Le département des Ressources humaines partage beaucoup d’informations en interne. Au sein des entreprises actuelles organisées en plusieurs départements, garantir une bonne diffusion de l’information en interne n’est pas toujours tâche facile. Alors comment centraliser ces informations et assurer leur distribution ? Comment les RH interviennent dans ce processus ?
Une quantité importante d’informations émane du département RH. Et plus une organisation compte de collaborateurs et collaboratrices, plus la quantité d’information à traiter et administrer s’accroit. De plus, les départements d’une entreprise n’utilisent pas les mêmes outils ou processus de transmission de l’information interne, et l’on peut voir cohabiter dans une organisation plusieurs logiciels RH et systèmes de gestion des temps de travail. D’autre part, chaque service interne traite des données personnelles des salariés, il peut s’agir de gestion des temps de travail des équipes, des absences, des congés, etc., … Or ce sont ces informations qui sont nécessaires pour les fonctions RH et qu’elles ont bien souvent besoin de récupérer et centraliser.
La qualité de vie au travail et le bon fonctionnement de l’entreprise peuvent rapidement être impactés par une mauvaise communication interne.
Les processus RH d’une entreprise concernent tout le personnel
Les informations qui concernent le personnel sont très importantes car elles concernent entre-autres la gestion des temps, des plannings, des activités, … et sont des informations qui ont un impact sur la vie et les performances de l’entreprise : projets en retard, dépassement de coûts, dégradation de la productivité ou du climat social en général. La plupart du temps une mauvaise communication en interne n’est pas volontaire mais si le traitement des données reste cloisonné, les problèmes perdureront.
Depuis la mise en place du RGPD en 2018 en Europe, l’encadrement du traitement des données à caractère personnel s’est vu renforcé . Les entreprises sont donc responsables et surtout par le biais de leur département RH du bon traitement et de la protection des données relatives à leur personnel.
Un unique logiciel RH pour gérer toutes les données des collaboratrices et collaborateurs
Le cloisonnement des informations et des activités dans une organisation limite la bonne diffusion de l’information et rend d’autant plus difficile le traitement et la protection uniforme des données personnelles. Dans ce contexte, le recours à un logiciel RH est un moyen pour permettre de partager les bonnes informations avec les bonnes personnes.
Un logiciel RH est un outil collaboratif et de centralisation des données. Il est bien souvent composé de modules qui permettent de collecter et de centraliser les données RH en fonction des besoins de chaque service. Les salariés ont aussi la possibilité d’avoir un accès à leur espace personnel sécurisé pour y retrouver toutes les données qui les concernent.
Les collaborateurs et collaboratrices peuvent saisir leurs temps de travail (via le pointage sur timbreuses ou sur PC par exemple), introduire des demandes d’absence ou congés, consulter des documents RH, etc. La digitalisation de ces tâches permet une communication plus rapide avec la hiérarchie et des validations plus réactives par exemple dans le cadre des demandes de congés.
Les gestionnaires ou managers renseignent des informations qui concernent la gestion des temps et les prestations de leurs collaboratrices et collaborateurs (absences, heures supplémentaires, heures de nuit, congés, etc. …) et saisissent des informations RH pour compléter les fiches salariés, constituant le système d’information RH.
Ce système d’information RH est une base de donnée centralisée et sécurisée. Certaines de ces informations RH ne sont accessibles que par quelques personnes habilitées (niveau d’autorisation). Le manager a donc une vue sur toute son équipe et ces informations peuvent lui servir afin de mettre en place un planning avec rotations et faire en sorte de toujours avoir le personnel nécessaire à disposition. Grâce au système de droit d’accès différencié, tous les acteurs de l’entreprise n’ont pas droit d’accès aux mêmes informations.
Pour la fonction ressources humaines, la mise en place d’un logiciel RH permettra de déclencher certaines actions lorsque des informations seront ajoutées au logiciel. Par exemple, le logiciel récoltera les données sur les prestations pour les convertir en données variables de paie en vue d’établir les salaires. Le logiciel prendra alors en compte les heures supplémentaires, les absences, les congés, … et ces données seront ensuite transférées vers le secrétariat de votre choix en temps voulu afin d’effectuer la paie des salaires. Dans le cadre du logiciel Kelio, c’est le module Paylink qui permettra d’effectuer ce transfert sans ressaisie et sans risque d’erreur.
Par ailleurs, un logiciel RH permet de recueillir et d’agréger d’autres indicateurs RH et de constituer des tableaux de pilotage. Ces indicateurs peuvent concerner le climat social dans l’entreprise (fondé sur l’absentéisme, le turn-over, …). Ces indicateurs permettent aux managers et responsables d’avoir une idée de la qualité de vie au travail et de mettre en place des actions dans le but d’améliorer le bien-être dans leur entreprise.
Parce qu’il centralise les informations RH au sein d’une même base de données, un logiciel RH permet une diffusion plus fiable et plus rapide des informations en interne, mais aussi plus sécurisée en réponse aux enjeux du RGPD et de la Loi sur la protection des données (LPD). Dans une entreprise, cette fluidité participe à une meilleure visibilité en matière de gestion du temps de travail et de planification des activités, mais aussi à une meilleure implication du personnel.
La création, la gestion et le stockage sécurisé des informations RH sont des enjeux clés dans l'organisation interne d'une entreprise. Nous pouvons vous aider dans la gestion de vos informations RH grâce à notre logiciel centralisé Kelio.
