De plus en plus de travailleurs et travailleuses des entreprises suisses optent pour le télétravail. La pandémie de Covid-19 a définitivement popularisé cette pratique, également connue sous le nom de "homeoffice". Notre analyse examine les principaux défis auxquels la Confédération suisse mais surtout les responsables des ressources humaines sont confrontés en lien avec cette forme de travail en pleine expansion.
Définition succinte du télétravail
Le télétravail désigne une modalité flexible de travail réalisée depuis le domicile. Les travailleurs et travailleuses déplacent ainsi leur lieu de travail vers leur propre foyer. Les résultats sont généralement transmis en ligne, c'est-à-dire de manière numérique. En plus des tâches effectuées sur ordinateur, les collaborateurs et collaboratrices peuvent également réaliser d'autres missions telles que :
- Des appels téléphoniques
- La participation à des visioconférences
- La recherche dans des ouvrages spécialisés
- La rédaction de documents conceptuels
Le télétravail peut être nomade, occasionnel ou à temps plein. La deuxième option consiste en une combinaison de travail en entreprise et à domicile. Dans le cas du télétravail nomade ou autrement appelé mobile, les employés et employées travaillent en déplacement, par exemple lors de missions professionnelles.
L'évolution fulgurante du télétravail à domicile
En seulement vingt ans, le télétravail à domicile a considérablement gagné en popularité, touchant jusqu'à un quart de la population active occupée avant la pandémie. De 2001 à 2019, sa prévalence est passée de 6,6% à 24,6%. Avec la crise du Covid-19 en 2020, ce chiffre a grimpé à 34,1%, représentant ainsi 1,5 million de personnes en Suisse. En 2022, cette proportion atteint 37,1%, montrant une évolution significative dans les pratiques professionnelles.
Quel est le rôle de l'État dans la régulation du télétravail à domicile en Suisse ?
En Suisse, l'État joue un rôle essentiel dans la régulation du télétravail. En effet, il établit des cadres législatifs visant à garantir les droits et les devoirs tant des employeurs que des travailleurs et travailleuses. Ces lois encadrent divers aspects, tels que les conditions de travail à domicile, la protection des données personnelles, ainsi que les modalités de communication et de supervision des activités à distance. De ce fait, les salariés bénéficient d'une sécurité juridique accrue lorsqu'ils exercent leurs activités en télétravail. Les employeurs sont également tenus de respecter ces réglementations, assurant ainsi un environnement de travail équitable et conforme aux normes établies par la Confédération.
Aspects juridiques du télétravail en Suisse
Même s’il n’existe pas de droit au télétravail, la législation en Suisse prend en compte les évolutions des pratiques de travail et certains aspects que cela incombe. Ainsi, l'équipement technique nécessaire au télétravail doit être fourni par l'employeur conformément à la réglementation sur les lieux de travail. Par ailleurs, la législation sur le temps de travail définie par la loi du travail (Ltr) s'applique également au télétravail. Les horaires de travail habituels sont donc les mêmes, que le travail soit effectué à domicile ou en entreprise. La gestion du temps et des activités peut se faire via une application dédiée où les travailleurs et travailleuses enregistrent leurs heures travaillées.
Principaux défis du télétravail en Suisse pour les responsables des ressources humaines
Le passage au télétravail entraîne plusieurs défis pour les responsables RH. En effet, le fait que les travailleuses et travailleurs ne soient pas là physiquement sur leur lieu de travail, mais chez elles et eux, pose des problèmes spécifiques, que nous examinerons dans les sections suivantes.
Mesure de la performance et productivité
Il est essentiel que l’employeur puisse mesurer la productivité des activités des collaborateurs et collaboratrices, indépendamment de leur lieu de travail. Il est donc recommandé de définir préalablement les modalités de disponibilité des travailleurs et travailleuses. Les questions suivantes méritent également d'être considérées :
- Les horaires de travail sont-ils fixes en télétravail ?
- Des réunions sont-elles planifiées à des moments précis ?
- Les collègues doivent-ils être informés du début de la journée de travail ?
- Le statut actuel (disponible, en pause, etc.) doit-il être communiqué via un messager ?
