Gestion du temps en entreprise (GT)
Le suivi du temps de travail peut être simplifié avec une solution qui vous permet de saisir facilement les temps de repos et de travail de vos collaborateurs.
Les logiciels SIRH et les timbreuses Kelio (anciennement Bodet) vous permettent de centraliser des données fiables sur les temps de présences, les absences ou les activités réalisées par vos salariés. Grâce aux solutions RH Kelio, vous serez en mesure de respecter vos obligations légales, tout en optimisant la performance des managers et la satisfaction du personnel.
Définition de la gestion des temps
La gestion des temps se définit comme l'ensemble des processus de suivi et des contrôles de la durée de travail au sein d'une entreprise ou organisation. L'objectif est de centraliser des données variables afin d'établir les salaires en fin de mois et d'avoir un décompte précis des heures travaillées, du solde de jours de congé ou des absences.
Elle correspond au suivi des temps de présence des salariés sur une période donnée.
La GT recouvre l'ensemble des processus interdépendants de la gestion des temps de travail au sein d'une entreprise: comme la saisie des temps de travail, le calcul des congés et des absences, la gestion des plannings ou le suivi des heures supplémentaires, etc.
C'est pourquoi le terme « gestion des temps » est souvent utilisé pour désigner des logiciels SIRH utilisés pour suivre les temps de travail et les absences des employés au sein d'une entreprise ou organisation.
Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion des temps ?
L'utilité d'un logiciel de gestion des temps est double :
- D'une part il permet de saisir et de décompter les temps de travail des salariés.
- D'autre part, il permet de suivre l'analyse des temps de travail par activité, service ou projet selon les besoins d'une organisation.
Plus qu'un simple logiciel de gestion des temps de travail, ces systèmes permettent d'optimiser les services RH avec des modules de planification, d'analyse de la rentabilité opérationnelle et de gestion des demandes d’absences.
Aujourd'hui, les solutions de gestion des temps sont incontournables pour les départements RH car elles aident les organisations à se conformer à leurs obligations légales et facilitent la gestion des collaborateurs. Cela permet de gagner en efficacité et d'assurer le bien-être des salariés dans l'entreprise.
Quelles sont les fonctionnalités que propose un outil de gestion des temps ?
Un logiciel de gestion des temps vous permet en général de :
- Suivre les temps de présences des collaborateurs,
- Gérer les absences et congés : repos compensatoire, congés, récupération, absences justifiées, etc…
- Planifier les pauses et les temps de repos,
- Gérer les plannings et la planification sous contraintes,
- Faire le suivi des temps d'activités (analyse du temps passé sur des activités ou projets),
- Suivre les compteurs individuels de gestion des temps, avec un accès à un portail RH pour chaque salarié,
- Le timbrage des heures prestées ou la déclaration du temps de travail via une timbreuse ou un système de timbrage virtuel (PC, smartphone, tablette).
Le logiciel Kelio vous permet de mieux gérer les temps et les absences dans votre entreprise. Il vous permet également de :
- Déclarer la présence d'un manager sans timbrage horaire,
- Faire le suivi du télétravail en équipe ou individuellement,
- Gérer la répartition du temps de travail dans une équipe,
- Gérer les missions,
- Paramétrer l'acquisition de congés, primes, heures de récupération...
- Etc.
La mise en place d'un système de gestion des temps vous permettra de digitaliser votre service RH mais aussi de dématérialiser de nombreux processus RH dans votre entreprise, avec ou sans étape de validation auprès de vos managers et décideurs RH.
Je souhaiterai avoir plus d’infos sur la suite GT et SIRH Kelio
Quelles entreprises peuvent s'en servir ?
Toutes organisations, tous domaines d'activités confondus, peuvent utiliser la gestion des temps : que ce soit des entités publiques ou privées, des entreprises multinationales, des associations, etc. car ces entités juridiques sont soumises à des obligations de mesure du temps de travail.
Outre le « contrôle des temps de travail », le suivi analytique du temps consacré à chaque activité pourra permettre à terme aux entreprises de gagner du temps en simplifiant la mesure de la rentabilité et la gestion de leur facturation. Les secteurs principalement concernés sont :
- L'industrie,
- Les bureaux d'études,
- Les cabinets de conseils,
- Les services à la personne,
- Etc.
