Wie hat die Urologiepraxis Nordwestschweiz dank Kelio das Zeitmanagement ihrer Mitarbeitenden optimiert?
Die Urologische Praxis Nordwestschweiz ist eine führende medizinische Einrichtung mit vier Standorten: in Basel, Liestal, Rheinfelden und Rheinach.
Mit 6 Ärzten, 5 medizinischen Fachangestellten und 2 Krankenschwestern zeichnet sich die Praxis durch ihr Engagement für eine qualitativ hochwertige Versorgung und ein effizientes Management aus.
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Kunde seit
2022
Spezielles
Kelio nur auf Macs und Smartphones
Personal
7 Personen, die stempeln
Projekttyp
Zeit- & Abwesenheitsmanagement
Evelyn Kungler
Praxiskoordinator und Oberarzthelferin
Der anfängliche Bedarf an Urologie Nordwestschweiz
Vor der Einführung von Kelio nutzte das Büro eine manuelle Methode zur Zeiterfassung, wie Evelyn Kungler, die Koordinatorin und leitende medizinische Assistentin der Praxis, erklärt:
Bevor ich hier angefangen habe zu arbeiten, wurde alles von Hand notiert. Jede schrieb ihre Stunden auf ein Blatt Papier. Diese wurden dann in eine Excel©-Liste übertragen.
Dieses veraltete System verursachte mehrere Probleme, insbesondere bei der Verfolgung von Urlaubstagen und Überstunden. Frau Kungler betont:
"Als ich ankam, stellte ich fest, dass es Fehler gab und dass es einfach nicht funktionierte, insbesondere was die Urlaubstage und Überstunden betraf."
Das Problem gelöst
Dank Kelio konnte das Büro seine Zeitverwaltung modernisieren und vereinfachen, was zu einer besseren Erfahrung für seine Mitarbeiterinnen und einer gesteigerten Effizienz in den täglichen HR-Operationen führte. Die Koordinatorin bemerkt, dass "meine Mitarbeiterinnen sehr zufrieden sind, alles über ihr Handy erledigen zu können und nicht mehr jedes Mal zu mir rennen zu müssen", was die positive Auswirkung des Systems auf die Verwaltung und die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen unterstreicht.
Kelio perfekt auf die Bedürfnisse des Büros zugeschnitten ist und sogar mehr Funktionen bietet, als für unsere kleine Struktur notwendig sind.
Was sind die Vorteile des virtuellen Stempelns?
Einer der Hauptvorteile des Einsatzes von Kelio ist die virtuelle Datenerfassung, erklärt Frau Kungler, warum:
Ich habe mich für die virtuelle Datenerfassung entschieden, um mit unserem papierbasierten System schneller und moderner zu sein als zuvor.
Mit der virtuellen Zeiterfassung können unsere Mitarbeiterinnen ihre Stunden direkt über ihr Mobiltelefon eingeben, wodurch Fehler und der Stress der manuellen Verwaltung reduziert werden.
Die Koordinatorin fügt hinzu: "Meine Mitarbeiter haben Kelio auf ihren Handys und können ihre Zeit selbst eingeben. Wenn sie es vergessen, können sie es später hinzufügen."
Die Möglichkeit, Arbeitszeiten in Echtzeit einzugeben oder später zu korrigieren, hat die Genauigkeit und Flexibilität der Zeiterfassung deutlich verbessert. Darüber hinaus können Mitarbeiter beispielsweise ausserhalb der Arbeitszeit ganz einfach online und damit von zu Hause aus Urlaub beantragen. Das vereinfacht auch den Prozess des Abwesenheitsmanagements:
"Auch für die Planung ergibt sich ein grosser Vorteil. Mitarbeiter können zum Beispiel von ihren Smartphones aus fragen, ob sie bestimmte Urlaubszeiten haben können und ich kann auf meiner Seite einfach schnell auf "OK" oder "Nicht OK" drücken."
Warum sollten Sie sich für Cloud/SaaS-HR-Software entscheiden?
Das Unternehmen entschied sich für die Cloud-Lösung von Kelio, weil das Unternehmen ausschliesslich Macs verwendet. Die Koordinatorin erklärt:
Wir haben uns für die Cloud-Lösung entschieden, weil wir nur Macs haben und es daher in unserem Fall die logischste Option war
Denn der SaaS-Modus sorgt für optimale Kompatibilität und einfachen Zugriff, sodass das Team reibungslos und ohne Unterbrechung arbeiten kann. Der Umstieg auf die Cloud hat auch die Notwendigkeit beseitigt, komplexe Hardware-Infrastrukturen zu unterhalten und selbst zu aktualisieren, und bietet somit eine sicherere und leichter zu verwaltende Lösung.
Wie ist die Qualität der von Kelio Schweiz angebotenen Dienstleistungen?
Frau Kungler ist sehr zufrieden mit der Qualität der von Kelio Schweiz angebotenen Dienstleistungen, sei es in Bezug auf Verkauf, Schulung oder auch Support.
Bisher bin ich sehr zufrieden mit der Ausbildung und Betreuung. Ich kann nichts Negatives darüber sagen.
Die persönliche Unterstützung und Reaktionsfähigkeit des Kelio-Schweiz Teams ermöglichte eine erfolgreiche Integration des Systems in er Praxis. Unser Kunde hebt auch die Effizienz der Standortplanung hervor, die durch die Farbcodierung für jeden Standort erleichtert wurde, was das Anwesenheitsmanagement vereinfacht.
Die installierten Lösungen
Das + einer Zeit- und Abwesenheitsmanagement-Software
- Modernisierung der Zeiterfassung mit präziser Eingabe über das Mobiltelefon
- Perfekte Kompatibilität mit Macs, die einen reibungslosen Zugriff gewährleisten
- Vereinfachung der Verwaltungsprozesse durch die Selbstständigkeit der Mitarbeiterinnen
