Wie optimiert Laurent Membrez SA das HR-Management und die Überwachung der Dienstpläne in einer mobilen Umgebung?
Seit ihrer Gründung im Jahr 1957 hat sich die Laurent Membrez SA in den Bereichen Gleisbau, Tiefbau, Hochbau und Baustellenschutz etabliert.
Mit einem Team von 280 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zwischen Aclens und Delémont betreut das Unternehmen Grossbaustellen in der ganzen Westschweiz. Um den wachsenden Anforderungen an die Verwaltung von Dienstplänen und Abwesenheiten in einem mobilen Umfeld gerecht zu werden, hat sich Laurent Membrez 2022 für Kelio entschieden und eine personalisierte und an seine Branche angepasste Lösung integriert.
Kunden seit
2022
Eigenheiten
Aktivitäten über die gesamte Westschweiz verteilt
Personal
280 Personen
Projekttyp
Zeiterfassung von Anwesenheit, Absenzen und Planung
Treffen mit Miguel COLOMB und Francesca PAUPE
Geschäftsführer und Leiterin HR und Schulungen
Das ursprüngliche Bestreben von Laurent Membrez
Vor der Einführung von Kelio verwaltete Laurent Membrez SA seine Dienstpläne und Abwesenheiten hauptsächlich über Excel-Dateien, die in einer gemeinsamen Datei gespeichert waren. Diese traditionelle Methode zeigte ihre Grenzen in einer komplexen Umgebung. Dies führte zu Fehlern in den Abrechnungen und erschwerte die Kontrolle der Salden bei Abgängen. Francesca Paupe, Personal- und Ausbildungsleiterin, veranschaulicht diese Herausforderungen:
Bei meiner Ankunft im Jahr 2022 sah ich, dass die gesamte Absenzen- und Präsenzorganisation mit einfachen Excel-Dateien verwaltet wurde. [...] Das war wirklich nicht mehr zu bewältigen.
Für ein Unternehmen dieser Grösse, in dem jeder Mitarbeiter eine entscheidende Rolle spielt, war es zwingend erforderlich, eine zuverlässige digitale Lösung zu finden, mit der sich das tägliche Personalmanagement automatisieren lässt.
Das Problem gelöst
Mit Teams, die über mehrere Standorte verteilt waren, wurde die manuelle Verwaltung der An- und Abwesenheiten für die Dienstleistung der HR-Abteilung immer aufwändiger. Francesca Paupe berichtet über die Komplexität und die Fehleranfälligkeit, die mit dieser Organisation verbunden sind:
Bevor wir Kelio hatten, war es unmöglich, zuverlässige Abrechnungen oder Statistiken zu erstellen [...] Heute können wir unsere Ressourcen perfekt verwalten und dies täglich ausbalancieren, um unseren Kunden bestmöglich zu dienen.
Mit Kelio konnte das Unternehmen alle HR-Daten auf einer einzigen Plattform zentralisieren, die Planung vereinfachen und den Zugriff auf Informationen sofort möglich machen. Die HR-Managerin hebt die Effizienz des Tools hervor: « Das HR-Modul ist sehr umfassend und ähnelt einem ERP-System. [...] Ich habe alles zentral in einem einzigen Tool und das ist wirklich sehr praktisch. »
Wie wirkt sich Kelio auf die Verwaltung der Dienstpläne der Aussendienstmitarbeiter aus?
Kelio bietet eine Flexibilität, die besonders für die mobilen Teams von Laurent Membrez SA geeignet ist. Dank der Anwendung und der Stempeluhr in der Werkstatt können die Mitarbeiter unabhängig von ihrem Arbeitsort problemlos stempeln, und die Anwesenheit wird in Echtzeit verfolgt.
Diese Lösung ist wertvoll für die Aussendienstmitarbeiter, die oft unterwegs sind, wie Quentin Chorowicz, der Leiter der Lager und Werkstätten, betont:
Mit Kelio können meine Mechaniker und alle anderen Leute im Depot einen Stempel ausstellen, egal wo sie sind. [...] Ich habe die Ergebnisse live auf dem Computer
Die Anpassung von Kelio an die spezifischen Bedürfnisse jedes Teams führte zu einer schnellen Übernahme des Systems, wodurch die Organisation der Einsätze und die Abstimmung der Arbeitszeiten innerhalb des Unternehmens vereinfacht wurden. Der Lagerverwalter schätzt auch das HR-Portal, das er für intuitiv und funktional hält:
Ich finde das HR-Portal sehr praktisch. Es ist einfach zu bedienen, sowohl für die Nutzer als auch für mich als Manager. Es ist wirklich praktisch und leicht zu verwalten. Man kann alle Monats- oder Wochenbilanzen ausgeben, die Streikposten oder die Einsätze für die Mechaniker planen. Das ist grossartig.
Sami Labidi, Verwaltungsassistent, bestätigt ebenfalls die Auswirkungen von Kelio auf die Vereinfachung der Prozesse und erklärt, dass die Zentralisierung der Daten die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheiten erleichtert:
Dank Kelio ist alles einfacher, da wir über die gleiche Datenbank gehen, sei es, um unser Saldo zu überprüfen oder um direkt Abwesenheitsanträge zu stellen. Diese Anträge werden von unseren Vorgesetzten validiert, dann kann man die Validierung in Kelio einsehen.
