Facilitez la gestion des réservations de vos salles de réunion
Optimisez l'occupation de vos salles de réunion et sécurisez leurs équipements
Le logiciel Kelio, couplé aux terminaux Kelio Visio X7 et à vos calendriers d’entreprise (Outlook® ou calendriers sur Exchange), vous offre la solution adéquate pour superviser et simplifier la gestion de toutes vos salles de réunion.
Comment gérer vos salles de réunion sans perte de temps ?
Qui ne connait pas le casse-tête de la gestion des salles de réunions ? Double réservation, salle réservée mais non occupée, interruption de réunion, dégradation des matériels, etc. Si le calendrier Outlook® demeure l’outil le plus utilisé en entreprise pour organiser des réunions, il n’assure pas toujours l’optimisation de l’occupation des salles et ne peut éviter toutes les pertes de temps liées aux réservations.
Kelio Réservation est un module conçu pour faciliter les réservations de salles, éviter les conflits et protéger le matériel présent dans la salle de réunion.
Il fait le lien entre Outlook® et les solutions de contrôle d’accès Kelio :
- Vous réservez vos salles via votre calendrier Outlook® sans modifier les habitudes de vos collaborateurs (ou via tout autre système de messagerie hébergé sur Exchange).
- Vous optimisez l’occupation grâce au terminal Kelio Visio X7 installé à l’entrée de chaque salle de réunion.
Réservez rapidement et facilement vos salles de réunion
Les informations récoltées dans votre agenda Outlook® sont automatiquement transmises aux terminaux Kelio Visio X7, qui affichent les réservations en cours devant chaque salle de réunion.
Le terminal Kelio Visio X7 interactif permet de :
- Gérer les entrées / sorties : seules les personnes autorisées auront accès à la salle pendant la période de réservation,
- Visualiser les disponibilités d’une salle,
- Effectuer une réservation directement via le terminal.
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Synchronisez vos réservations pour une meilleure occupation de vos salles
La synchronisation des informations de réservation entre Outlook® et les terminaux Kelio Visio X7 offre une véritable souplesse et permet d’accroitre le taux d’occupation réel des salles :
- Dans votre agenda Outlook® : vous créez une réunion dans votre agenda Outlook® et les détails sont transmis sur le terminal lié à la salle de réunion, décourageant l’occupation inopinée de la salle.
- Sur le terminal Kelio Visio X7 : Repérant une salle disponible, vous créez ou modifiez une réunion en direct sur l’écran du terminal. Les participants concernés recevront une notification dans leur calendrier Outlook®.
- Votre réunion est terminée plus tôt ? Vous pouvez libérer la salle de réunion sur la borne à l’entrée de la salle. La salle de réunion s’affiche comme libre dans les calendriers Outlook® de vos collègues.
Pendant votre réunion, la salle est marquée comme occupée et non-accessible à toute personne étrangère à la réunion. Fini les interruptions inopinées par des tiers et les pertes de temps !
Comment sécuriser vos salles de réunion ?
Grâce à Kelio et ses terminaux, l’accès à vos salles de réunion est protégé. Lorsque les salles de réunion sont inoccupées, l’accès aux salles est automatiquement verrouillé pour sécuriser le matériel dans la salle : vidéoprojecteur, écran, PC, etc.
Lors d’une réunion, seuls l’organisateur et les participants ont accès à la salle grâce à leur badge et uniquement pendant la période de réservation. Les réservations de salles sont historiées et peuvent être retracées en cas d’incident.
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Comment Kelio vous aide à gérer la réservation de vos salles de réunion ?
Le logiciel Kelio en combinaison avec les terminaux Kelio Visio X7 permet de :
- Faire le lien avec les calendriers Outlook® et le contrôle d’accès des salles de réunions
- Gérer et modifier les réservations à partir d’un ordinateur, d’un smartphone ou d’un terminal à l’entrée de la salle
- Sécuriser les salles de réunion et le matériel présent lorsque les salles sont inoccupées
- Clôturer une salle après la réunion directement sur le terminal, afin de la remettre à disposition
- Gérer les accès aux salles de réunion selon les autorisations accordées