Quels sont les avantages d'une solution de gestion des temps ?
Les avantages d'une solution de gestion des temps sont nombreux :
C'est un outil RH qui assure la saisie des temps de travail :
- Formules de calculs et données pour le salaire plus fiables,
- Pas de risque d'erreur car il n'y a plus de saisie manuelle des données,
- Un seul outil peut gérer différents types de contrats.
Un logiciel visant à aider les RH dans le respect du droit du travail :
- Limitation des heures supplémentaires,
- Alertes en cas de dépassement des heures de travail,
- Respect des temps de repos,
- Suivi de l'évolution législative,
- Etc.
Une solution qui facilite la gestion RH au quotidien :
- Les processus RH sur papier sont éliminés grâce à la digitalisation des tâches administratives,
- Les informations et les données RH sont centralisées dans une base de données unique,
- Les informations sont partagées et mises à jour en temps réel.
Un suivi analytique des temps d'activités :
- Visualisez les temps de travail par activité, centre de coûts, projet, client ou autre sujet souhaité,
- Générez des tableaux analytiques performants.
Améliorer la qualité de vie au travail avec un outil SIRH :
- Diffuser des informations sur la gestion des temps aux salariés afin de renforcer leur confiance dans les services RH,
- Les collaborateurs peuvent consulter leurs compteurs eux-mêmes ou faire leurs démarches sans l'aide du service RH,
- Les outils d'aide à la planification des temps de travail améliorent la gestion des équipes,
- Les tâches et le temps de travail sont répartis plus équitablement pour créer une meilleure ambiance et une meilleure cohésion dans les équipes,
- En conséquence, les salariés se sentent mieux intégrés, ce qui augmente la rétention des talents au sein de l'entreprise.
Je souhaiterai avoir plus d’informations sur le logiciel GT Kelio
Qui peut utiliser les solutions de gestion du temps de travail et de suivi des activités ?
Tous les salariés, à tous les niveaux de responsabilité d'une organisation, sont concernés par la Gestion des temps.
Ils utilisent les fonctionnalités de gestion des temps pour :
- Timbrer ou déclarer leurs temps de travail,
- Déclarer du temps passé par activité,
- Visualiser leurs plannings,
- Faire des demandes de congé ou signaler leurs absences,
- Connaitre leurs compteurs d'heures et voir leur fiche salarié, ainsi que les documents partagés par le service RH,
- Faire des procédures RH internes, …
Le portail RH, également appelé self-service RH, écran collaborateur ou portail salarié permet aux collaborateurs d'accéder à toutes les fonctionnalités de gestion des temps. Cet espace est entièrement réservé aux salariés et permet de les guider dans leurs démarches de gestion des temps d'une manière digitalisée. Les salariés peuvent accéder à ce portail via un PC, un smartphone, une tablette ou une borne digitale.
Les logiciels de gestion des temps sont utilisés par les responsables et les managers pour :
- Consulter les temps de présence et absence de leurs collaborateurs,
- Analyser les temps d'activités,
- Faire des plannings de travail pour tous les salariés de l'entreprise,
- Approuver des demandes de congés selon les plannings des équipes,
- Recevoir des alertes en cas d'absence non-prévue, d'arrivée tardive, de dépassement des heures supplémentaires autorisées sur une période, …
La gestion au quotidien est simplifiée pour les gestionnaires RH et les directions d’entreprise. Ils peuvent simplement :
- Consulter le suivi des temps de travail au niveau de l'entreprise,
- Faire le calcul des droits de jours de congés, primes, compteurs individuels,
- Réaliser la paie des salaires,
- Effectuer un suivi analytique et de rentabilité.
Comment choisir un logiciel de gestion des temps ? Les 4 critères essentiels.
Le choix d'un outil de gestion des temps est très important au sein d'une entreprise. Ce logiciel sera utilisé par tout le personnel, tout niveau de responsabilité confondu, et sur le long terme.
