Comment le cabinet d'Urologie Nordwestschweiz a optimisé la gestion du temps de ses employées grâce à Kelio ?
Le cabinet d’Urologie Nordwestschweiz est une structure médicale de premier plan avec quatre sites : à Bâle, Liestal, Rheinfelden et Rheinach.
Comptant 6 médecins, 5 assistantes médicales et 2 infirmières, le cabinet se distingue par son engagement à fournir des soins de haute qualité et une gestion efficace.
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Client depuis
2022
Particularités
Utilisation de Kelio uniquement sur des Mac & des Smartphones
Effectif
7 personnes qui timbrent
Type de projet
Gestion des Temps & absence
Evelyn Kungler
Coordinatrice du cabinet et assistante médicale principale
Le besoin initial du cabinet d’Urologie Nordwestschweiz
Avant l'adoption de Kelio, le cabinet utilisait une méthode manuelle pour la gestion du temps, comme l'explique Evelyn Kungler, la coordinatrice et l’assistante médicale principale du cabinet:
Avant de commencer à travailler ici, tout était noté à la main. Chacune inscrivait ses heures sur une feuille de papier. Cela était ensuite transféré sur une liste Excel©.
Ce système archaïque posait plusieurs problèmes, notamment en termes de suivi des jours de congé et des heures supplémentaires. Mme Kungler souligne :
"Quand je suis arrivée, j'ai constaté qu’il y avait des erreurs et que cela ne fonctionnait tout simplement pas, notamment en ce qui concerne les jours de congé et les heures supplémentaires."
La problématique résolue
Grâce à Kelio, le cabinet a pu moderniser et simplifier sa gestion du temps, offrant ainsi une meilleure expérience à ses employées et une efficacité accrue dans ses opérations RH quotidiennes. La coordinatrice remarque que "mes collaboratrices sont très satisfaites de pouvoir tout faire via leur téléphone portable et de ne plus être obligées de courir vers moi à chaque fois" soulignant ainsi l'impact positif du système sur la gestion et la satisfaction des employées.
Kelio répond parfaitement aux besoins du cabinet, il offre même plus de fonctionnalités que nécessaires pour notre petite structure.
Quels sont les avantages du timbrage virtuel ?
L'un des principaux avantages de leur utilisation de Kelio est la saisie virtuelle, Mme Kungler nous explique pourquoi :
j'ai opté pour la saisie virtuelle pour pouvoir être plus rapide et moderne qu’auparavant avec notre système fonctionnant avec des papiers.
Grâce au pointage virtuel, les employées peuvent saisir leurs heures directement via leur téléphone portable, réduisant ainsi les erreurs et le stress lié à la gestion manuelle.
La coordinatrice ajoute : "Mes collaboratrices ont Kelio sur leur téléphone et peuvent entrer elles-mêmes leur temps. Si elles oublient, elles peuvent le rajouter après."
La possibilité de saisir les heures de travail en temps réel ou de les corriger ultérieurement a considérablement amélioré la précision et la flexibilité du suivi du temps. En outre, les employées peuvent facilement demander des congés en ligne et donc depuis chez elles hors des heures de travail par exemple. Cela simplifie également le processus de gestion des absences :
"Il y a aussi un gros avantage pour la planification. Les employées peuvent demander depuis leur Smartphone, par exemple, si elles peuvent avoir telles périodes de vacances et de mon côté, je peux simplement appuyer rapidement sur « OK » ou « Pas OK.» "
Pourquoi choisir un logiciel RH en mode Cloud/ SaaS ?
Le cabinet a opté pour la solution Cloud de Kelio en raison de l'utilisation exclusive de Mac au sein du cabinet. La coordinatrice nous détaille que :
Nous avons opté pour la solution Cloud car nous n'avons que des Mac et c’était donc l’option la plus logique dans notre cas de figure.
En effet, le mode SaaS assure une compatibilité optimale et une facilité d'accès, permettant à l'équipe de travailler de manière fluide et sans interruption. Le passage au Cloud a également éliminé la nécessité de maintenir des infrastructures matérielles complexes qu’il faudrait tenir à jour soi-même, offrant ainsi une solution plus sûre et plus facile à gérer.
Quelle est la qualité des services proposés par Kelio Suisse ?
Mme Kungler est très satisfaite de la qualité des services proposés par Kelio Suisse, que ce soit au niveau commercial, de la formation ou même du support.
Jusqu'à présent, je suis très satisfaite de la formation et du support. Je ne peux rien dire de négatif à ce sujet.
L'accompagnement personnalisé et la réactivité de l'équipe Kelio Suisse ont permis une intégration réussie du système au sein du cabinet. Notre cliente souligne également l'efficacité de la planification multi-sites, qui a été facilitée par la couleur codée pour chaque site, simplifiant ainsi la gestion des présences.
Les solutions installées
Les + d’un logiciel en gestion du temps et des absences
- Modernisation de la gestion du temps avec une saisie précise sur téléphone portable
- Compatibilité parfaite avec les Mac garantissant un accès fluide
- Simplification des processus administratifs grâce à l’autonomisation des employées
