Wie können Sie Ihre Effizienz mithilfe einer einzigen Lösung steigern, die Zeiterfassung und Zugangskontrolle miteinander kombiniert?
Rollvis ist ein Unternehmen aus der Schweiz, das sich seit 1970 auf die Herstellung von Planetenrollengewindetriebe spezialisiert hat.
Die Produkte des Unternehmens von Automobilherstellern auf der ganzen Welt verwendet. Von der Medizintechnik über die Rüstungsindustrie bis hin zur Luft- und Raumfahrt vertrauen viele Branchen auf die Präzision und Festigkeit der Gewinde von Rollvis.
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Kunden seit
2022
Besonderheiten
Für das Stempeln, den Zugang zum Gebäude und den Kauf von Getränken werden die gleichen Dienstausweise verwendet.
Mitarbeiter
58 Personen
Projekttyp
Zeiterfassung & Zugangskontrolle
Jocelyne CHRISTOL und Claude BIENFAIT
Personalleitung und Geschäftsführung
Die Ausgangssituation bei Rollvis
Bei Rollvis wurde eine Lösung für Zeiterfassung und Zugangskontrolle benötigt, die sich an die Grösse des Unternehmens und seine spezifischen Bedürfnisse anpassen liess. Jocelyne Christol, Verantwortliche für Personalwesen und Rechnungswesen, erläuterte uns, dass ihr bisheriges System veraltet und unflexibel war. Deshalb nahm Frau Christol schnell Kontakt mit der Vertriebsabteilung von Kelio auf :
"Früher hatten wir ein anderes Zeiterfassungssystem verwendet. Es war veraltet und wirklich nicht annähernd so flexibel und praktisch in der Anwendung. Nachdem ich mir die Vorteile und Kosten angesehen hatte, entschied ich mich für einen kompletten Softwarewechsel. Ich hatte Kelio bereits in vorherigen Unternehmen verwendet. Da ich die Möglichkeiten der Software und das Team seit zehn Jahren kannte, war es für mich selbstverständlich, auf Kelio umzusteigen."
Sie fährt fort:
"Ich wollte etwas, das wirklich von Fall zu Fall anpassungsfähig ist. Ich brauchte eine Software, die mir eine angepasste Handhabung bieten kann, die aber auch zuverlässig ist und mit der ich, wenn ich sie einsetze, weiss, dass ich alle Antworten bekomme. Dank Kelio ist das der Fall, denn ich muss keine Dokumente mehr woanders suchen."
Die Problemlösung
Durch den Einsatz von Kelio löste Rollvis mehrere Probleme im Zusammenhang mit der Zeiterfassung und der Zugangskontrolle. Die Personalverantwortliche betont: "Kelio ist eine sehr benutzerfreundliche Software, die angenehm zu bedienen und anzusehen ist, was enorm wichtig ist, da wir den ganzen Tag damit verbringen, und sie passt sich wirklich sehr gut an die spezifischen Bedürfnisse unseres Unternehmens an."
Wie erfüllt die von Kelio angebotene zeitgemässe Lösung die spezifischen Anforderungen? Vor allem durch die Zentralisierung aller HR-Daten zu Arbeitszeiten, Abwesenheiten und den zugehörigen Nachweisen. Dies bietet einen besseren Überblick und eine vereinfachte Verwaltung dieser wichtigen Aspekte. Darüber hinaus verschaffte die Software den Mitarbeitern die nötige Flexibilität, um Dienstpläne individuell zu handhaben, und bot gleichzeitig erweiterte Planungsfunktionen für jede Abteilung. Die Integration der Zugangskontrolle in das Zeiterfassungssystem vereinfachte die Abläufe für die Mitarbeiter:innen, so dass sie mit einem einzigen Ausweis das Gebäude betreten, ihre Arbeitszeit erfassen und sogar andere Dienstleistungen wie Getränkeautomaten nutzen konnten. Die von Kelio implementierte Zugangskontrolle erhöhte auch die Sicherheit der Beschäftigten, insbesondere im Brandfall.
Auf welche Weise optimiert Kelio den Brandschutz bei Rollvis?
Frau Christol betont den enormen Vorteil, den Kelio bezüglich des Gesamt- und Brandschutzmanagements gebracht hat. Mit Kelio konnte Rollvis die Lücken in seinem Brandschutzsystem schliessen, indem es eine wirkungsvolle Hybridlösung implementierte.
Die Erstellung einer Brandschutzliste ist wirklich nicht einfach. Denn wir haben kein Drehkreuz für den Ein- und Ausgang. Wir mussten also eine etwas hybridere Lösung in Betracht ziehen, um trotzdem etwas zu haben, das in puncto Sicherheit auf der Höhe der Zeit bleibt.
Durch die Integration des Kelio-Brandschutzsystems können sie nun eine genaue Liste der Beschäftigten erstellen, die sich bei einer Brandschutzübung oder einem Notfall im Unternehmen befinden. Mithilfe eines externen Terminals, an dem die Mitarbeiter beim Verlassen des Gebäudes ausstempeln, haben sie sichergestellt, dass sie genau verfolgen können, wer sich im Notfall innerhalb und ausserhalb des Gebäudes aufhält. Zu Brandschutzübungen sagt die Personalchefin: "Anhand der Liste, die zum Zeitpunkt des Brandes ausgedruckt oder an mein Handy geschickt wurde, weiss ich, wer eventuell noch im Inneren ist, wenn der Alarm im Betrieb losging." Mit dieser Lösung konnte Rollvis seinen Brandschutz deutlich verbessern, indem eine effektive Evakuierung und eine bessere Reaktionsfähigkeit in kritischen Situationen sichergestellt wurden.
