Comment utiliser un système unique de contrôle d’accès biométrique pour timbrer ses heures et gérer ses accès ?
L’administration de Cologny engage 45 collaboratrices et collaborateurs sur 3 sites différents mais gère également une salle communale ainsi que d’autres bâtiments. Ils déploient une solution 2 en 1 comprenant la gestion du temps de travail combinée au contrôle d’accès grâce à 35 lecteurs de contrôle d’accès biométriques qui peuvent être activés à l’aide d'empreintes digitales ou de badges.
Charmante commune suisse située au bord du lac Léman dans le canton de Genève, Cologny compte près de 6000 habitants. Le secrétaire général ainsi que le responsable du service d’information documentaire et informatique nous ont accueillis afin que nous puissions discuter des raisons qui les ont amenés à choisir le logiciel Kelio.
Client depuis
2016
Particularités
Le personnel peut ouvrir des portes et timbrer grâce à leur empreinte digitale
Effectif
45 collaborateurs et collaboratrices
Types de projet
Gestion des Temps et Activités / Contrôle d’Accès Biométrique
Responsable informatique
Le besoin initial de la Commune de Cologny
Avant d'opter pour les solutions Kelio en 2016, la commune disposait déjà d'un programme de Gestion des Temps et Activités combiné au Contrôle d'Accès, devenu obsolète. Après une étude de marché et un appel d'offres, le choix s'est porté sur Kelio.
La renommée européenne de Kelio qui possède un ancrage régional avec sa filiale suisse, a représenté un point rassurant au regard des connaissances sur la législation en vigueur dans le monde du travail. L’ergonomie agréable du logiciel a joué également en la faveur de notre société ainsi que l’interactivité de nos terminaux qui leur permet de se passer totalement du papier.
La problématique résolue
Avec Kelio, les processus de gestion des congés et absences sont désormais entièrement informatisés, éliminant ainsi le recours au papier et les saisies manuelles.
Pour aller encore plus loin dans la dématérialisation, grâce à l’utilisation de la biométrie, il n’y a même plus besoin de badge physique. De plus, les collaborateurs peuvent faire leurs demandes d'absence directement depuis les terminaux. Ils peuvent également faire des demandes de télétravail en ligne via leur portail RH. Ces demandes sont validées par le chef de service et ils timbrent par la suite sur ce même portail web.
Les responsables d’équipe quant à eux, peuvent voir les absences planifiées et ont donc plus de visibilité lors de la gestion de la planification. Les ressources humaines sont plus efficientes notamment grâce à la possibilité de valider par workflows et la réalisation de statistiques pertinentes générées au travers de reporting RH à destination du Conseil administratif de la Commune. Finalement, l’administration a la possibilité d’envoyer des décomptes horaires mensuels par email automatisé et la réception a plus de visibilité sur les absents et présents, ce en temps réel.
Comment le déploiement de Kelio a transformé la Gestion du Temps et de l'Accès à la Commune ?
Le déploiement de Kelio a été un processus complexe pour la commune. La transition entre l'ancien système et le nouveau a exigé une coordination minutieuse, bien gérée par l'équipe de Kelio Suisse. Plusieurs étapes ont été nécessaires, notamment la mise en place de la gestion du temps de travail et de l'accès bâtiment par bâtiment.
La personnalisation précise du paramétrage de Kelio s'est révélée cruciale pour répondre aux besoins spécifiques de la commune, permettant une gestion du temps minutieuse et automatisée. Le changement de système a été géré méthodiquement, en commençant par l'information, la consultation et la formation des responsables de service, puis par l'ouverture à l'ensemble du personnel et à la réception pour une meilleure communication d'informations.
Les avantages d’utiliser la biométrie pour gérer les accès et les heures de travail de ses collaborateurs et collaboratrices
« C’est plus difficile de perdre son doigt que son badge et aussi, nous évitons la démagnétisation des cartes. À l’ère du digital, c’est selon nous un critère de choix. » Responsable informatique
En période de pandémie, l'utilisation du badge et de la biométrie (empreinte digitale) était possible, mais le badge était préféré. Après la pandémie, la biométrie a été privilégiée car elle entraîne moins de problèmes de pointage manqué. Quatre personnes rencontrent des difficultés avec la biométrie : une a un doigt trop petit et doit utiliser le pouce, tandis que les autres travaillent dans des secteurs (agriculture et médical) où l'empreinte digitale est souvent altérée. Il faut s'habituer à l'utilisation de la biométrie, surtout à l'extérieur où les conditions peuvent être plus difficiles
Les progrès technologiques sur les smartphones ont facilité l'acceptation de cette méthode pour la gestion du temps de travail, car nous sommes déjà habitués à déverrouiller nos téléphones avec notre doigt ou notre visage.
Secrétaire général
Quels conseils la Commune de Cologny donne-t-elle aux futurs managers de Kelio ?
Le secrétaire général ainsi que le responsable informatique ont tous les deux insisté sur les nombreux bénéfices d’avoir un accompagnement client plus poussé avec un consultant Kelio au début de l’installation d’un projet. Le secrétaire général nous explique :
Les 3 premières années c’est important d’avoir un suivi, refresh et des optimisations des bonnes pratiques. Dernièrement, nous avons eu toute une nouvelle série de directives et à l’aide de votre support, nous avons pu régler un certain nombre de choses pour optimiser le paramétrage, notamment la gestion des nouveaux horaires. Cela nous a permis de faire au plus juste mais aussi au plus près des possibilités qu’offre votre programme Kelio par rapport à nos besoins.
Le responsable informatique complète :
« La gestion des piquets neige a été imaginé par la suite de l’intégration du système Kelio et nous avons pu la paramétrer dans une de ces séances de début d’année avec un de vos consultants. Nous avons aujourd’hui grâce à lui quelque chose de très simple et efficace. »
Un autre point qui a été développé conjointement est la visibilité du personnel encore présent sur site, avant la mise en alarme des bâtiments à l’aide d’un terminal connecté à une tablette qui se met à jour automatiquement.
Est-ce que l’offre du support en ligne de Kelio est efficiente ?
Lorsque nous abordons l’appréciation de notre outil d’aide en ligne B-Support, le responsable informatique relate :
J’apprécie que nous puissions poser nos questions avec des annexes et lorsque nous avons un interlocuteur au téléphone : il est prêt. En fonction de ma demande, je vois très bien que je n’ai pas forcément le même interlocuteur et que pour les questions générales, j’ai souvent le même. Le désavantage vu que c’est en ligne, je ne connais pas les gens que j’ai au bout du fil mais la réactivité et l’efficacité sont au rendez-vous. Le délai de temps de résolution est tout à fait acceptable. En effet, c’est maximum 3h et la plupart du temps, si nous dépassons ce délai, cela vient plutôt de notre part et dans la demi-journée nous sommes de toutes façons recontacté.
Les + d'un logiciel RH et Accès combiné
- Centralisation des données : un seul système gère à la fois les horaires et les accès aux locaux
- Lecteurs polyvalents : ils permettent de personnaliser les droits d'accès, de gérer les salles et de pointer les heures de travail
- Expérience employé optimisée : un accès simple à leurs informations et à leur organisation professionnelle
