Wie hat das Rektorat der HES-SO das Absenzenmanagement mit Kelio optimiert?

Die Fachhochschule Westschweiz (HES-SO) ist das grösste Hochschulnetzwerk der Westschweiz und vereint 28 Hochschulen in sieben Kantonen.

Sie bieten 43 Bachelor- und 26 Master-Abschlüsse in verschiedenen Bereichen wie Ingenieurwesen, Wirtschaft, Gesundheit, Kunst und Sozialarbeit an. Das Rektorat der HES-SO, dass sich ausschliesslich aus Verwaltungspersonal ohne Lehrende und Studierende zusammensetzt, ist das Organ, das alle Hochschulen der Westschweiz beaufsichtigt. Er besteht aus 180 Mitarbeitenden, die sich auf Delémont und Lausanne verteilen. Stéphanie Bigler, Leiterin der Lohn- und Gehaltsabrechnung und Personaladministration, hat sich mit uns getroffen, um die Vorteile zu erläutern, die die Personalabteilung aus dem Einsatz von Kelio zieht.

Kunden seit

2013

Eigenheiten

Eine grosse Schweizer Institution, die 2022 in die Cloud migriert ist

Personal

180 Personen

Projekttyp

Optimierung des Abwesenheitsmanagements und der HR-Daten

"Kelio ermöglicht es uns, Abwesenheiten auf intuitive und sichere Weise zu verwalten, was die täglichen HR-Prozesse erleichtert."

Treffen mit Stéphanie BIGLER
Leiter Lohn- und Gehaltsabrechnung und Personaladministration

Der anfängliche Bedarf der HES-SO

Mit der Evolution seines Verwaltungsteams musste sich das Rektorat der HES-SO mit komplexeren Managementfragen auseinandersetzen. Stéphanie Bigler, Leiterin der Lohn- und Gehaltsabrechnung und Personaladministration, erklärt, dass die Überwachung von Urlaub und Abwesenheiten mit einfachen Lösungen wie Excel immer schwieriger zu bewältigen sei. Das Tool, das in den ersten Jahren für die Verwaltung der Mitarbeiter ausreichend gewesen war, erwies sich angesichts der Bedürfnisse einer wachsenden Institution als begrenzt.

2013 waren wir rund 80 Mitarbeiter und hatten noch Excel im Einsatz. Irgendwann war es jedoch notwendig, ein professionelleres System für die Verwaltung von Präsenz-, Abwesenheits- und Urlaubszeiten einzuführen. Heute ist Kelio mit 180 Mitarbeitern nicht mehr wegzudenken.

Angesichts dieser Herausforderungen entschied sich die HES-SO 2013 für Kelio. Diese HR-Lösung ermöglichte den Übergang zu einer zentralisierten und automatisierten Verwaltung, die sich perfekt an die Anforderungen einer grossen Struktur anpasste. Seit seiner Installation ist Kelio zu einem unverzichtbaren Tool geworden, mit dem Sie Abwesenheiten, Stempelungen und HR-Daten auf flüssige und intuitive Weise verwalten können.

loupe Das Problem gelöst

Mit der Implementierung von Kelio wurden mehrere organisatorische Herausforderungen gelöst. Für das Zeitmanagement haben sie die Zeiterfassung automatisiert und auch das Abwesenheitsmanagement verbessert.

Auf diese Weise konnte das Rektorat der HES-SO die Prozesse für die Mitarbeitenden erheblich vereinfachen. Die Migration in die Cloud hat zusätzliche Vorteile mit sich gebracht, die der Personalabteilung und der IT wertvolle Zeit gespart haben, die im weiteren Verlauf dieses Erfahrungsberichts weiter ausgeführt werden.

Die Verwaltung der Urlaube und Abwesenheiten im Unternehmen vereinfachen

Wie kann das autonome Abwesenheitsmanagement vereinfacht werden?

Kelio stellt der HR-Abteilung der HES-SO ein HR-Portal zur Verfügung , das es den Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Absenzen und Ferien selbstständig zu verwalten.

Für Ferien und Abwesenheiten ist das Tool intuitiv und vereinfacht die Arbeit der Mitarbeiter.

Diese Autonomie hat die Personalabteilung von vielen sich wiederholenden Aufgaben befreit und den Mitarbeitern gleichzeitig einen schnellen und einfachen Zugriff auf ihre persönlichen Daten ermöglicht.

Wie unterstützt Kelio das strategische Management der HES-SO?

