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Warum hat die Gemeinde Reconvilier Kelio für die Verwaltung ihrer Humanressourcen ausgewählt?
Die Gemeinde Reconvilier liegt im Herzen des Berner Jura und hat rund 2500 Einwohnerinnen und Einwohner. Die Gemeinde zeichnet sich durch eine effiziente und gut strukturierte Verwaltung aus. Sie beschäftigt rund 45 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die verschiedene Dienste wie die Verwaltung, die Kinderkrippe, die Tagesschule, das Schulsekretariat, die Strassenmeisterei und die Gebäude verwalten.
Zusammen mit dem Lehrerkollegium beläuft sich die Gesamtzahl der Angestellten in der Gemeinde auf rund 90 Beschäftigte. Marc-André Léchot, Gemeindesekretär seit 2020, und Nancy Jost, Leiterin der AHV-Zweigstelle und seit 2008 Stellvertreterin des Gemeindesekretärs, spielen beide eine Schlüsselrolle bei der Personalverwaltung und der kontinuierlichen Verbesserung der Verwaltungsprozesse der Gemeinde.
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Kunden seit
2013
Besonderheiten
Umstellung von einem optischen Erkennungssystem auf eine Cloud-Lösung, die mehr Flexibilität bei der Stempelung von Arbeitszeiten über Smartphones bietet.
Mitarbeiter
90 Mitarbeiter
Art des Projekts
Zeiterfassung und Abwesenheitszeiten
Marc-André Léchot, Gemeinderatssekretär, und Nancy Jost, Leiterin der AHV-Zweigstelle und Stellvertreterin des Gemeinderatssekretärs.
Der erste Bedarf der Gemeinde Reconvilier
Bei seiner Ankunft im Jahr 2020 stellte Marc-André Léchot fest, dass die Gemeinde bereits das Zeiterfassungssystem Kelio einsetzte, allerdings mit einem optischen Erkennungssystem.
Die Angestellten mussten in der Nähe eines Barcodes sein, um ihre Ankunft zu scannen, und am Ende jedes Monats musste jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin wieder ins Büro kommen, um die gescannten Daten in das System hochzuladen
Dieser Prozess war zwar funktional, aber unflexibel und mit einem erheblichen Verwaltungsaufwand verbunden.
Die Problematik gelöst
Um diese Situation zu verbessern, arbeitete der Gemeindesekretär eng mit dem Kelio-Team, insbesondere mit Herrn Bühler, zusammen, um auf ein Cloud-basiertes System umzusteigen.
Die neue Lösung ermöglicht eine flexiblere Stempelung, insbesondere von einem Smartphone aus, wodurch das Einscannen von Barcodes und das manuelle Hochladen von Daten am Ende jedes Monats entfällt.
Diese Änderung hat nicht nur den Stempelvorgang vereinfacht, sondern auch die Fehlerquote und den Zeitaufwand für sich wiederholende Verwaltungsaufgaben reduziert.
Eine flexible Lösung, die von einem reaktionsschnellen Team verwaltet wird
Die am meisten geschätzten Aspekte der Kelio-Lösung sind ihre Reaktionsfähigkeit und Flexibilität.
In Bezug auf Preis und Leistung war Kelio das beste Unternehmen
"Die Einrichtung bereitete keinerlei Schwierigkeiten, und alle Benutzer und Benutzerinnen haben das neue System dank einer kleinen Schulung schnell angenommen. Innerhalb weniger Tage wurde jeder darüber informiert, wie das System zu bedienen ist. Im Vergleich zu vielen anderen IT-Systemen, die ich in der Zeit, in der ich hier bin, eingeführt habe, war das mit Kelio etwas Aussergewöhnliches"
Dieser reibungslose Übergang ermöglichte es der Gemeinde Reconvilier, die Kontinuität des Dienstes aufrechtzuerhalten und gleichzeitig von den neuen Funktionen zu profitieren, die das Kelio-System bietet.
Verbesserung des Personalmanagements in der Gemeinde
Das Personalmanagement hat von dieser Entwicklung stark profitiert. "Was ich besonders schätze, ist die Möglichkeit, mit einem einzigen Klick leicht auf eine Vielzahl von Informationen zugreifen zu können ", bestätigt Herr Léchot. Das System ermöglicht eine detaillierte Analyse von Überstunden, verbleibenden Urlaubstagen und Stempelanomalien und vereinfacht so die Arbeit der Personalverantwortlichen und Abteilungsleiter.
Früher hatten wir ein Blatt Papier, um vergessene Stempelungen zu notieren, jetzt geschieht alles direkt im System, was uns wertvolle Zeit spart.
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Herr Léchot betont auch: "Der Hauptvorteil ist die Zeitersparnis für die Abteilungsleiter bei der Zeiterfassung und bei Stempelfehlern. Durch die Übertragung von Verantwortung auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die Vereinfachung der Verwaltungsprozesse wurde Zeit für Aufgaben mit höherem Mehrwert freigesetzt.
Wir können nun effizienter planen und haben einen sofortigen Überblick über An- und Abwesenheiten, was für die Personalverwaltung von entscheidender Bedeutung ist."
