Warum hat sich Medizentrum für Kelio entschieden, um seine HR-Prozesse zu zentralisieren?
Das MediZentrum Landhaus Steffisburg AG bietet hausärztliche Betreuung für sämtliche Generationen der Familie.
Das MediZentrum wurde 2019 gegründet und gehört dem MediZentrum Verbund an, mit 7 weiteren Standorten. Sie werden unabhängig voneinander unter gemeinsamer Geschäftsleitung geführt. Karin Marti, Mitglied der Geschäftsleitung, seit 2001 medizinische Praxisassistentin und Koordinatorin dieses Zentrums, erklärt, dass sie mit ihren 30 Mitarbeitern schnell das Bedürfnis verspürte, Kelio zu übernehmen, um die Verwaltung von Zeitplänen zu zentralisieren und die internen Prozesse innerhalb ihrer Struktur zu vereinfachen.
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Kunden seit
2020
Eigenheiten
Ein zentralisiertes, aber flexibles und anpassbares Tool für jedes Zentrum
Personal
200 Personen
Projekttyp
Zeit- und Abwesenheitsmanagement sowie Zeitpläne
Karin MARTI
Mitglied des Vorstands,
Leitende Medizinische Praxisassistentin
und Koordinator der Kanzlei
Der anfängliche Bedarf an Medizentrum
Vor der Implementierung von Kelio nutzte jedes Zentrum verschiedene Tools zur Verwaltung der Arbeitszeiten und zur Terminplanung, was die Koordination erschwerte. Karin Marti erinnert sich:
Wir mussten ein Tool finden, das Zeitpläne, Urlaub und Zeiterfassung auf einer einzigen Plattform verwalten kann.
Angesichts der Komplexität, die mit einer Struktur von autonomen Multi-Sites verbunden ist, war es unerlässlich, eine Lösung zu finden, die in der Lage ist, diese HR-Aufgaben zu zentralisieren und gleichzeitig Flexibilität entsprechend den Bedürfnissen jedes Standorts zu ermöglichen.
Das Problem gelöst
Dank der Implementierung von Kelio konnte das Medizentrum an Effizienz gewinnen. Das Tool ermöglicht es, Daten zu zentralisieren undPraktiken innerhalb der verschiedenen Standorte zu harmonisieren. Die Mitarbeiter haben nun einen klaren und transparenten Überblick über ihren Zeitplan sowie ihre Urlaubs- und Abwesenheiten, wodurch Planungsfehler reduziert werden. Für Karin Marti ist
das Zeitwirtschaftssystem von Kelio zu einer echten Arbeitshilfe geworden.
Wie hat die Zentralisierung von Zeitplänen das Teammanagement vereinfacht?
Einer der vorteilhaftesten Aspekte von Kelio für das Medizentrum ist die Zentralisierung der Zeitpläne. Jeder Standort kann nun seine Zeitpläne anpassen und behält dabei den Überblick für das gesamte Team.
Das erleichtert die Abstimmung zwischen den Abteilungen und vermeidet überlappende Zeitpläne. Die Koordinatorin betont:
Wir verwenden Farbcodes in Kelio, um die Teams zu unterscheiden. Unsere labormedizinischen Fachangestellten tragen zum Beispiel einen dunkelblauen Kittel, daher werden auch ihre Zeitpläne im Stundenplan blau angezeigt. Auf diese Weise können sie auf einen Blick sehen, wo sie eingeplant sind, was sehr geschätzt wird. Am Ende der Woche stelle ich den Arbeitsplan immer in unseren Chat oder poste ihn, damit sie ihre Aufgaben sofort sehen können.
Dieses visuelle System hilft, Verwirrung zu vermeiden und die Produktivität zu verbessern.
Warum hat sich Medizentrum für eine physische Stempeluhr entschieden?
Um die Arbeitszeiten genau zu überwachen, verwendet diese medizinische Struktur eine physische Stempeluhr. Diese Wahl erleichtert die Erfassung der Ein- und Austrittszeiten von den Mitarbeiterinnen, insbesondere in einem medizinischen Umfeld, in dem die Zeitpläne oft variabel sind. Frau Marti sagt:
Das Terminal arbeitet autark und ohne regelmässige Wartung. Es wird an einem festen Ort installiert und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich einfach an- und abzumelden, um ihre Stunden einzustempeln.
