Fondée en 1911, le Groupe Laiteries Réunies est une entreprise suisse à structure coopérative qui gère plusieurs sociétés filiales actives dans les domaines des produits laitiers mais aussi carnés, du négoce et de la logistique. Sarah Schmid, responsable des ressources humaines travaillant depuis 12 ans pour l’ensemble des sociétés du groupe, nous indique ce que la solution Kelio a apporté aux 300 collaborateurs qui utilisent 12 terminaux biométriques.
Gain de temps considérable grâce à la digitalisation…
En 2014, Madame Schmid nous explique que la société des Laiteries Réunies de Genève souhaite « digitaliser le système afin d’avoir un gain de temps concernant la saisie des variables telles que les heures à payer, les vacances, etc. mais aussi pour avoir un suivi précis (…) pour l’ensemble de nos trois sites ». Ils se mettent alors à chercher une solution fiable et souple car cette entreprise « a plusieurs sociétés et des métiers variés, ce qui implique également de nombreux horaires et contraintes. De ce fait, Kelio c’est vraiment le système qui nous paraissait le mieux car adaptable à notre situation. Grâce à lui, nous avons pu mettre en place tout un panel d’horaires, des paiements d’heure spéciale tel que les heures de nuit ou les majorations des jours fériés et toutes ces informations sont, grâce au module d’échange de données Paylink, facilement intégrées dans notre logiciel de paie Abacus. Nous n’avons donc plus besoin de les saisir manuellement et il n’y ainsi plus de risque d’erreur ». Cette digitalisation est aussi « très pratique pour intégrer les nouveaux employés. En effet, nous avons juste à dupliquer quelqu’un qui est déjà existant et nous gagnons en efficacité pour la saisie du service, des horaires, etc. »
… et l’autonomisation des différents services !
Sarah Schmid soulève également les avantages du module Intranet et son portail RH donnant accès à l’espace personnel où les employés peuvent en tout temps consulter leurs données. Cela améliore « l’autonomie des cadres et les ateliers de production pour la gestion de leur équipe car ils ont une vue d’ensemble du service leur permettant de mieux gérer les plannings, notamment pour les vacances, car ils peuvent voir les demandes en attente mais aussi celles qui ont déjà été validées. Ils peuvent aussi facilement extraire des statistiques ». Ainsi, « ils n’ont plus besoin de solliciter le service des ressources humaines lorsqu’ils souhaitent consulter ces informations ». Elle stipule de plus que « pour les personnes qui n’ont pas accès à un ordinateur, elles ont la possibilité de consulter le solde de leurs heures directement sur les terminaux ».
Un projet RH avec une mise en place incluant un support et une formation de qualité
Avant le déploiement de ce projet RH, les techniciens Kelio et l’équipe des Laiteries Réunies ont établi un cahier des charges. Grâce à ce travail collaboratif, Madame Schmid trouve que « l’installation des terminaux s’est déroulée facilement car les techniciens nous ont très bien accompagnés notamment car ils ont tout de suite parfaitement saisi nos besoins et comment les paramétrer ». Un autre point soulevé est que « les formations dispensées étaient de qualité, elles nous ont permis d’être rapidement autonomes. L’équipe Kelio est restée à disposition également lorsque nous avons eu des questions le temps que tout soit rodé ». Sarah Schmid stipule même que « l’introduction d’un système de pointage était une nouveauté pour la majorité des collaborateurs, la fiabilité du système, ainsi que cette formation, a contribué à l’acceptation du projet. ». Par la suite, elle nous précise que « le support est top car il est très réactif. Nous faisons nos demandes en ligne sur le B-Support et nous sommes rappelés rapidement. Les personnes au support sont disponibles, compréhensives et nous avons toujours été dépannés rapidement. Pour tout ce qui est maintenance, quand il a fallu remplacer des terminaux, nous n’avons jamais dû attendre, cela a toujours été efficace ». Leur satisfaction est telle qu’ils vont aussi désormais « prendre le module pour la gestion des piquets «Planification Plus» qui nous permettra de gérer les astreintes de nos collaborateurs. En effet, certains de nos services travaillent avec un tableau Excel. Tenir à jour les astreintes est la dernière chose qui nous manquait pour que tout soit informatisé quant à la gestion des temps de travail de nos collaborateurs ». Une belle suite de collaboration que nous nous réjouissons de mettre en place lors de leur migration vers le logiciel Kelio Pro !
Nous remercions chaleureusement Sarah Schmid pour son témoignage.
Votre structure professionnelle cherche également à gagner en efficacité dans la gestion des heures de travail et absences de vos collaborateurs? Alors faites le pas et optez pour le progiciel Kelio !