Le critère de sélection le plus important concerne les modules et fonctionnalités de la solution logicielle. Toutefois, il s’agit également de faire attention à 4 critères plus subtils mais pourtant essentiels lors du choix d'un outil de Gestion des Temps :
- Le logiciel doit pouvoir s'adapter rapidement à l'entreprise et à ses modalités de gestion. Chaque organisation ou entreprise, quelle que soit sa taille, a des contraintes légales et pratiques qui lui sont propres (conventions collectives, …). L'outil RH doit donc répondre aux besoins de votre organisation et à son évolution dans le temps en se paramétrant simplement. Il est donc plus judicieux de choisir un logiciel dont les paramètres peuvent être évolutifs et ajustables directement par le gestionnaire RH. Cela permet de garantir la fiabilité des données dans le temps et l’adaptation au contexte mouvant.
- L’ergonomie est également un critère important à prendre en compte : le logiciel de gestion des temps est utilisé par tous les collaborateurs d'une organisation. Une bonne expérience utilisateur permet donc aux salariés et aux managers d'utiliser l'outil SIRH au mieux et garantit son adoption par tous.
- La capacité d'interface avec un logiciel de traitement des salaires de votre choix, un ERP ou avec votre système d'information existant est cruciale pour faciliter la gestion de votre organisation.
- Les services liés : audit, paramétrage et déploiement, formation, sélection des fonctionnalités, service d’assistance… autant de services qui nécessitent un bon accompagnement de haute qualité. Un système de gestion des temps doit pouvoir durer dans le temps, appuyez-vous sur des experts dont c’est le métier au quotidien et qui vous éviteront bien des erreurs.
Comment mettre en place un système de gestion des temps (GT) ?
Pour installer ce système avec succès, plusieurs étapes sont nécessaires.
Étape 1 : Définissez exactement vos besoins avant de choisir un outil de GT
Tout d'abord il est nécessaire de bien définir vos besoins et vos attentes en ce qui concerne votre système de gestion des temps. Cela vous aidera à mettre en place des priorités et à choisir le prestataire le plus adapté pour vous accompagner dans votre démarche.
Voici ci-dessous quelques questions qui vous pourront vous aider à préciser vos besoins :
- Qui utilisera la solution de GT dans votre entreprise ? Que doivent-ils faire et saisir dans le logiciel ?
- Comment les temps de travail sont-ils organisés au sein de votre organisation ? Avez-vous des horaires, profils, temps de travails variables ? Avez-vous plusieurs conventions de travail différentes à respecter ?
- Comment ce système s'intègre-t-il aux logiciels et aux procédures déjà mises en place ?
- Avez-vous les compétences, le personnel et les connaissances en interne pour faire le suivi du projet ?
- Quelles sont les fonctionnalités qui vous sont absolument nécessaires ?
- Que souhaitez-vous y gagner ? Du temps, réduction des coûts, améliorer la qualité de vie au travail, garantir l'équité, etc.
Le fait de vous poser ces questions vous permettra d'avoir un premier aperçu de vos besoins et d'établir un cahier des charges.
N'hésitez surtout pas à rassembler les éventuelles faiblesses ou risques liés à la mise en place d'un projet de GT dans votre entreprise. Un exemple pourrait être un manque de savoir sur la réglementation des temps de travail ou des éléments d'une convention collective de votre entreprise. Cela pourrait mener à des erreurs de paramétrage et générer des risques juridiques importants.
Étape 2 : Sélectionnez un outil logiciel qui s'adapte et évolue avec votre entreprise
Certaines sociétés négligent l’étape de définition des besoins et sélectionnent alors un prestataire et un outil qui ne correspondent pas à leurs attentes ni à leur profil.
Lors des rencontres avec des prestataires il ne faut surtout pas hésiter à poser des questions sur les possibilités de leur système et de son utilisation quotidienne. Demander une démonstration est toujours une bonne chose car cela vous permettra de voir des cas concrets qui reflètent le quotidien de votre entreprise.
Kelio reste à votre disposition pour vous présenter ses solutions SIRH via des démonstrations personnalisées entièrement adaptées à votre entreprise.
En plus des fonctionnalités techniques des logiciels GT, il y a d'autres éléments à prendre en compte au moment de prendre une décision. Un logiciel performant peut apporter beaucoup d'avantages, mais il perd de son intérêt si les équipes de paramétrage et de support ne sont pas en mesure de vous accompagner à la hauteur de vos besoins. Il ne faut donc surtout pas hésiter à demander à rencontrer ces équipes qui vous accompagneront tout au long de l'utilisation de votre logiciel. Vous pourrez vérifier si elles sont disponibles et observer quels canaux de communication sont proposés. La satisfaction clientèle peut être un indicateur intéressant. Il faudra également porter votre attention sur les services qui sont inclus dans votre abonnement (que ce soit l'assistance, les mises à jour, les services de dépannage, etc.).