Frau Jost, seine Stellvertreterin, ergänzt : "Das HR-Portal von Kelio vereinfacht auch die Abfrage von Überstunden- und Urlaubsabrechnungen und erleichtert so die Urlaubsplanung. Besonders praktisch ist es für Auszubildende, die ihre Ausbildungszeiten oder Arzttermine abstempeln können. Das reduziert den Papierkram und letztendlich steigert Kelio die Effizienz für alle Beteiligten"
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Ein Werkzeug für verschiedene Arbeitskontexte
In Reconvilier gibt es Einheiten, die auf unterschiedliche Weise arbeiten, wie die Gemeindeverwaltung und die Tagesschule. "Die Verwaltung hat Verträge über 52 Wochen, während die Schule mit 39 Wochen arbeitet, abhängig von den Schulferien", erklärt Herr Léchot. Dank Kelio kann die Schulleiterin Überstunden und Krankheitsurlaub effizienter verwalten, ohne komplizierte Berechnungen anstellen zu müssen.
Das System ermöglicht die Echtzeitberechnung von Arbeitszeiten und Stundensätzen, was für die Lohnbuchhaltung von entscheidender Bedeutung ist.
Stempeln per Smartphone: einfach und sicherer
"Die Möglichkeit, Mitarbeiter bei der Stempelung sofort zu geo-lokalisieren, sorgt für mehr Transparenz und Sicherheit", merkt der Stadtsekretär an. Dies verhindert Betrug und stellt sicher, dass sich die Mitarbeiter tatsächlich am Arbeitsplatz befinden, wenn sie ihre Stunden erfassen.
Diese zusätzliche Kontrollebene wird besonders in Arbeitsumgebungen geschätzt, in denen Mobilität üblich ist.
Es kommt immerhin häufig vor, dass wir Sitzungen im Freien oder Dienstreisen haben, und daher ist es praktisch, direkt mit dem Smartphone ausweisen zu können.
Nancy Jost
Interessante Webinare und effizienter Support
Auch das Engagement von Kelio in Bezug auf Schulung und Support war ein entscheidender Faktor für die Zufriedenheit der Gemeinde.
Die Vertriebsabteilung von Kelio veranstaltet regelmässig Webinare, um über Verbesserungen des Systems zu informieren, so dass wir unsere Investition optimal nutzen können
Diese Sitzungen helfen den Nutzerinnen und Nutzern, neue Funktionen des Programms zu entdecken, das sie jeden Tag verwenden. "Diese Webinare helfen uns nicht nur, auf dem neuesten Stand zu bleiben, sondern auch, erweiterte Funktionen zu erkunden, die wir sonst vielleicht nicht entdeckt hätten", betont er. Darüber hinaus bietet Kelio einen reaktionsschnellen und kompetenten technischen Support, der für alle Fragen zur Verfügung steht und Probleme schnell löst. Der Gemeindesekretär bezeugt: "Ich habe es erst später gesehen, nachdem wir Kelio installiert hatten, aber es stimmt, dass es ein guter Kundendienst ist"
Dank dieser Ressourcen kann die Gemeinde die Nutzung ihrer HR-Management-Software weiter optimieren und mit den neuesten Innovationen Schritt halten.
Welche Zukunftsperspektiven gibt es zwischen der Gemeinde Reconvilier und Kelio Schweiz?
Heute scheint die Gemeinde Reconvillier äusserst zufrieden mit ihrer Partnerschaft mit Kelio zu sein. Abschliessend sagt Herr Léchot: "Kelio ist ein langfristiger, vertrauenswürdiger Partner, und wir sind bereit, weiterhin mit ihnen zusammenzuarbeiten, um unsere Prozesse noch weiter zu verbessern. Kelio hat uns in Bezug auf die Qualität der Leistungen wirklich überzeugt. Wir planen, die Zusammenarbeit über mehrere Jahre hinweg fortzusetzen".
Die Gemeinde plant, den Einsatz von Kelio auf weitere Aspekte des Verwaltungsmanagements auszudehnen, insbesondere mit dem Onboarding-Modul, das die Integration neuer Mitarbeiter erleichtert. Frau Jost erläutert:
Wir möchten das gesamte Onboarding-System nutzen, damit neue Mitarbeiter zumindest administrativ schnell eingearbeitet werden, indem sie Checklisten befolgen, um bestimmte Aufgaben nicht zu vergessen.
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Ausserdem möchte die Gemeinde Kelio für die Verwaltung von Personaljubiläen und Jubiläen einsetzen. "Dank Kelio könnten wir die Jubiläen direkt verwalten und die Angestellten für 10, 15, 20 oder mehr Dienstjahre belohnen", erklärt die AHV-Zweigstellenleiterin. Zwischen der Gemeinde Reconvillier und Kelio zeichnet sich eine vielversprechende Perspektive für die Zukunft ab.
Ich empfehle Kelio wärmstens allen Verwaltungen, allen Gemeinden, die noch auf alten Informatiksystemen sitzen oder noch kein Informatiksystem haben, um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verwalten
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- Effektiver Support und kontinuierliche Information über Neuigkeiten durch Webinare für eine ständig verbesserte Personalverwaltung
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