Kelio bietet flexible und intuitive Tools, die den Anforderungen der Aussendienstmitarbeiter entsprechen und gleichzeitig die tägliche Arbeit der Vorgesetzten und des Verwaltungspersonals deutlich erleichtern.
Wie war die Installation und Einführung der neuen Stempellösung?
Der Erfolg von Kelio bei Laurent Membrez erklärt sich auch durch die Qualität der Betreuung. Die Schulung, die von Frau de Matos durchgeführt wurde, ermöglichte es den Teams, das Tool mit vollem Vertrauen in die Hand zu nehmen. Frau Paupe, die Personal- und Ausbildungsleiterin, unterstreicht die Wirkung dieser Erstschulung:
Die Schulung mit Frau de Matos ist sehr, sehr gut verlaufen. [...] Sie ist wirklich auf Augenhöhe mit ihren Nutzern. [...] Ihre Erklärungen sind klar und präzise.
Auch nach der Installation reagiert der Kundendienst weiterhin reaktiv auf Anfragen. Frau Paupe lobt besonders die Verfügbarkeit von Herrn Sebastiaan Ghielen, ihrem engagierten Ansprechpartner für den Kundendienst, der schnell, in der Regel innerhalb von 24 Stunden, auf jede Anfrage reagiert: „ Von dem Moment an, in dem wir die Zugänge erhalten haben, stellen wir eine Anfrage und innerhalb von 24 Stunden, wenn nicht früher, haben wir eine Antwort.“
Dank dieser persönlichen Betreuung profitieren die Benutzer und Benutzerinnen von einer HR-Lösung, die perfekt auf ihre täglichen Bedürfnisse zugeschnitten ist, die Zufriedenheit der Teams stärkt und eine optimale Nutzung von Kelio gewährleistet.
Warum sollten Sie sich für eine Cloud-basierte HR-Lösung entscheiden?
Angesichts der Herausforderungen eines mobilen Teams, das auf Baustellen in der gesamten Westschweiz arbeitet, hat sich Laurent Membrez für Kelio als Cloud-Hosting entschieden. Diese Option ermöglichte es den Arbeitern, sich einfach einzuloggen, ohne physisch in den Räumlichkeiten des Unternehmens anwesend sein zu müssen.
Der Zugriff über Mobiltelefone bot den Aussendienstmitarbeitern die entscheidende Flexibilität und erleichterte die ortsunabhängige Verfolgung von Arbeitsstunden und Abwesenheiten. Die HR-Managerin unterstreicht diesen Mehrwert:
Wir haben uns für die Cloud-Lösung entschieden, weil unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Betrieb auf Baustellen in der ganzen Westschweiz verteilt sind und es schwierig war, von ihnen zu verlangen, dass sie entweder zu Hause oder im Betrieb an einen PC kommen und sich einloggen.
Diese Entscheidung wird besonders bei unvorhergesehenen Einsätzen geschätzt. Wie Frau Paupe ausführt: „Wenn unsere Techniker zur Pannenhilfe aufbrachen, sei es nachts oder am Wochenende, konnten sie aus der Ferne über ihr Handy einchecken.“ Die bessere Koordination, die die Flexibilität von Kelio im Alltag bietet, ermöglicht somit eine schnelle Anpassung an die Bedürfnisse jedes Projekts.
Was sind die konkreten Vorteile von Kelio für Laurent Membrez?
Seit der Integration von Kelio hat Laurent Membrez die Verwaltung seiner Dienstpläne und Abrechnungen deutlich verbessert. Der zentrale Zugriff auf die HR-Daten hat die Arbeit der Abteilung vereinfacht und die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erhöht. Das moderne Managementsystem hat Abrechnungsfehlern ein Ende bereitet und eine optimale Koordination von An- und Abwesenheiten ermöglicht. Miguel Colomb, Geschäftsführer, schätzt besonders die Präzisierung durch Kelio :
Bevor wir diese Software hatten, war es für uns immer kompliziert, genaue Zähler zu haben. Es gab Unterschiede zwischen den Zählern, die von den Managern und HR-Sekretären gehalten wurden, und denen, die von den Mitarbeitern gehalten wurden. Mit Kelio haben wir wirklich eine Genauigkeit, die Spitze ist.
Durch die Automatisierung und Zentralisierung der HR-Prozesse ermöglicht Kelio es Laurent Membrez, sich voll und ganz auf seine Bau- und Infrastrukturprojekte zu konzentrieren, mit der Gewissheit, dass seine Personalressourcen optimal verwaltet werden.
Die installierten Lösungen
Das + der HR-Software
- Zentralisierung der Daten für eine vereinfachte Verwaltung und sofortigen Zugriff.
- Automatisierung der Prozesse zur Minimierung menschlicher Fehler.
- Überwachung von Dienstplänen und Abwesenheiten in Echtzeit mit Fernzugriff.
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