Das HR-Reporting-Tool von Kelio bietet wichtige Kennzahlen wie Fehlzeiten und Alterspyramiden, die der Personalabteilung helfen, ein proaktives Management durchzuführen.

Das Management nutzt diese Indikatoren auch, um die Richtlinien des Unternehmens jedes Jahr neu zu bewerten.

Diese Berichte erleichtern die strategische Entscheidungsfindung und ermöglichen ein präziseres Personalmanagement, was für die Organisation als Ganzes von Vorteil ist.

Kelio, eine Bereicherung für die Lehrlingsausbildung?

Durch das regelmässige Onboarding von Auszubildenden nutzt die Personalabteilung Kelio, um diese jungen Mitarbeiter praxisnah und fortschrittlich im Personalmanagement auszubilden.

Unsere Lernenden finden sich jedes Jahr leicht mit dem Tool vertraut, was das Erlernen der HR-Grundlagen beschleunigt.

Dank der einfachen Bedienung von Kelio sind die Auszubildenden schnell in der Lage, Abwesenheiten zu verwalten und Berichte zu erstellen, und tragen so aktiv zur Arbeit des HR-Teams bei.

Warum sollten Sie sich für Cloud/SaaS-HR-Software entscheiden?

Die Entscheidung für Cloud/SaaS-Hosting hat die Sicherheit erhöht und den technischen Aufwand für das IT-Team reduziert, da Updates und Wartung direkt von Kelio verwaltet werden. Für Bigler ermöglicht diese Lösung, von neuen Versionen der Software zu profitieren, ohne Ausfallzeiten und ohne interne IT-Ressourcen zu binden.

Im Cloud-Modus integriert sich Kelio perfekt in unsere Infrastruktur und macht uns sicherer und praktischer.

Der SaaS-Modus hat auch den Vorteil der Barrierefreiheit für die Mitarbeiter, die sich mit ihren Microsoft-Anmeldeinformationen anmelden können, ohne sich zusätzliche Passwörter merken zu müssen, was zweifellos für eine reibungslosere Benutzererfahrung sorgt.

Welche Rolle spielt E-Learning bei der Software-Adoption?

Das E-Learning von Kelio erwies sich als grosser Gewinn für Frau Biglers Aneignung der Software. Während des Übergangs zu Kelio Pro absolvierte die HR-Administrationsleiterin ein E-Learning-Modul, auf das sie 6 Monate lang Zugriff hatte und das es ihr ermöglichte, ihr Wissen selbstständig und in ihrem eigenen Tempo zu vertiefen.

« Der Vorteil ist, dass man sie schauen kann, wann immer man will [...]. Wenn wir etwas vergessen haben, können wir es überprüfen»", erklärt sie und schätzt diese Flexibilität im Vergleich zu Präsenzschulungen.

Wie gut ist der Kundensupport?

Der Kundensupport von Kelio ist eine wertvolle Ressource für die HES-SO, insbesondere in Übergangszeiten, wie z. B. beim Wechsel zu Kelio Pro. Stéphanie Bigler betont die Effizienz und Pädagogik des Supports, der in der Regel in weniger als drei Stunden reagiert.

Der Support reagiert reaktionsschnell und klar, was spürbar und beruhigend ist.

Jede Intervention wird dokumentiert, und die Teams von Kelio nehmen sich die Zeit, jeden Schritt zu erklären, so dass die Benutzer ihre Fähigkeiten verbessern können.

Diese qualitativ hochwertige Unterstützung hat es dem HR-Team auch ermöglicht, autonomer zu werden. Sobald Fragen oder konkrete Bedürfnisse auftauchen, kann die Personalabteilung mit einer schnellen und detaillierten Antwort rechnen. Der Support, der im Wartungsvertrag inkludiert ist, ist leicht zugänglich, was das Tool täglich effizienter macht, die Einführung erleichtert und die Lösungszeiten verkürzt.

Plant das Rektorat der HES-SO eine Erweiterung der Kelio-Lösung?

Obwohl die HES-SO die Funktionalitäten von Kelio für das Abwesenheitsmanagement und die HR-Daten bereits voll ausschöpft, bleibt sie offen für zukünftige Entwicklungen der Lösung. Die HES-SO verfolgt die Entwicklung der neuen HRIS-Module, die von Kelio angeboten werden, genau, insbesondere dasjenige, das sich auf das Onboarding neuer Mitarbeiter bezieht, das es ermöglicht, sich effektiv auf die Ankunft neuer Mitarbeiter vorzubereiten.

Die installierten Lösungen