3 étapes clés pour réussir le parcours d’intégration d’un nouveau collaborateur

Selon une enquête menée chez nos voisins français, près de 33% des démissions des cadres seraient la conséquence néfaste d’une mauvaise intégration. De plus, 65% de ces démissions se dérouleraient durant les 6 premiers mois de la prise de fonction . Or ce constat peut aussi s’appliquer en Suisse et surtout, il ne concerne pas seulement les cadres. En effet, l’ensemble du personnel a vécu plus ou moins bien leurs premiers jours au sein de la structure. Dans ce contexte, l'onboarding devient une étape cruciale dans la performance de l'entreprise. Nous vous décrivons 3 étapes à considérer pour structurer et réussir l'intégration de vos nouvelles recrues :

Première étape : Améliorez votre processus d'intégration grâce au pré-onboarding

L'accueil et l'intégration d'un nouveau collaborateur ne se limitent pas à son premier jour de travail. Dans certaines entreprises, ce processus commence dès les premières étapes du recrutement. Cependant, pour nous, il s'agit davantage de l'expérience candidat qui, bien qu'elle renforce l'image de marque employeur et favorise ainsi l'intégration, ne fait pas partie intégrante de l'onboarding.

Dans notre entreprise, nous privilégions de distinguer l'expérience vécue par le candidat durant le processus de recrutement et la phase de préparation à l'intégration du nouvel employé.

À partir de quel moment le pré-onboarding commence-t-il ?

Le processus de pré-onboarding doit commencer dès la sélection du nouveau collaborateur et son passage de "candidat" à "futur embauché", pour ensuite se prolonger jusqu'à son premier jour de travail.

Effectivement, il arrive fréquemment qu'il se passe plusieurs semaines entre la fin du processus de recrutement et le début de la prise de fonction du nouvel employé. Pendant cette période, certains candidats peuvent perdre leur motivation et se désengager du poste.

Pour atténuer cette possibilité, le pré-onboarding est une technique simple mais efficace pour aider les nouveaux employés à se sentir intégrés et engagés au sein de l'entreprise avant même leur premier jour de travail.

De quoi est composé le processus de pré-onboarding ?

Le pré-onboarding est une phase où l'entreprise établit les premiers échanges avec son nouveau collaborateur mais encourage aussi les échanges avec son futur manager.

Pour ce faire, il est nécessaire de diviser le pré-onboarding en plusieurs parties distinctes.

L’ASPECT ADMINISTRATIF

Que cela soit au travers de votre logiciel de RH ou directement par e-mail, vous devez collecter toutes les informations administratives nécessaires pour rédiger le contrat de travail et créer le dossier du personnel de votre collaborateur ou votre collaboratrice.

Avant l'arrivée de votre nouvelle recrue, vous pouvez lui envoyer un pack de bienvenue contenant des cartes de visite et des objets promotionnels de l'entreprise, tels qu'un tapis de souris, une tasse, des crayons, etc. pour lui donner un sentiment d'appartenance et d'intégration.

L’ASPECT DE MISE EN RELATION

L'arrivée dans une nouvelle entreprise peut être stressante pour les salariés et entraîner des appréhensions qui nuisent à leur intégration : changement d'habitudes, nouveaux collègues, etc.

Pour en atténuer l’impact, le pré-onboarding est l’opportunité de nouer les premiers liens avec le collaborateur. Cela peut se faire par exemple par un entretien téléphonique pour confirmer les détails de son arrivée et aborder les sujets qui pourraient être source d'inquiétude tels que le temps de trajet, l'accès aux locaux, la tenue vestimentaire, etc.

Il est recommandé de demander au manager direct de l’employé de se présenter et de présenter également l'organisation du service et les fonctions qu'il occupera. En tant que responsable des RH, vous pouvez également rappeler cette tâche au manager direct en utilisant une liste de tâches de pré-onboarding personnalisées selon les besoins de votre structure et partagée avec tous les autres managers.

L’ASPECT INFORMATIF

Si votre structure en possède, il peut être bénéfique de fournir l'accès à des modules de formation interne en e-learning et/ou un livret d'accueil sous format digital à la personne en cours d'intégration. De plus, informez-la des possibilités de restauration au sein de l'entreprise ou à proximité.

Plus vous fournissez à la collaboratrice ou au collaborateur des informations pratiques sur son quotidien au sein de l'entreprise, plus elle ou il aura le sentiment d'appartenir à votre société dès le début.

