Cloud, Saas, Software as a Service, logiciel en ligne … tous ces termes sont autant de synonymes pour désigner l’usage d’un logiciel hébergé sur des serveurs à distance, auquel on se connecte via une connexion internet sécurisée. Ce mode Cloud est de plus en plus utilisé dans les structures professionnelles du fait de sa plus grande praticité. En effet, le logiciel accessible via internet ne nécessite pas d’installation sur les serveurs de l’entreprise. De nombreux logiciels de Gestion des Temps sont désormais proposé en Saas et cette tendance s’est accrue pendant la période de crise Covid-19, avec des personnes forcées de se connecter à leurs outils en dehors de leur entreprise. Alors pourquoi utiliser un logiciel RH en mode SaaS en entreprise ? A quels besoins des RH répond ce mode de fonctionnement ? Pourquoi les DRH devraient s’y intéresser aujourd’hui ?
Auparavant, le choix du mode d’hébergement était du ressort des départements informatiques, garants du suivi et des mises à jour techniques des logiciels métiers. Avec les évolutions récentes des modes de travail (télétravail, nomadisme…), l’usage d’un logiciel 100% en ligne devient de plus en plus plébiscité par les fonctions RH et le personnel de manière général. Découvrons les 4 avantages de l’utilisation des logiciels RH en mode Cloud.
1 - Garantir l’accessibilité immédiate et facile du logiciel RH avec le mode Saas
Un premier grand avantage de l’utilisation d’un logiciel en mode SaaS ou « Cloud » est sa très grande accessibilité. Grâce à une simple connexion internet, chaque utilisateur et utilisatrice peut se connecter à son espace personnel RH sécurisé sur le support de son choix (PC, smartphone, tablette ou badgeuse).
Cette spécificité est très utile dans le cas d’un progiciel de gestion des temps qui s’adresse à tout le personnel au sein d’une organisation. Or chaque employé dans une entreprise peut avoir des contraintes différentes : mission sur des sites de production différents, télétravail ponctuel ou régulier, personnel itinérant, collaborateurs équipés ou non d’un poste informatique. L’accessibilité des logiciels RH en Cloud sur différents devices est ainsi plébiscité par tous les collaborateurs et toutes les collaboratrices. Le personnel apprécie de pouvoir faire à distance certaines démarches administratives : avec le Saas, les personnes peuvent par exemple déclarer leurs présences où qu’elles se trouvent mais également introduire des demandes de congés, consulter des informations RH ou éventuellement des plannings en temps réel.
À l’heure actuelle, la mobilité devient un facteur important, l’accessibilité des logiciels RH via le web a facilité le travail du personnel et particulièrement lors de la période Covid qui a imposé le télétravail au sein des entreprises.
Les informations RH sont accessibles depuis n’importe quel endroit grâce au logiciel RH 100% web. Ce mode en Cloud est tout à fait sécurisé et le personnel RH ou les collaboratrices et collaborateurs peuvent accéder aux informations quand ils le souhaitent. Un autre atout est que les responsables peuvent voir et valider les demandes de congés sans nécessairement être au bureau et apprécient le fait de pouvoir le faire à distance.
L’accessibilité d’un logiciel en Cloud est formalisée dans les engagements de SLA (Service Level Agreement) entre l’hébergeur de la solution et l'entreprise utilisatrice. La disponibilité du logiciel à laquelle s’engage un éditeur en Cloud s’exprime en pourcentage de temps (exemple : un logiciel accessible à 99,9% du temps) et comprend les temps d’interventions indispensables à la maintenance et à la sécurité des serveurs d’hébergement.
Une astuce : N’hésitez pas à comparer les taux de disponibilités d’un hébergeur à l’autre, en questionnant sur la base de temps prise en considération dans le calcul : jours ouvrés ou jours calendaires ? La nuit et les jours fériés sont-ils pris en compte dans le calcul du SLA de l’hébergeur ? …. Selon le mode de calcul du SLA, l’engagement de disponibilité d’un logiciel peut être très variable d’un hébergeur à l’autre !
