Comment Laurent Membrez SA optimise-t-il la gestion RH et le suivi des plannings en environnement mobile ?

Depuis sa fondation en 1957, Laurent Membrez SA s'est imposé comme un acteur incontournable dans les domaines de la voie ferrée, du génie civil, du bâtiment et de la protection de chantier.

Avec une équipe de 280 collaborateurs et collaboratrices répartis entre Aclens et Delémont, l’entreprise gère des chantiers d’envergure à travers la Suisse romande. Pour répondre aux besoins croissants de gestion des plannings et des absences dans un environnement mobile, Laurent Membrez a choisi Kelio en 2022, intégrant une solution personnalisée et adaptée à son domaine.

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Client depuis

2022

Particularités

Activités réparties sur toute la Suisse romande

Effectif

280 personnes

Types de projet

Gestion des temps, absences et planning

"Avec Kelio, nous avons vraiment une précision qui est au top."

Rencontre avec Miguel COLOMB et Francesca PAUPE
Directeur général et Responsable RH et Formations

Le besoin initial de Laurent Membrez

Avant l'arrivée de Kelio, Laurent Membrez SA gérait ses plannings et absences principalement via des fichiers Excel stockés dans un dossier commun. Cette méthode traditionnelle montrait ses limites dans un environnement complexe. Cela entraînant des erreurs dans les décomptes et compliquait les contrôles des soldes lors des départs. Francesca Paupe, responsable RH et formation, illustre bien ces défis :

Lors de mon arrivée en 2022, j'ai vu que l'ensemble de l'organisation des absences et du présentiel était géré par de simples fichiers Excel. [...] C'était vraiment ingérable.

Pour une entreprise de cette envergure, où chaque employé joue un rôle essentiel, il était impératif de trouver une solution numérique fiable permettant d’automatiser la gestion RH au quotidien.

loupe La problématique résolue

Avec des équipes réparties sur plusieurs sites, la gestion manuelle des absences et des présences devenait de plus en plus laborieuse pour le service RH. Francesca Paupe témoigne de la complexité et des risques d'erreurs associés à cette organisation :

Avant d'avoir Kelio, il était impossible d'établir des décomptes ou des statistiques fiables [...] aujourd'hui, nous pouvons parfaitement gérer nos ressources et équilibrer cela au quotidien pour répondre au mieux à nos clients.

Avec Kelio, l’entreprise a pu centraliser toutes les données RH sur une seule plateforme, simplifiant la planification et rendant l’accès aux informations instantané. La responsable RH souligne l'efficacité de l’outil : « Le module RH est très complet et est semblable à un ERP. [...] J'ai tout qui est centralisé sur un seul outil et ça, c'est vraiment très pratique. »

Quelle est l’impact de Kelio sur la gestion des plannings des équipes de terrain ?

Kelio apporte une flexibilité particulièrement adaptée aux équipes mobiles de Laurent Membrez SA. Grâce à l’application et à la timbreuse située dans l’atelier, les employés peuvent badger facilement, quel que soit leur lieu de travail, et les présences sont suivies en temps réel.

Cette solution est précieuse pour les équipes terrain, souvent en déplacement, comme le souligne Quentin Chorowicz, le responsable des dépôts et ateliers :

Kelio permet à mes mécaniciens et à toutes les autres personnes du dépôt de badger, peu importe où ils sont. [...] J'ai les résultats en direct sur l'ordinateur.

L’adaptation de Kelio aux besoins spécifiques de chaque équipe a permis une adoption rapide du système, simplifiant ainsi l'organisation des interventions et l’harmonisation des horaires au sein de l’entreprise. Le responsable des dépôts et ateliers apprécie également le portail RH, qu’il juge intuitif et fonctionnel :

Je trouve le portail RH très fonctionnel. C'est simple d'utilisation, autant pour les utilisateurs que pour moi en tant que gestionnaire. C'est vraiment pratique et facile à gérer. On peut sortir tous les bilans mensuels ou hebdomadaires, programmer les piquets ou les interventions pour les mécaniciens. C'est parfait.

