à continuer à travailler avec eux pour améliorer encore nos processus. Kelio, en termes de qualité de prestations, nous a vraiment convaincus. Nous envisageons de continuer cette collaboration pendant plusieurs années."
La commune prévoit d'étendre l'utilisation de Kelio à d'autres aspects de la gestion administrative, notamment avec le module d'Onboarding, qui facilite l'intégration des nouveaux collaborateurs. Mme Jost précise :
Nous aimerions utiliser tout le système d'Onboarding pour que les nouveaux employés soient rapidement intégrés, au moins administrativement, en suivant des checklists pour ne pas oublier certaines tâches."
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En outre, la commune souhaite utiliser Kelio pour gérer les anniversaires du personnel et les jubilaires. "Grâce à Kelio, nous pourrions gérer directement les anniversaires et récompenser les employés pour leurs 10, 15, 20 ans de service ou plus" explique la responsable d’agence AVS. Une perspective prometteuse pour l'avenir se dessine entre la commune de Reconvillier et Kelio.
Je recommande vivement Kelio à toutes les administrations, à toutes les communes qui sont encore sur d'anciens systèmes informatiques, ou qui n'ont pas encore de système informatique, pour gérer le temps de travail de leurs collaborateurs et collaboratrices.
Les + d’un logiciel en gestion du temps et des absences
- Gestion des heures via Smartphone pour une flexibilité maximale
- Simplification des processus de gestion des présences grâce au Cloud
- Support efficace et information continue sur les nouveautés au travers de webinaires pour une gestion RH en constante amélioration
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