La planification du travail peut vite devenir compliquée. Il ne faut pas oublier les compétences essentielles sur un poste, les échanges de plannings, les calculs de primes ou les heures supplémentaires associées, le respect des temps de travail de chaque salarié, la couverture d’horaires d’ouverture étendus… Des logiciels de gestion de planification spécialisés se développent de plus en plus sur le marché pour pallier l'inadéquation de la gestion réalisée uniquement sur tableurs. Quels sont donc les critères auxquels il faut faire attention lorsqu'on choisit un outil de planification du personnel ?
De nos jours, afin de pouvoir assurer une bonne planification du travail, il ne suffit plus de simplement répartir le travail entre les collaborateurs présents. Il faut également penser à inclure les contraintes telles que la gestion des compétences indispensables, le respect de la réglementation, mais aussi les gains de productivité dans la gestion de la planification du personnel. Le recours au télétravail, la conciliation entre la vie personnelle et de la vie professionnelle, ou encore la flexibilité des horaires, gages de fidélisation et d’engagement des salariés, sont également de nouveaux enjeux qui s'ajoutent aux contraintes précédentes.
Il apparaît donc essentiel d'avoir recours à un planning de travail centralisé et digitalisé dans ce contexte, pour pouvoir le partager rapidement entre tous les acteurs de son entreprise. De plus, ces outils logiciels offrent une réelle valeur ajoutée pour aider les chefs d'équipes et les managers à construire leurs plannings. Ils peuvent faire des proposition de plannings optimisés selon les contraintes mises en place, alerter en cas de dépassement horaires ou d’absences constatées, etc.
Il est cependant essentiel que le logiciel de planification horaire soit choisi soigneusement afin de pouvoir s'adapter aux besoins et aux particularités de chaque organisation.
Directrice de produit HRMS sur la gamme Kelio, Claire Cohan relève ici 7 critères majeurs sur lesquels porter son attention lors du choix de son logiciel de plannings.
1. Un outil logiciel paramétrable pour représenter son organisation du travail
Un logiciel de planification avec trop de contraintes et trop éloigné de l'usage habituel de l'organisation peut paraître peu accessible et risque de ne pas être adopté par les utilisateurs. Pour qu'un outil de planification soit considéré comme bon, il doit proposer des écrans suffisamment paramétrables pour que les manageurs puissent y modéliser leur organisation de travail.
N'hésitez pas à demander à voir une modélisation de votre organisation dans l’outil de votre choix. Si vous ne vous y retrouvez pas, et que l'outil ne correspond pas à votre façon de travailler, le logiciel n’est pas le bon pour vous. Vous ne ferez jamais rentrer un carré dans un rond et, si vous continuez avec le mauvais outil, vous risquez de voir que vos utilisateurs le rejettent et donc d’avoir investi inutilement.
Claire Cohan
Directrice de produit HRMS
2. Peut-on importer des données métiers ?
De nombreuses organisations gèrent leurs activités en fonction d'indicateurs métiers : nombre de couverts à servir, chiffre d’affaires prévisionnel, quantités à produire… Un atout de certains logiciels de planification est qu'ils peuvent importer directement ces variables d’exploitation et peuvent ensuite calculer automatiquement les besoins en ressources humaines associés. Ainsi, une organisation peut s’assurer d'avoir un planning de travail efficace, aussi proche que possible de l’activité réelle.
3. Une duplication et répétition des cycles de travail récurrents
La ressaisie des cycles d’organisation est une des tâches les plus redondantes selon les managers : dotation minimale en personnel, rotation d’équipes en 3X8… Les logiciels de planification peuvent leur faire gagner beaucoup temps tout en évitant de faire des erreurs de saisie ; ils permettent d'automatiser le paramétrage des schémas récurrents et de les faire se répéter dans le temps.
4. La facilité à gérer des événements ponctuels
Les événements non-réguliers, tels que les absences ou les fluctuations d’activités, peuvent prendre un peu de temps à traiter dans un planning. Certains outils proposent donc des solutions « gain de temps » pour faciliter la gestion de ces événements ; cela comprends des alertes visuelles, ou encore la proposition d'un (ou plusieurs) plannings alternatifs prenant en compte toute nouvelle contrainte.
Ces événements non-réguliers peuvent parfois engendrer des situations où l'organisation est en sous-effectif ou sureffectif. Il existe des logiciels de planification qui proposent de "prêter ou emprunter" un salarié en interne. À l'inverse, en formalisant l’ouverture du poste auprès des agences d’intérim, tout en intégrant un « salarié provisoire » sur le planning, d'autres outils de planning facilitent le recours au personnel intérimaire.
