Comment gagner en efficacité à l’aide d’une seule solution combinant la gestion du temps et le contrôle d’accès ?
Rollvis est une entreprise suisse spécialisée dans la fabrication de vis à rouleau satellite depuis 1970.
Leurs produits sont utilisés par les constructeurs automobiles du monde entier. Du secteur médical en passant par l’armement ou encore l’aérospatial, de nombreux domaines recourent à la précision et à la résistance de leurs vis.
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Client depuis
2022
Particularités
Les mêmes badges sont utilisés pour le timbrage, l'accès au bâtiment et l'achat de boissons.
Effectif
58 personnes
Type de projet
Gestion des Temps & Contrôle d’Accès
Jocelyne CHRISTOL et Claude BIENFAIT
Responsable RH-Comptabilité et Directeur
Le besoin initial de Rollvis
Rollvis avait besoin d'une solution de gestion du temps et de contrôle d'accès adaptable à leur taille et à leurs besoins spécifiques. Jocelyne Christol, responsable RH et comptable nous explique que leur ancien système était dépassé et peu flexible. C’est pourquoi, Mme Christol a rapidement pris contact avec le service commercial de Kelio :
"Avant, nous utilisions un autre système de gestion du temps. Il était dépassé et vraiment pas aussi souple et pratique d'utilisation. J'ai préféré, après avoir regardé les avantages et les coûts, de complètement changer de logiciel. J’avais déjà utilisé Kelio dans mes entreprises précédentes. Connaissant les possibilités du logiciel et l’équipe depuis 10 ans, il était naturel pour moi de migrer sur Kelio."
Elle précise que :
"Je voulais quelque chose qui soit vraiment modulable au cas par cas. Il me fallait un logiciel pouvant m’offrir une gestion adaptée à chaque cas de figure mais également fiable avec lequel, quand je rentre dedans, je sais que je vais avoir toutes mes réponses. Grâce à Kelio, c’est le cas car je n'ai plus de documents à aller chercher ailleurs."
La problématique résolue
Grâce à l'utilisation du logiciel Kelio, Rollvis a résolu plusieurs problématiques liées à la gestion du temps et au contrôle d'accès. Comme l'a souligné la responsable RH : "Kelio est un logiciel très ludique, agréable à utiliser et à regarder, ce qui est énorme car nous passons toute notre journée dessus, et il s’adapte vraiment très bien aux besoins spécifiques de notre entreprise."
Comment la solution moderne offerte par Kelio répond à leurs besoins spécifiques ? Notamment grâce à la centralisation de toutes les données RH relatives au temps de travail, aux absences et aux justificatifs associés. Cela offre une meilleure visibilité et une gestion simplifiée de ces aspects essentiels. De plus, le logiciel leur a donné la flexibilité nécessaire pour gérer les horaires de manière individualisée, tout en offrant des fonctionnalités de planification avancées pour chaque service. L'intégration du contrôle d'accès avec le système de gestion du temps a simplifié les opérations pour les employés, leur permettant d'accéder au bâtiment, de pointer leur temps de travail et même d'utiliser d'autres services comme les distributeurs automatiques de boissons, le tout avec un seul badge. Le contrôle d’accès mis en place par Kelio a également amélioré leur sécurité, notamment lors d’incendie.
De quelle manière Kelio optimise la sécurité incendie chez Rollvis ?
Madame Christol souligne l’énorme avantage qu'a apporté Kelio en matière de gestion globale et de sécurité incendie. Avec Kelio, Rollvis a pu combler les lacunes de son système de sécurité incendie en mettant en place une solution hybride et efficace.
L'élaboration d'une liste incendie, c'est vrai que ce n'est pas facile. Parce que nous n’avons pas de tourniquet d'entrée ou de sortie. Il a donc fallu réfléchir à une solution un peu hybride, pour quand même avoir quelque chose qui tienne la route au niveau sécurité.
En intégrant le système Kelio incendie, ils peuvent désormais élaborer une liste précise des employés présents dans l'entreprise lors d'un exercice incendie ou d'une urgence. Grâce à un totem externe sur lequel les employés badgent en sortant du bâtiment, ils ont assuré un suivi précis de qui est à l'intérieur et à l'extérieur en cas d'urgence. Lors d’un exercice incendie, la responsable RH précise que "je sais qui est éventuellement dedans, en fonction de la liste qui a été imprimée ou envoyée sur mon portable au moment de l'incendie, quand ça a sonné dans l'entreprise." Cette solution a permis à Rollvis d'améliorer significativement sa sécurité incendie en assurant une gestion efficace des évacuations et une meilleure réactivité en cas de situation critique.
