Que choisir pour la gestion de plannings : Excel© ou logiciel de planification ?

Quelles sont donc les principales inquiétudes des utilisateurs ? Et inversement, à quels avantages les organisations peuvent-elles s'attendre ? Les logiciels de planifications peuvent-ils améliorer l’efficience et le respect des contraintes légales au sein d'une entreprise ? Le développement des modes d’organisation des entreprises ne rend-il pas inévitable l'utilisation de logiciels de planification ?

Peut-on gérer la totalité de la planification avec Excel© ?

Actuellement, beaucoup d'entreprises utilisent encore des feuilles Excel© pour planifier l’organisation du travail dans chacun de leurs services. Cependant, ce genre d'organisation peut parfois manquer de centralisation et de partage des informations. Malgré leurs connaissances de l'outil, les collaborateurs ne travaillent jamais en commun sur le fichier Excel©.

Plus ce fichier est modifié, plus le risque d'erreur augmente. De plus, un fichier Excel© ne peut être considéré comme « valide » que par sa date d’enregistrement : il n'y a aucune garantie qu'une version plus récente n'existe pas déjà.

L'inadéquation d'Excel© par rapport aux besoins des entreprises aujourd'hui est par ailleurs confirmée dans une étude européenne du cabinet de conseil Bearing Point, qui porte sur l'aspect de la gestion de la demande dans la planification. On observe également que seules 42% des personnes interrogées estiment qu'Excel© est adapté pour répondre aux besoins de planification.

Logiciels de planification : pourquoi les collaborateurs hésitent à franchir le pas ?

Certains fichiers Excel© peuvent paraître incroyablement complexes pour beaucoup de collaborateurs. Sans les managers et chefs d'équipes, habitués à gérer ce genre de fichiers, beaucoup ne seraient pas capables de s'y retrouver. Les fichiers Excel© peuvent donc parfois représenter une forme de pouvoir pour ceux qui les gèrent : ils sont devenus des vrais « maîtres » du planning !

Par conséquent, on comprend que certains peuvent se sentir dépaysés par l'utilisation d'un outil de planification centralisé. D'autres pourraient craindre de ne plus pouvoir obtenir leur représentation spécifique du planning, comme via Excel©.

Avec un logiciel de planification, ceux qui s'occupent de l'organisation de leur entreprise doivent s'adapter à des outils plus structurants, ce qui les oblige à modifier leur façon de travailler.
Il est donc nécéssaire d'avoir un bon accompagnement du changement dans l’entreprise ; cela implique une période de formation pour les collaborateurs, pour les aider à prendre en main le logiciel et à adopter une méthodologie commune.

Quels sont les avantages que l'on peut attendre d’un logiciel de planification ?

Les logiciels de planification offrent de nombreux avantages, notamment :

• Un accès à un planning mis à jour en temps réel
• Une diffusion sur des supports multiples : PC, tablette, smartphone
• Une meilleure lisibilité pour toute l'entreprise

Cédric Lampin, responsable marketing de la gamme Kelio, rappelle que leurs principaux atouts sont la gestion et le respect des obligations légales, que ce soient en matière d’organisation du travail ou de son contrôle.

À ce titre, les logiciels de planification sont donc vecteurs de « progrès social ».

Une planification plus flexible du travail rendue possible par une meilleure collaboration

L’entreprise, pour répondre à l’évolution des attentes salariales en matière de management ou d’interactions sociales, est poussée à réévaluer ses modes d’organisation.

Prenons un premier exemple : un manager doit échanger les plannings de M. Durand et de M. Dupont. Comment peut-il informer rapidement de ces changements ? Excel© ne peut pas communiquer avec des outils de messagerie. En revanche, le logiciel de planification a accès aux données RH de son entreprise ; il peut donc directement envoyer un sms aux deux collaborateurs concernés.

Prenons un autre exemple : un salarié doit aller à un rendez-vous médical à 15h alors qu’il travaillera l'après-midi la semaine à venir. Il prévient son chef de service qu'il souhaite échanger son planning de la journée avec celui d’un de ses collègues.
Si son chef utilise Excel©, et qu'il gère à lui seul le planning de plus de 100 personnes, il devra tout réorganiser et risque de ne pas accepter la demande du salarié. En revanche, avec un logiciel de gestion des temps Kelio, outil de gestion plus simple et centralisé, un salarié pourra demander directement à échanger son planning avec un collègue.

Après vérification des contraintes légales pour les deux salariés, du coût généré pour l'entreprise et de la cohérence de l’échange, cette demande pourra être validée. Le salarié pourra pratiquement régler son problème lui-même via son smartphone !

Des logiciels de planification au service de la qualité de vie au travail (QVT)

De nombreuses entreprises utilisent une solution de planification centralisée et structurée pour pouvoir servir leurs objectifs de croissance, selon les éditeurs de solutions de gestion de temps.

Mais de nouvelles exigences émergent. Cédric Lampin constate que la QVT et l’équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle s'intègrent de plus en plus dans l’organisation du travail.

Réduire les coûts, garantir le respect des obligations légales, fluidifier le process, réactivité et proactivité : les logiciels de planification sont un atout important pour les organisations.
Ils participent à l'aspect collaboratif et engagé souhaité par les collaborateurs en simplifiant la mise en place du temps choisi au sein de l’entreprise, et forment un élément majeur qui contribue à la rétention des talents. À l’ère du « smart working », ils accompagnent l'évolution des systèmes de management dans les entreprises.