Une planification efficace est essentielle pour la réussite de toute organisation. En effet, l’élaboration d’un planning vous permettra d’avoir une meilleure vue d’ensemble des temps de travail tout en vous assurant une gestion efficace des ressources. Pour atteindre ces objectifs, de nombreuses entreprises se tournent vers des logiciels de planning qui simplifient la création, la gestion et l'optimisation des horaires, tout en réduisant les erreurs humaines.
Les défis en matière de planification d’entreprise
Avant de plonger dans les solutions de planification disponibles, il est important de comprendre les défis auxquels sont confrontés de nombreuses organisations en matière de planning.
- Erreurs humaines,
- Retards dans la réalisation de projet,
- Absences du personnel,
- Conflits de ressources,
- Complexité des horaires,
- etc
sont autant de problèmes auxquels les entreprises doivent faire face.
Alors que l’objectif premier de l’élaboration d’un planning efficace est l’optimisation du travail, traduite par un gain de temps qui pourra être consacré à d'autres tâches, allier performance et rentabilité avec flexibilité et bien-être du personnel n’est souvent pas une mince à faire. Ainsi, la meilleure gestion de planning du personnel est celle qui répondra aux contraintes de l’entreprise et de ses salariés tout en respectant la législation en vigueur.
Comment établir un planning ?
Beaucoup d’entreprises utilisent encore aujourd’hui Excel© comme outil de gestion des plannings.
Cependant, cette solution montre vite ses faiblesses:
- Manque de centralisation,
- Risque d’erreurs accru,
- Perte potentielle de données,
- Faille dans le partage des informations,
- Absence de communication instantanée entre les équipes.
L’un des avantages souvent évoqué à l’utilisation d’Excel© comme support de planification est sa prise en main facile. Toutefois, apprendre à bien se servir de la totalité de ses fonctionnalités peut demander un temps considérable.
De plus, cette solution va vite montrer ses limites dès que votre entreprise se développe et que les effectifs de vos équipes augmentent.
Votre entreprise travaille sur Excel© pour la gestion des plannings ?
Découvrez notre article comparatif entre Excel© et un logiciel de planification dans le cadre de la gestion des plannings.
Il est dès lors plus judicieux d’investir le plus tôt possible dans un logiciel de planification d’entreprise qui vous aidera à gérer au mieux le bon déroulement des différentes tâches et interventions de vos équipes.
Pourquoi utiliser un logiciel de planning ?
Opter pour un logiciel de planning professionnel performant offre de nombreux avantages qui amélioreront la productivité de votre entreprise, notamment:
- La réduction des erreurs
Un logiciel de planification automatise les tâches répétitives de création et de gestion des horaires, ce qui minimise drastiquement les risques d’erreurs humaines coûteuses. - L'optimisation des ressources
En assignant les différentes tâches à votre personnel en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité, ces logiciels vous offrent une visualisation rapide des horaires, vous aidant à optimiser l'utilisation des ressources à disposition. - La flexibilité
Les logiciels de planning permettent d'anticiper les imprévus et d’ajuster rapidement les horaires en cas de changements inattendus, tels que des absences ou des pics d'activité.
Finalement, ces logiciels intègrent souvent des outils de communication, ce qui vous permet également un meilleur échange au sein de la structure, facilitant la collaboration entre les membres de l'équipe et permettant une prise de décision éclairée rapide.
Conseils pour choisir le bon logiciel de planning
Le choix d'un logiciel de planning adapté à votre entreprise est essentiel pour optimiser l'utilisation du temps et des ressources. Les solutions disponibles variant en fonction des besoins, de la taille et de la complexité de votre entreprise, il est important de le choisir judicieusement. En effet, la bonne solution de logiciel de planning peut faire la différence dans l'efficacité opérationnelle et la productivité de votre entreprise:
- Évaluez les besoins spécifiques de votre entreprise, que ce soit la taille de votre équipe, la complexité de vos horaires tout comme les fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin.
- Demandez toujours une démonstration comme le propose Kelio afin d’évaluer la convivialité de la plateforme.
- Assurez-vous que le logiciel choisi est évolutif. Il est en effet essentiel que ce dernier soit capable de suivre l’évolution de votre structure et puisse répondre à vos besoins futurs.
Les critères d’un bon logiciel de planification
1. Les fonctionnalités
L’avantage d’un logiciel de planification est qu’il réunit à lui seul un grand nombre de fonctionnalités; assurez-vous donc que vous puissiez réaliser toutes vos tâches en quelques clics seulement et depuis n’importe quel appareil.
Fonctionnalités de base
- Création d’horaires
- Gestion des tâches
- Communication avec les employés
Fonctionnalités avancées complètes
Un logiciel de planning professionnel serait notamment incomplet sans:
- Une gestion avancée des ressources humaines,
- Un suivi en temps réel de l’avancement de chaque projet,
- Une application mobile pour permettre un accès depuis n’importe quel support,
- Des rapports détaillés,
- Une intégration avec d’autres outils de gestion de l’entreprise.
2. La simplicité d’utilisation
La fluidité d’utilisation de votre logiciel de planification est primordiale. En effet, il doit, comme mentionné plus haut, être complet en proposant toutes les fonctionnalités nécessaires, tout en restant intuitif et agréable à utiliser.
3. La collaboration
Votre logiciel de planification doit vous permettre de mieux gérer vos équipes mais également de favoriser une communication interne fluide. Il est donc crucial qu’il soit collaboratif avec notamment la possibilité pour vos employés, le management ou encore votre service RH, de suivre les plannings personnels et d’y apporter des modifications.
4. La personnalisation et l’intégration
Par ailleurs, critère crucial, un bon logiciel de planification doit être capable de s’adapter à tout type d’environnement. Assurez-vous donc qu’il s'intègre facilement aux différents outils déjà utilisés au sein de l’entreprise.
Il est vraiment ici judicieux d’opter pour un logiciel personnalisable dont les paramètres s’adapteront à votre situation d’entreprise.
Envie d’en savoir plus pour un choix éclairé de votre logiciel de planification ?
Découvrez notre article complet des 7 critères à retenir lors de votre prise de décision
Le logiciel de planning Kelio, une solution de choix
L'élaboration d'un planning est essentiel au sein d’une entreprise mais peut s’avérer être une tâche fastidieuse sans l'aide d'un logiciel de planification adéquat. Un logiciel de planning tel que Kelio le propose peut simplifier cette tâche, réduire les erreurs et améliorer la productivité de votre entreprise.
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