Comment le Rectorat de la HES-SO a-t-il optimisé la gestion des absences avec Kelio ?
La Haute École Spécialisée de Suisse occidentale (HES-SO) est le plus grand réseau de hautes écoles en Suisse romande réunissant 28 écoles réparties dans sept cantons.
Elles proposent 43 formations Bachelor et 26 Master dans des domaines diversifiés comme l'ingénierie, l’économie, la santé, les arts et le travail social. Composée uniquement de personnel administratif sans enseignant ni étudiant, le Rectorat de la HES-SO est l’organe qui chapeaute l’ensemble des hautes écoles de Suisse romande. Il est composé de 180 collaborateurs et collaboratrices réparti∙es entre Delémont et Lausanne. Stéphanie Bigler, responsable de la paie et administration du personnel, nous a reçu pour nous expliquer les avantages que le service RH tire de l’utilisation de Kelio.
Client depuis
2013
Particularités
Institution d’envergure suisse qui a migré en Cloud en 2022
Effectif
180 personnes
Types de projet
Optimisation de la gestion des absences et des données RH
Rencontre avec Stéphanie BIGLER
Responsable paie et administration du personnel
Le besoin initial de la HES-SO
Avec l’évolution de son équipe administrative, le Rectorat de la HES-SO a dû faire face à des enjeux de gestion plus complexes. Stéphanie Bigler, responsable de la paie et de l’administration du personnel, explique que le suivi des congés et absences devenait de plus en plus difficile à gérer via des solutions simples comme Excel. L'outil, qui avait suffi pour gérer les employés lors des premières années, s’est avéré limité face aux besoins d’une institution en pleine croissance.
En 2013, nous étions environ 80 collaboratrices et collaborateurs et utilisions encore Excel. Mais il a fallu, à un moment donné, adopter un système plus professionnel pour gérer les badgeages, les absences et les vacances. Aujourd’hui, avec 180 employés, Kelio est indispensable.
Face à ces défis, la HES-SO a choisi Kelio en 2013. Cette solution RH leur a permis de passer à une gestion centralisée et automatisée, s’adaptant parfaitement aux exigences d’une structure de grande taille. Depuis son installation, Kelio est devenu un outil essentiel, permettant de gérer les absences, les badgeages et les données RH de façon fluide et intuitive.
La problématique résolue
La mise en place de Kelio a permis de résoudre plusieurs défis organisationnels. Pour la gestion de temps, ils ont automatisé les badgeages et également amélioré la gestion des absences.
Ainsi, le Rectorat de la HES-SO a pu considérablement simplifier les processus pour les collaborateurs et collaboratrices. La migration vers le Cloud a apporté des avantages supplémentaires permettant un gain de temps précieux pour le service RH et l’IT qui vont être davantage développés dans la suite de ce témoignage.
Comment simplifier la gestion autonome des absences ?
Kelio apporte au service RH de la HES-SO un portail RH qui permet aux collaboratrices et collaborateurs de gérer en toute autonomie leurs absences et congés.
Pour les vacances et absences, l'outil est intuitif et simplifie le travail des collaborateurs.
Cette autonomie a permis de décharger le service RH de nombreuses tâches répétitives, tout en offrant aux employés un accès rapide et simple à leurs informations personnelles.
En quoi Kelio soutient-il la gestion stratégique de la HES-SO ?
L’outil de reporting RH de Kelio fournit des indicateurs clés, comme le taux d’absentéisme et la pyramide des âges, qui aident le service RH à effectuer une gestion proactive.
La direction utilise également ces indicateurs pour réévaluer les politiques de l’organisation chaque année.
Ces rapports facilitent la prise de décisions stratégiques et permettent un pilotage RH plus précis, bénéfique pour l’organisation dans son ensemble.
Kelio, un atout pour la formation des apprentis ?
En accueillant régulièrement des apprentis, le service RH utilise Kelio pour former ces jeunes employés à la gestion RH de manière pratique et progressive.
Chaque année, nos apprentis s’approprient facilement l’outil, ce qui accélère leur apprentissage des fondamentaux RH.
Grâce à la facilité d’utilisation de Kelio, les apprentis deviennent rapidement compétents pour gérer les absences et extraire des rapports, contribuant ainsi activement au travail de l’équipe RH.
Pourquoi choisir un logiciel RH en mode Cloud/SaaS ?
Le choix d’un hébergement Cloud/SaaS a offert une sécurité accrue et un allègement des charges techniques pour les équipes IT, puisque les mises à jour et la maintenance sont directement gérées par Kelio. Pour Mme Bigler, cette solution permet de bénéficier des nouvelles versions du logiciel sans aucune interruption de service et sans mobilisation des ressources IT internes.
En mode Cloud, Kelio s’intègre parfaitement à notre infrastructure et nous fait gagner en sécurité et en praticité.
Le mode SaaS présente également l’avantage d’une accessibilité sans barrière pour les collaborateurs et collaboratrices, qui peuvent se connecter via leurs identifiants Microsoft, évitant ainsi de devoir retenir des mots de passe supplémentaires ce qui offre sans aucun doute une expérience utilisateur plus fluide.
Quel rôle joue l’e-learning dans l’adoption du logiciel ?
L’e-learning de Kelio s’est révélé un atout majeur pour l’appropriation du logiciel par Mme Bigler. Lors de la transition vers Kelio Pro, la responsable de l’administration du personnel a suivi un module d’e-learning auquel elle a eu accès durant 6 mois, ce qui lui a permis d’approfondir ses connaissances de manière autonome et à son rythme.
« L'avantage, c'est qu'on peut les regarder quand on veut […]. Si on a oublié quelque chose, on peut les revoir » explique-t-elle, appréciant cette flexibilité par rapport à une formation en présentiel.
Quelle est la qualité du support client ?
Le support client de Kelio est une ressource précieuse pour la HES-SO, en particulier durant les périodes de transition, comme lors du passage à Kelio Pro. Stéphanie Bigler souligne l’efficacité et la pédagogie du support, qui répond généralement en moins de trois heures.
Le support est réactif et clair dans ses réponses, ce qui est appréciable et rassurant.
Chaque intervention est documentée, et les équipes de Kelio prennent le temps d’expliquer chaque étape, permettant ainsi aux utilisatrices et utilisateurs de monter en compétences.
Cette assistance de qualité a aussi permis à l’équipe RH de devenir plus autonome. Dès que des questions ou des besoins spécifiques émergent, le service RH peut compter sur une réponse rapide et détaillée. Le support, dont le prix est compris dans le contrat de maintenance, est facilement accessible ce qui renforce l’efficacité de l’outil au quotidien, facilitant son adoption et réduisant les délais de résolution.
Le Rectorat de la HES-SO envisage-t-il d’étendre sa solution Kelio ?
Bien que la HES-SO exploite déjà pleinement les fonctionnalités de Kelio pour la gestion des absences et des données RH, elle reste ouverte aux évolutions futures de la solution. La HES-SO suit de près l’évolution des nouveaux modules SIRH proposés par Kelio, notamment celui relatif à l’Onboarding des nouveaux collaborateurs et nouvelles collaboratrices qui permet de préparer efficacement l’arrivée de nouveaux membres du personnel.
Les solutions installées
Les + du logiciel SIRH
- Autonomie accrue des employés pour la gestion des absences
- Simplicité d’utilisation pour les utilisateurs et utilisatrices ainsi que les managers
- Suivi RH renforcé avec des indicateurs fiables et automatisés
D'autres témoignages