La solution Kelio pour la gestion de vos congés

Sami Labidi, assistant administratif, confirme également l’impact de Kelio sur la simplification des processus, expliquant que la centralisation des données facilite la gestion des congés et absences :

Grâce à Kelio, tout est simplifié, vu qu'on passe par la même base, que ce soit pour consulter son solde ou pour faire des demandes d'absence directement. Ces demandes sont validées par nos responsables hiérarchiques, puis on peut consulter la validation sur Kelio.

En offrant des outils à la fois souples et intuitifs, Kelio répond aux exigences des équipes de terrain tout en facilitant nettement la gestion au quotidien pour les responsables et le personnel administratif.

Comment s’est déroulé l’installation et l’accompagnement de la nouvelle solution de timbrage ?

Le succès de Kelio chez Laurent Membrez s’explique aussi par la qualité de son accompagnement. La formation, assurée par Madame de Matos, a permis aux équipes de prendre en main l’outil en toute confiance. Mme Paupe, la responsable RH et formation souligne l'impact de cette formation initiale :

La formation avec Madame de Matos s'est très, très bien déroulée. [...] Elle se met vraiment à la hauteur de ses utilisateurs. [...] Ses explications sont claires, précises.

Après l’installation, le service après-vente continue de répondre aux demandes de manière réactive. Mme Paupe salue particulièrement la disponibilité de M. Sebastiaan Ghielen, leur interlocuteur dédié au SAV, qui intervient rapidement, généralement en moins de 24 heures, pour toute demande : « À partir du moment où nous avons obtenu les accès, nous faisons une demande et dans les 24 heures, si ce n'est pas plus tôt, nous avons une réponse. »

Grâce à cet accompagnement personnalisé, les utilisateurs et utilisatrices bénéficient d'une solution RH parfaitement adaptée à leurs besoins quotidiens, renforçant la satisfaction des équipes et garantissant une utilisation optimale de Kelio.

Pourquoi opter pour une solution RH Cloud ?

Face aux défis d’une équipe mobile travaillant sur des chantiers répartis dans toute la Suisse romande, Laurent Membrez a choisi d’adopter Kelio en hébergement Cloud. Cette option a permis aux travailleurs de se connecter facilement, sans avoir besoin d’être physiquement présents dans les locaux de l’entreprise.

L’accessibilité via mobile a offert une flexibilité essentielle pour les équipes de terrain, facilitant ainsi le suivi des heures travaillées et des absences, peu importe l’endroit. La responsable RH souligne cette valeur ajoutée :

Nous avons choisi la solution Cloud, car nos collaborateurs et collaboratrices de l'exploitation sont dispatchés sur des chantiers sur l'ensemble de la Suisse romande, il était difficile de leur demander de venir se connecter à un PC, soit chez eux, soit dans l'entreprise.

Ce choix est particulièrement apprécié pour les interventions imprévues. Comme le précise Mme Paupe : « Lorsque nos techniciens partaient en dépannage, que ce soit la nuit ou le week-end, ils peuvent badger à distance via leur mobile. » La meilleure coordination offerte par la flexibilité de Kelio au quotidien permet ainsi une adaptation rapide aux besoins de chaque projet.

Quels sont les bénéfices concrets de Kelio pour Laurent Membrez ?

Depuis l’intégration de Kelio, Laurent Membrez a nettement amélioré la gestion de ses plannings et décomptes. L’accès centralisé aux données RH a simplifié le travail du service et accru la satisfaction des collaborateurs et des collaboratrices. Ce système de gestion moderne a permis de mettre fin aux erreurs de décomptes et d’assurer une coordination optimale des absences et présences. Miguel Colomb, directeur général, apprécie particulièrement la précision apportée par Kelio :

Avant d'avoir ce logiciel, c'était toujours compliqué pour nous d'avoir des compteurs exacts. Il y avait des différences entre les compteurs détenus par les responsables et les secrétaires RH, et ceux détenus par les collaborateurs. Avec Kelio, nous avons vraiment une précision qui est au top.

En automatisant et centralisant les processus RH, Kelio permet à Laurent Membrez de se concentrer pleinement sur ses projets de construction et d’infrastructure, avec la certitude que ses ressources humaines sont gérées de manière optimale.

Les solutions installées