De quelle manière Kelio a accompagné orthoconcept dans sa croissance ?
Orthoconcept est la réunification des meilleurs spécialistes de l'orthopédie technique, des services de réhabilitation, de la compression médicale, ainsi que du pied et de la chaussure.
Avec plus de 50 ans d'expérience en Suisse, le groupe s'efforce chaque jour de rendre la mobilité plus facile afin de faciliter la vie des gens.
Client depuis
2019
Particularités
Croissance rapide de ses effectifs
Effectif
172 personnes réparties dans 20 succursales
Types de projet
Gestion des Temps / Gestion administrative RH
Lesly FERNANDES et Sylvain VOGEL
Responsable RH et Directeur Administratif et Financier
Le besoin initial d'orthoconcept
Lors de la sélection de leur système de gestion des temps, orthoconcept a examiné plusieurs options, mais c'est Kelio qui a retenu leur attention. Mme Lesly Fernandes, engagée au sein du groupe depuis 8 ans, a été directement impliquée dans l'implémentation de la solution Kelio. Elle nous explique :
Nous avons été séduits par le système Kelio dès notre première rencontre avec le commercial, M. Philippe Turcaud. Nous recherchions une solution intuitive qui permettrait aux employés de pointer et de proposer leurs vacances facilement, que ce soit en ligne ou via leur téléphone portable, sans avoir à passer par une timbreuse physique. Nous avons eu de bons retours de la part d'autres entreprises similaires à la nôtre qui utilisaient déjà Kelio. Cela nous a donné confiance dans le système et nous a encouragé à franchir le pas.
La problématique résolue
Le groupe orthoconcept a commencé à utiliser le système de gestion des temps Kelio en 2019 et depuis lors, ils ont constaté une amélioration significative de leur efficacité et de leur productivité dans le domaine des RH. Avant d'adopter Kelio, les entités du orthoconcept utilisaient des fiches d'heures en papier et des tableaux Excel pour gérer les temps de travail et les demandes d'absences. Avec l'augmentation du nombre d’employés et la nécessité de centraliser les données RH, il est devenu évident que le groupe devait trouver une solution plus efficace et automatisée. Mme Fernandes nous explique :
Retranscrire les informations des fiches d'heures sur les tableaux Excel était chronophage et propice aux erreurs. De plus, il était difficile pour les employés de suivre leurs soldes d'heures en temps réel. Nous avions besoin d'un système centralisé et facilement accessible pour simplifier ces processus et la gestion des absences.
M. Vogel, Directeur Administratif et Financier depuis plus de 2 ans, ajoute :
« Avec la croissance de notre entreprise multipliant par quatre nos effectifs en quelques années, il était crucial d'avoir un système accessible partout, en particulier pour les employés en déplacement. »
Quels avantages tire orthoconcept de son utilisation de Kelio ?
Depuis l'adoption de Kelio, orthoconcept a constaté de nombreux avantages dans la gestion du temps de travail et des absences. M. Vogel partage :
Kelio nous a permis de gagner un temps précieux en automatisant de nombreuses tâches manuelles. Les employés peuvent désormais pointer leurs heures de travail et leurs absences en quelques clics, ce qui simplifie grandement le processus.
La responsable RH complète :
« De plus, nous avons une vue d'ensemble en temps réel de l'ensemble des données RH. Cela facilite le reporting ainsi que le suivi des indicateurs RH, comme par exemple le taux d’absentéisme. Ces statistiques importantes sont facilement téléchargeables et c’est d’autant plus important d’avoir une vision globale sur ce qui se passe, vu que nous sommes un groupe de 172 employés aujourd’hui ».
Est-ce que la mise en place de la solution Kelio s’est facilement déroulée ?
L'implémentation de Kelio chez orthoconcept s'est déroulée de manière fluide et efficace. La responsable des RH explique :
Nous avons bénéficié d'un accompagnement personnalisé de la part des équipes Kelio tout au long du processus. Votre formatrice, Mme Valérie de Matos, nous a aidé à configurer le système selon nos besoins spécifiques, tels que les différents types d'absences et les règles de gestion du temps. C’était très appréciable d’avoir le support de Mme De Matos qui donnait ses conseils en fonction de son expérience (…). C’était vraiment un bel échange et pas juste « je vous mets en place quelque chose et débrouillez-vous » car on approfondissait les sujets pour trouver des solutions.
Quelles perspectives d'expansion en Suisse alémanique ?
Orthoconcept envisage d'étendre l'utilisation de Kelio aux dernières sociétés ayant rejoint leur groupe qui se situent dans la partie alémanique de la Suisse. Le Directeur Administratif et Financier déclare :
Nous sommes très satisfaits des résultats que nous avons obtenus jusqu'à présent avec Kelio. Notre prochaine étape consiste à étendre l'utilisation du système à nos sites situés dans la partie germanophone de la Suisse. Cela nous permettra d'uniformiser nos processus RH et de bénéficier des mêmes avantages d'efficacité, d'automatisation et de communication améliorée dans l'ensemble de notre organisation.
En élargissant l'utilisation de Kelio à ces sites supplémentaires, orthoconcept vise donc à harmoniser ses pratiques de gestion des présences et absences, tout en favorisant une collaboration équitable et efficace entre les différentes équipes. Cette expansion permettra également de centraliser les données RH au sein de l'entreprise, facilitant ainsi la prise de décisions stratégiques basées sur des informations fiables et en temps réel. Le logiciel de gestion du temps étant parfaitement multilingue l’intégration de la langue allemande ne sera pas un frein au déploiement de Kelio en Suisse-allemande.
Orthoconcept et Kelio : une collaboration fructueuse pour une gestion administrative RH optimale
L'expérience d'orthoconcept avec Kelio leur a permis d’avoir une meilleure efficacité, mettre en place une automatisation des processus ainsi qu’une communication améliorée avec les employés. En choisissant le logiciel de gestion du temps Kelio, orthoconcept a trouvé une solution flexible et adaptée à ses besoins spécifiques, contribuant ainsi à optimiser la gestion administrative RH, notamment des temps et des absences, au sein du groupe. Avec des perspectives d'amélioration continue, orthoconcept est prêt à tirer pleinement parti des avantages offerts par Kelio dans ses opérations quotidiennes. Du côté de Kelio, c’est un plaisir de pouvoir collaborer avec des personnes impliquées telle que Mme Fernandes qui, grâce à son professionnalisme et l’intérêt porté à la bonne exécution de ses tâches, a rendu l’intégration du logiciel aisée. Nous la remercions, ainsi que son directeur, et nous réjouissons de continuer à grandir avec leur structure professionnelle.
Les solutions installées
Les + d'un logiciel RH
- Harmonisation des processus de gestions des présences et absences
- Centralisation des données RH facilitant l’accès à un annuaire notamment
- Simplicité pour les utilisateurs et utilisatrices, y compris ceux et celles en déplacement
D'autres témoignages