Étape 3 : Prenez le temps et les ressources nécessaires pour le paramétrage
La mise en place et le paramétrage du système de gestion des temps n'est pas une étape simple et elle est parfois perçue comme rébarbative par les services RH. C'est pourtant une étape indispensable pour réussir votre projet de GT. Il est dès lors crucial de recevoir l'accompagnement nécessaire par le prestataire qui fera votre installation pour garantir que votre retour sur investissement puisse être remarquable ensuite.
Chez Kelio, nous accompagnons les organisations avec des procédures efficaces depuis 1993. Nous garantissons un paramétrage en conformité avec votre législation et procédons à des tests afin de nous assurer que les résultats de calculs obtenus répondent tout à fait à vos attentes. Nous pouvons également proposer des formations pour vos équipes pour les aider à accéder aux outils fournis afin de leur donner toute l'autonomie nécessaire à la gestion quotidienne de leur GT.
Étape 4 : Aidez vos salariés à assimiler le logiciel RH
Il est également très important que vos équipes RH suivent le projet. Ils pourront en devenir les ambassadeurs en interne afin de faire adopter l'outil par les autres départements, services et collaborateurs et faire intégrer ces changements dans votre organisation.
Voici quelques bons procédés pour que vos collaborateurs utilisent votre logiciel de gestion des temps :
- Identifiez un chef de projet GT dans votre entreprise,
- Communiquez aux collaborateurs sur une nouvelle démarche de conduite du changement,
- Présentez l'outil RH à tous vos salariés,
- Nommez certains de vos salariés ambassadeurs pour tester les procédures qui serviront de guides aux autres collaborateurs,
- Démontrez à vos salariés l’importance de la GT et les bénéfices immédiats pour eux : validations accélérées, transparence, consultation autonome de leurs temps de travail, etc.
- Ouvrez un espace Questions/Réponses dédié à la mise en application de la GT.
Outil de gestion des temps : comment calculer le retour sur investissement ?
Concrètement, le ROI d'un outil GT ne se calcule pas sur la base d’une formule simple. Ce calcul dépend de paramètres divers : quel était l’état préexistant du suivi des temps de l’entreprise (partiellement digitalisé, 100% papier, ...), quelles sont les spécificités de l’entreprise liée à son activité (plannings, équipes en rotation, ...), l'organisation est-elle complexe (plusieurs conventions de travail, plusieurs sites, des effectifs variables, ...) ?
Toutefois, les avantages et bénéfices d'un système de gestion des temps sont visibles très rapidement grâce à l'automatisation des tâches administratives et chronophages pour les gestionnaires RH :
- L'organisation de votre entreprise est enrichie avec des plannings à jour et partagés en temps réel,
- Le suivi des temps de travail est précis et fiable,
- Les alertes en cas d'anomalie sont remontées plus rapidement, etc.
Vous pourrez remarquer qu'après seulement quelques mois vous avez gagné en rentabilité.
En plus des gains de temps et financiers, vous verrez d'autres bénéfices qui accompagnent l’utilisation d’un logiciel de GT : meilleure équité et qualité de vie au travail, amélioration du climat social, plus de confiance dans le management de la part des salariés, etc. Les gestionnaires RH pourront donc consacrer plus de temps à des missions qui ont plus de valeur ajoutée et pourront se recentrer sur l'optimisation du capital humain.
Le logiciel de gestion des temps Kelio s'ajuste aux spécificités de votre entreprise
Produits de 5 années de R&D et de 5 millions de francs d'investissement, les solutions de gestion des temps Kelio répondent aux besoins des organisations et à leurs impératifs de productivité et d'efficacité. Elles garantissent le respect des obligations légales (gestion de la durée du travail adaptée à votre convention collective, des heures supplémentaires, des temps de repos...).
Cela fait déjà plus de 35 ans que Kelio développe des solutions RH efficaces et innovantes, paramétrables selon vos besoins, alors n’hésitez plus :