Deuxième étape : Anticiper et structurer l’onboarding

Comme nous venons de le démontrer, le pré-onboarding est un élément clé de l'intégration d'une nouvelle recrue, mais vous ne pourrez tout de même pas échapper à la préparation de l'onboarding.

Préparer l’arrivée de l’employé au préalable

Pour optimiser la réussite de votre onboarding, il est nécessaire de préparer l'arrivée du collaborateur non seulement sur le plan administratif grâce au pré-boarding, mais également sur le plan organisationnel et humain.

Assurez-vous que l’employé disposera de tout le matériel nécessaire pour son premier jour en vérifiant en amont que tout soit en ordre concernant: le badge d'entreprise, l’ordinateur, le code d’accès, l’éventuelle carte de restauration et les autres éléments indispensables. Ces éléments doivent être préparés au préalable par les différents services de votre entreprise et leur configuration peut prendre du temps. Vous pouvez utiliser des solutions RH comme le logiciel Kelio pour configurer des processus collaboratifs et alerter chaque intervenant en temps voulu de ses tâches à accomplir, afin que le matériel soit prêt le jour de l'arrivée du collaborateur ou de la collaboratrice. En offrant un accueil efficace, votre nouvelle recrue se sentira accueillie et appréciée, ce qui renforcera son engagement et sa motivation dès les premières heures dans l'entreprise.

Pensez également de communiquer aux différents services le nom, le rôle et la date d'arrivée de la nouvelle recrue en utilisant des supports de communication tels que l’intranet de l’entreprise ou un portail RH.

Pour faciliter un peu plus son intégration, désignez un référent qui pourra répondre à ses questions et l'aider à se présenter de manière informelle à ses collègues.

Mettre en place un programme d'intégration varié pour les premières journées

Afin que son arrivée et que ses premiers jours, voire premières semaines, soient les plus rassurants possibles, pensez à élaborer son programme sur cette période.

Pour sa première journée, organisez un petit déjeuner d'accueil avec le service RH, son mentor d’intégration, son manager et les membres de son service pour une entrée en matière réussie pour tous.

Après cela, vous pouvez conclure toute la partie administrative et contractuelle de la relation de travail lors d'un entretien avec le salarié, si cela n'a pas été possible en amont. Ensuite, invitez le référent d'intégration à dîner avec la nouvelle collaboratrice ou le nouveau collaborateur, et pourquoi pas quelques-uns de ses collègues.

Profitez de l'après-midi pour faire découvrir les locaux et les processus de l'entreprise au nouvel employé, tels que les congés, les formations, la sécurité, etc.

Durant les premières semaines, il sera primordial de suivre et d’organiser les différentes étapes d’intégration de votre employé. En ce sens, vous pourrez :

• Planifier des entretiens entre son responsable, son référent RH et lui ou elle pour définir les objectifs qu’il ou elle devra remplir et lui faire savoir précisément sur ses tâches.
• Planifiez une visite des différents services et offrez-lui l'opportunité de travailler temporairement dans ces services clés pour mieux appréhender les activités et l'importance de chaque poste dans l'entreprise.
• Lui faire assister à des webinars de présentation et/ou des sessions de formation interne
• Programmer des points d'avancée régulièrement avec son responsable pour suivre son intégration et assurer une prise de poste efficace.
• Veiller à créer des instants favorables de rencontre entre le collaborateur ou la collaboratrice et l’ensemble des équipes composant l’entreprise ou même entre onboardés afin que les nouveaux et nouvelles membres du personnel puissent échanger entre eux et elles sur leurs expériences et impressions.

Troisième étape : Penser l’onboarding sur le long terme

Il ne faut pas considérer l'onboarding comme une étape de quelques jours ou semaines seulement. Une intégration réussie nécessite du temps et en tant que responsable RH, vous devez en assurer la coordination.

Pour ce faire, fixez des rendez-vous réguliers entre le nouvel employé et le service des ressources humaines afin qu'il puisse partager ses retours, bons ou mauvais, sur son processus d'intégration.

Planifiez des réunions régulières entre le service RH et le manager de l'employé onboardé pour évaluer son intégration. Encouragez le manager à effectuer des points informels avec l'employé pour évaluer ses progrès et/ou fournir un soutien supplémentaire si nécessaire.

Pour terminer, il est essentiel d'avoir une date butoir pour le parcours d’intégration du nouvel employé. Ainsi, vous pouvez demander à l'onboardé de produire un rapport résumant son parcours d'intégration. Ce rapport vous permettra d'évaluer l'efficacité du processus d'onboarding et de l'améliorer si nécessaire.