Diese Lösung garantiert genaue Daten und ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Zeit selbstständig zu verwalten.
Was sind die Vorteile des Moduls Personalmanagement?
Das Personalmanagement-Modul von Kelio erwies sich als unerlässlich, um die geleisteten Arbeitsstunden genau zu verfolgen und die Zeitpläne anzupassen. Die Mitarbeiter können sich an der Stempeluhr ausweisen oder ihre Stunden über das Intranet eingeben, und bieten so mehr Flexibilität. Frau Marti teilt uns mit:
"Das Intranet wird zum Beispiel eher von Assistenzärzten oder angestellten Ärzten genutzt, weil sie manchmal eine kürzere Mittagspause haben, etwas später kommen oder später gehen können. Dafür nutzen sie lieber das Intranet.
Sie fügt hinzu, dass ich dank des Personalmanagement-Moduls « am Ende des Monats den Mitarbeitern eine Zusammenfassung der Stundengebe. Sie können die Anzahl der Stunden, die sie geleistet haben, etwaige Überstunden sowie den Restbetrag ihrer Urlaubstage klar sehen. Es ist eine einfache und übersichtliche Darstellung ihrer Arbeitszeiten und dessen, was sie noch auf ihrem Konto haben.. Dieses präzise Monitoring hilft, Engpässe zu vermeiden und sorgt durch einen wertvollen Überblick für eine bessere Verteilung der personellen Ressourcen.
Grundlegende Schulungen für die optimale Nutzung von Kelio
Schulungen sind ein wesentlicher Bestandteil, um eine optimale Nutzung von Kelio zu gewährleisten. Die Koordinatorin erklärt:
Es ist wichtig, sich die Zeit zu nehmen, das System vollständig zu verstehen, denn es bietet so viele Möglichkeiten und ist daher wirklich ein Learning by Doing.
Die Module wurden schrittweise integriert, so dass sich das Team Schritt für Schritt mit den einzelnen Funktionen vertraut machen konnte. Frau Marti betont, wie wichtig diese Unterstützung ist: « Die Schulung war hervorragend, sie haben alle unsere Fragen beantwortet. » Dieser stufenweise Ansatz war entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung.
Wie macht der Kundensupport von Kelio einen Unterschied
Neben der Effizienz der Software schätzt das Medizentrum vor allem den Kundenservice von Kelio, der einen verfügbaren und reaktionsschnellen Support bietet und schnell auf Fragen und Probleme reagiert. Die medizinische Hilfe sagt:
Wenn ich eine Anfrage stelle, bekomme ich in der Regel noch am selben Tag eine Antwort
Sie fügt hinzu: Für mich ist es das, was ich einen schnellen Service nenne. Es gibt andere Dienste, bei denen die Wartezeit manchmal länger ist, aber das ist bei Kelio nicht der Fall. Darüber hinaus ist der Support, den sie anbieten, sehr hilfreich. Sie bieten oft direkt eine Lösung an, so dass sie das nächste Mal, wenn ein ähnliches Problem auftaucht, es vielleicht selbst lösen können. Ausserdem sind sie sehr freundlich, so dass ich wirklich nichts Negatives darüber zu sagen habe. Das ist etwas, was ich betonen möchte.
Verbesserungs- und Weiterentwicklungsprojekte mit Kelio
Obwohl das Medizentrum bereits mit den aktuellen Eigenschaften von Kelio zufrieden ist, werden einige Entwicklungen untersucht. Unter den geplanten Projekten ist die vollständige Automatisierung des Urlaubsmanagements über das Intranet ein wichtiger Entwicklungsbereich. Darüber hinaus denkt Medizentrum über die Integration des Spesenmanagements nach , um die administrativen Prozesse weiter zu zentralisieren und das Management der personellen Ressourcen zu optimieren.
Das + der Abwesenheitsmanagement-Software.
- Optimierung der Terminkoordination
- Erhöhte Autonomie der Mitarbeiter
- Vereinfachte Nachverfolgung im Personalwesen
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