Pourquoi avoir choisi un système combinant gestion du temps et contrôle d’accès ?
Avoir opté pour une solution 2 en 1 simplifie considérablement les opérations pour les employés mais également les RH. Comme l'explique Madame Christol : « En cas d'oubli, on a des badges de secours qui sont en prêt et il suffit juste, en deux secondes, d'informer le logiciel du nouveau numéro que l'employé a, et le système continue. » Cette capacité à rapidement mettre à jour les informations des employés permet à ces derniers de reprendre leurs activités sans interruption. Cela témoigne d'une approche globale visant à simplifier la vie quotidienne des employés tout en optimisant les opérations de l'entreprise.
Comment l’installation de Kelio permet de s'adapter aux normes légales en vigueur tout en simplifiant les processus pour les entreprises ?
L'installation du système Kelio chez Rollvis s'est déroulée de manière efficace et conviviale, avec une équipe compétente et à l'écoute.
J'ai eu une équipe de déploiement formidable qui a très, très bien fonctionné. (…) M. Ulrich, qui m'a installé mon logiciel, connaissait très bien ce qu'il faisait et il savait le résultat qu'on devait obtenir (…) il était au fait de toutes les lois, qu’elles soient fédérales ou cantonales.
De surcroît, Kelio assure une conformité légale intégrée, comme l'illustre Madame Christol : "Ce qui est formidable avec Kelio, c'est que nous pouvons y intégrer les bases de la loi afin qu'il applique les exigences légales dès son installation. C’est-à-dire qu’il s'adapte aux normes en fonction du cas, offrant ainsi un véritable garde-fou pour nous".
Comment s’est amélioré la planification cette industrie ?
Le module de planification de Kelio chez Rollvis est loué pour son efficacité, comme l'exprime la responsable RH : "Le module de planification est pratique pour tous les services, y compris le mien, car nous avons de nombreux services tels que celui des écrous ou celui des vis et chaque responsable de service à sa planification qui lui est propre".
Ce module permet à chaque responsable de gérer facilement les plannings de son équipe, avec la possibilité pour les employés de soumettre leurs demandes d'absence via leurs espaces personnels accessibles sur les badgeuses ou PC. Cela garantit une mise à jour automatique et une planification précise du travail, ajustée en temps réel.
Chaque responsable est alerté quotidiennement dès qu’une demande d'absence ou une absence est soumise. Ainsi le planning se met à jour automatiquement, à l'instant T, dès que les validations, voire les pré-validations sont faites. Donc, quand la demande est posée, c'est assuré. Nous voyons que la personne demande à ne pas être là ce jour-là. Cette fonctionnalité nous permet de planifier précisément le travail. Cela va avec le service planification qui, lui, nous donne les plannings des ordres de travail et nous pouvons justement ajuster le besoin en personnel vraiment à la seconde.
Quels avantages offre l'interface de l'espace collaborateur de Kelio pour une industrie multilingue ?
L'espace collaborateur de Kelio se distingue par sa convivialité, comme le décrit Mme Christol : " Quand ils rentrent dans leur espace personnel, les employés sont tout de suite à l'aise. " Cette convivialité se manifeste à travers des logos explicites qui guident intuitivement les employés dans leurs actions ce qui rend l'apprentissage rapide et efficace. Cette approche ludique facilite également l'adaptation des employés de différentes langues et cultures, comme le souligne Madame Christol : "Même quelqu'un qui ne comprend pas le français, il comprend à peu près ce qui se passe. " Il est important de préciser que Kelio étant multilingue, la langue d’utilisation peut être adapté à chaque employé. Kelio est aujourd’hui le seul fournisseur qui a un terminal qui s’adapte à la langue de l’employé en question (français, allemand, anglais, italien, portugais, espagnol, roumain…).
Ainsi, l'interface conviviale de Kelio répond aux besoins d'une entreprise internationale comme Rollvis en offrant une expérience utilisateur accessible et intuitive.
Les solutions installées
Les + d'un logiciel combiné gestion du temps et accès
- Centralisation des données RH pour une meilleure visibilité et une gestion simplifiée
- Un seul badge facilement remplaçable qui permet de timbrer, ouvrir les accès et acheter ses boissons.
- Renforcement de la sécurité, notamment lors d’évacuation incendie
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