5. L’interfaçage entre le logiciel SIRH et l’outil de planification
Certains logiciels permettent de s’interfacer au SIRH et/ou à la gestion des temps. Ceci peut faciliter l’identification des ressources disponibles et dotées des compétences adéquates lors de la création du planning. De plus, cet interfaçage permet de s'assurer que les heures majorées et les primes soient bien déclenchées lors de la réalisation du planning. Au-delà de l'interfaçage, une solution RH qui intègre directement les fonctionnalités de gestion des temps et de planning fait preuve de sécurité et fiabilité supplémentaire. Cela permet notamment de s'assurer que les données seront mises à jour en temps réel.
7. Des alertes qui assurent la conformité conventionnelle et légale des plannings
Etablir un planning nécéssite une bonne connaissance des règles conventionnelles et légales afin de ne pas se tromper et risquer de lourdes pénalités pour l’entreprise. Très rares sont les managers en charge de cette planification qui sont au courant de toutes les contraintes à respecter ; ceci est dû au fait que la législation et les conventions métiers évoluent sans cesse.
Claire Cohan
Directrice de produit HRMS
Le dernier critère à prendre ne compte avant de choisir un logiciel de planification est celui du le respect de la conformité conventionnelle et légale dans les plannings. Certains outils de construction de plannings peuvent alerter ou bloquer les actions d'un manager lorsque sa planification ne respecte pas les conditions réglementaires mises en place dans l’organisation. Les logiciels les plus développés permettent également de paramétrer des alertes spécifiques, pour surveiller le traitement équitable entre collaborateurs. Un tel outil s'avère donc très utile dans la sécurisation de l’organisation.
6. Des alertes qui assurent la conformité conventionnelle et légale des plannings
Etablir un planning nécéssite une bonne connaissance des règles conventionnelles et légales afin de ne pas se tromper et risquer de lourdes pénalités pour l’entreprise. Très rares sont les managers en charge de cette planification qui sont au courant de toutes les contraintes à respecter ; ceci est dû au fait que la législation et les conventions métiers évoluent sans cesse.
Claire Cohan
Directrice de produit HRMS
Un critère essentiel à prendre ne compte avant de choisir un logiciel de planification est celui du le respect de la conformité conventionnelle et légale dans les plannings. Certains outils de construction de plannings peuvent alerter ou bloquer les actions d'un manager lorsque sa planification ne respecte pas les conditions réglementaires mises en place dans l’organisation. Les logiciels les plus développés permettent également de paramétrer des alertes spécifiques, pour surveiller le traitement équitable entre collaborateurs. Un tel outil s'avère donc très utile dans la sécurisation de l’organisation.
7. La diffusion efficace du planning
Pour qu'un planning puisse être considéré comme un bon planning, il doit tout d’abord être connu et partagé par tous les collaborateurs. Il convient donc de privilégier un outil qui permette la diffusion facile des plannings, que ce soit sous format papier, par SMS, e-mail, ou un lien intranet. Une communication rapide et fluide du planning favorise un bon équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle des collaborateurs, car il permet aux collaborateurs de mieux s’organiser. Les collaborateurs sont mieux informés sur leurs missons et leurs tâches à réaliser, en avance, ce qui favorise leur bien-être au travail.
Déterminer quelle est la solution de planification qui répond le mieux aux besoins spécifiques de l’organisation reste une étape essentielle pour parvenir à digitaliser les plannings du personnel. Pour cela, il peut être très utile de constituer un groupe d’utilisateurs, la plupart du temps des représentants RH et des managers, pour tester en amont el logiciel et s'assurer que l’outil de planification sera adopté par le plus de personnes possible.
Enfin, la mise en place d'un nouveau planning horaire requiert un certain accompagnement au changement. C'est pourquoi, un des critères de choix à prendre en compte est celui de l’expérience et de la capacité de l’intégrateur logiciel à accompagner une organisation dans l'instauration de ce nouvel outil de planification.
Vous souhaitez avoir des conseils dans le choix et la mise en place d'un outil de planification ? Nos experts Kelio sont à votre écoute !
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À propos de l'expert
Claire COHAN
Directrice de produit Human Ressources Management System, Claire Cohan est une experte des fonctionnalités de calculs horaires et de planification optimisée des ressources. Les besoins des utilisateurs et le suivi du cadre légal et des jurisprudences demeurent au centre de sa réflexion pour faire évoluer le progiciel Kelio.