Warum haben Sie sich für ein System entschieden, das Zeiterfassung und Zugangskontrolle kombiniert?
Die Entscheidung für eine 2-in-1-Lösung vereinfacht die Abläufe für die Beschäftigten, aber auch für die Personalabteilung erheblich. Frau Christol erklärt: "Für den Fall, dass eine Person ihren Ausweis vergisst, haben wir Ersatzausweise bereitliegen, und der Person in der Software eine neue Nummer zuzuweisen, dauert nur zwei Sekunden, und das System läuft weiter." Dank der Fähigkeit, die Mitarbeiterdaten schnell zu aktualisieren, können die Beschäftigten ihre Arbeit ohne Unterbrechung wieder aufnehmen. Dies zeugt von einem umfassenden Ansatz, der darauf abzielt, den Alltag der Belegschaft zu vereinfachen und gleichzeitig die Betriebsabläufe des Unternehmens zu optimieren.
Wie ermöglicht die Installation von Kelio die Anpassung an die geltenden gesetzlichen Normen und vereinfacht gleichzeitig die Prozesse für Unternehmen?
Die Installation von Kelio bei Rollvis verlief reibungslos und benutzerfreundlich, begleitet von einem kompetenten und hilfsbereiten Team.
Ich hatte ein tolles Implementierungsteam, das sehr, sehr gut harmonierte (...) Herr Ulrich, der mir meine Software installierte, wusste sehr genau, was er tat, und kannte das zu erzielende Ergebnis (...) er war mit allen Rechtsvorschriften vertraut, sei es auf Bundes- oder Kantonsebene.
Darüber hinaus gewährleistet Kelio eine integrierte Konformität mit den gesetzlichen Vorschriften, wie Frau Christol erläutert: "Das Tolle an Kelio ist, dass wir die gesetzlichen Grundlagen in das Programm integrieren können, so dass es die gesetzlichen Anforderungen bereits bei der Installation umsetzt. Das heisst, es passt sich je nach Fall an die Normen an und bietet so eine echte Absicherung für uns."
Welche positiven Effekte ergeben sich für Planbarkeit?
Die Personalleiterin von Rollvis lobt das Planungsmodul von Kelio für seine Effizienz: "Das Planungsmodul ist für alle Abteilungen sehr praktisch, auch für meine eigene, denn wir haben viele verschiedene Abteilungen wie die Muttern- und die Schraubenabteilung, und jeder Abteilungsleiter hat seine eigenen Planungsabläufe."
Mit diesem Modul können alle Verantwortlichen die Planungsabläufe für ihre Teams einfach verwalten, wobei die Beschäftigten die Möglichkeit haben, ihre Urlaubsanträge über ihre persönlichen Benutzerbereiche einzureichen, die über die Stempeluhren bzw. den PC zugänglich sind. Dies gewährleistet eine automatische Aktualisierung und eine präzise Arbeitsplanung, die in Echtzeit angepasst wird.
Alle leitenden Kräfte werden täglich benachrichtigt, sobald ein Urlaubsantrag oder eine Fehlzeit eingereicht wurde. So wird die Planung automatisch aktualisiert, zum Zeitpunkt X, sobald die Validierungen oder sogar die Vorvalidierungen vorgenommen werden. Sobald der Antrag gestellt wird, ist dies also sichergestellt. Wir sehen, dass die betreffende Person darum bittet, an diesem Tag nicht da zu sein. Diese Funktionalität ermöglicht es uns, präzise Dienstpläne zu erstellen. Dies geht in Verbindung mit der Planungsabteilung, die uns ihrerseits die Planung der Arbeitsaufträge liefert, und so können wir eben den Personalbedarf wirklich auf die Sekunde genau anpassen.
Welche Vorteile bietet die Benutzeroberfläche für den Mitarbeiterbereich von Kelio für ein mehrsprachiges Unternehmen?
Der Mitarbeiterbereich von Kelio zeichnet sich durch seine Benutzerfreundlichkeit aus, wie Frau Christol beschreibt: "Wenn die Beschäftigten ihren persönlichen Nutzerbereich aufrufen, fühlen sie sich sofort wie zu Hause." Diese Benutzerfreundlichkeit drückt sich durch eindeutige Logos aus, die auf intuitive Weise Nutzern Orientierung geben, wodurch das Lernen schnell und wirkungsvoll wird. Durch den spielerischen Ansatz wird auch die Anpassung für Mitarbeiter:innen aus verschiedenen Sprachen und Kulturen erleichtert, wie Frau Christol betont: "Selbst jemand, der kein Französisch versteht, begreift in etwa, was vor sich geht." Kelio ist eine mehrsprachige Software, weshalb die Sprache, in der sie verwendet wird, an jeden Mitarbeiter angepasst werden kann. Kelio ist heute der einzige Anbieter, der ein Terminal bietet, das sich an die Sprache des jeweiligen Mitarbeiters anpasst (Französisch, Deutsch, Englisch, Italienisch, Portugiesisch, Spanisch, Rumänisch ...).
Die benutzerfreundliche Oberfläche von Kelio entspricht also den Bedürfnissen eines internationalen Unternehmens wie Rollvis, da sie ein zugängliches und intuitives Benutzererlebnis bietet.
Die Vorteile der Kombination von Zeiterfassung und Zugangskontrolle
- Zentralisierung der Personaldaten für eine bessere Übersicht und eine vereinfachte Verwaltungsarbeit
- Ein einziger, problemlos austauschbarer Personalausweis, mit dem man seine Arbeitszeit erfassen, Zugang bekommen und Getränke kaufen kann
- Erhöhte Sicherheit, insbesondere bei der Evakuierung im Brandfall