2 - Un logiciel RH mis à jour régulièrement
Un deuxième grand avantage des logiciels en SaaS repose sur leurs mises à jour régulières, qui font partie du service. Car il ne s’agit pas de l’achat d’une licence logicielle mais d’une souscription à un service qui met à disposition le logiciel à un certain nombre d’utilisateurs. Avec un logiciel en Cloud, vous profiterez toujours de la toute dernière version du logiciel et des nouvelles fonctionnalités.
Les mises à jour couvrent en général :
- des mises à jour fonctionnelles : nouvelles options, UX design renouvelé, ...
- des mises à jour de sécurité (voir ci-dessous)
3 - Confidentialité et sécurité des données RH
La sécurité informatique est un enjeu de plus en plus important à l’heure où les cyberattaques sont de plus en plus fréquentes et complexes. Anticiper ces attaques et prendre les précautions nécessaires nécessitent des investissements financiers importants et des compétences informatiques rares. Les grandes entreprises sont souvent mieux armées pour gérer ce type d’exigences alors que les plus petites structures s’avèrent parfois plus fragiles au risque de présenter des failles de sécurité majeures.
Les données RH sont des données personnelles et pour certaines « sensibles » et sont réglementées par la Loi sur la Protection des Données et en Europe, le RGPD – Règlement Général européen pour la Protection des Données Personnelles. L’entreprise est tenue par ces règlements de s’assurer que ces données sont traitées de manière confidentielle et sécurisée. Des fuites de données privées peuvent entraîner des sanctions à l’encontre de l’entreprise.
Utiliser un logiciel RH en Cloud permet de déléguer la gestion de la sécurité informatique du logiciel à des professionnels experts. Suivant les certifications de type ISO 27001, les hébergeurs s’engagent à s’impliquer dans une veille et une amélioration continue en termes de gestion de sécurité. Des audits de sécurité réguliers sont réalisés auprès d’eux et ils disposent de moyens et de ressources adaptés. Adopter une solution en mode web vous assure un niveau de sécurisation élevé pour votre progiciel et pour les données hébergées.
4 - Un logiciel RH en SaaS pour plus de flexibilité
Un dernier avantage qui est moins mis en avant mais tout aussi intéressant est le fait qu’une utilisation en SaaS s’adapte mieux aux besoins réels d’une structure professionnelle. Grâce à son format web et sa formule commerciale sous forme d’abonnement, le logiciel évoluera dans le temps en fonction des besoins mais permet également de choisir le forfait et la capacité d’hébergement juste nécessaires.
Dans le cas où la solution RH n’est pas hébergée en SaaS mais en interne, il faut que le département informatique mette à disposition les serveurs nécessaires à l’usage d’un logiciel RH et prévoie de l’espace de stockage suffisant pour les données. Alors qu’en mode SaaS, il s’agit d’une location d’espace de serveurs et donc l’espace nécessaire peut facilement être revu à la hausse ou à la baisse en fonction des besoins.
Certaines entreprises connaissent des variations dans leurs effectifs selon les saisons (travailleurs saisonniers), dans ce cas, un ajustement rapide des capacités de stockage est un réel atout pour un logiciel RH.
Une utilisation en mode Cloud s’avère intéressante et révèle de nombreux avantages notamment dans le fait de décharger les RH de la sécurisation informatique. D’autre part, une utilisation en web permet de suivre la tendance de mobilité actuelle et permet aux collaboratrices et collaborateurs de se connecter depuis le support de leur choix et l’endroit où ils travaillent (télétravail par exemple). Cela peut avoir un impact direct sur la qualité de vie au travail ou le climat social d’une organisation, tout en améliorant les performances RH.
Pionnier du mode SaaS dans le domaine des logiciels RH, Kelio se tient à votre disposition pour plus d’informations sur les avantages des solutions RH en web. N’hésitez pas à cliquer sur le lien suivant et à remplir notre formulaire ; nos experts se feront un plaisir de vous renseigner.