Il est crucial que l’employeur veille à l'application des règles établies. Sans quoi, il existe un risque de manque de discipline de la part du personnel, pouvant conduire à une culture de travail laxiste. L'accent doit être mis sur l'atteinte des objectifs fixés, mesurée à travers les résultats obtenus. Le temps de travail seul ne suffit pas à évaluer la performance des activités. De plus, il est essentiel de prendre en compte la loi sur le travail en Suisse lorsqu'on s’intéresse à la surveillance des activités des salariés travaillant à domicile.
Régulation de l’activité des télétravailleurs frontaliers
La situation des travailleurs frontaliers en télétravail entre la Suisse et la France a connu des évolutions majeures, nécessitant une adaptation des conventions fiscales et de sécurité sociale entre les deux États. L'activité professionnelle des frontaliers, traditionnellement exercée sur le sol helvétique, se trouve désormais partiellement délocalisée dans leur État de résidence. Cette nouvelle réalité pose des défis aux entreprises suisses et aux administrations des deux pays.
Selon les données récentes, environ 20% des travailleurs frontaliers pratiquent régulièrement le télétravail. Cette tendance soulève des questions complexes en matière de fiscalité et de protection sociale. La convention fiscale franco-suisse stipule actuellement qu'un travailleur frontalier ne peut pas exercer plus de 25% de son activité depuis sa résidence en France sans impact sur son statut fiscal et social. Au-delà de ce seuil, le travailleur risque d'être considéré comme exerçant son activité en France, ce qui modifierait son régime d'imposition et de sécurité sociale.
Les autorités suisses et françaises, conscientes des enjeux pour les entreprises et les travailleurs frontaliers, négocient actuellement des aménagements à la convention fiscale et aux accords de sécurité sociale. L'objectif est de trouver un équilibre entre la flexibilité du télétravail et le maintien des équilibres économiques dans les régions frontalières. Ces discussions visent à clarifier le cadre légal pour les entreprises employant des frontaliers et à sécuriser la situation des travailleurs, qu'ils exercent leur activité en Suisse ou en télétravail depuis leur résidence en France.
Cette évolution du cadre réglementaire est cruciale pour les entreprises suisses qui souhaitent offrir plus de flexibilité à leurs employés frontaliers, tout en restant conformes aux obligations légales des deux États. Elle permettra également aux travailleurs frontaliers de bénéficier pleinement des avantages du télétravail, sans craindre de complications administratives ou fiscales liées à leur lieu d'activité.
La surveillance des télétravailleurs par les employeurs : droits et limites
La législation suisse encadre strictement la surveillance des travailleurs dans le cadre du télétravail. En vertu de l'ordonnance 3 relative à la loi sur le travail, l'utilisation de systèmes de surveillance pour contrôler le comportement des travailleurs à leur domicile est formellement interdite. Installer un logiciel espion sur les ordinateurs des salariés, travaillant depuis leur domicile ou sur site, constitue une violation de la loi. Cependant, il existe des exceptions. Selon la jurisprudence, une surveillance est autorisée à des fins de sécurité ou de contrôle de la qualité du travail, à condition que le travailleur soit informé préalablement et que cette surveillance soit proportionnée à l'objectif recherché.
Aspects psychologiques du travail à distance
Les aspects psychologiques liés au télétravail sont également importants à considérer. En raison de la distance physique, il est possible que les individus perdent le contact avec leurs collègues et employeurs. Voici quelques conseils pour les responsables des ressources humaines afin de mettre en place des mesures appropriées :
- Favoriser la confiance plutôt que le contrôle
- Établir un cadre clair (notamment en ce qui concerne l'organisation quotidienne des activités et la communication)
- Garantir le maintien des liens sociaux au sein de l'équipe
Un style de leadership motivant est essentiel pour assurer le succès du télétravail. Des séances de coaching individuelles peuvent également contribuer à maintenir le sentiment d'appartenance à l'entreprise chez les collaboratrices et collaborateurs.
Gestion des conflits et de l'isolement
Même en télétravail, des conflits peuvent survenir entre collègues. Il est donc recommandé aux responsables RH d'intervenir rapidement. Des visioconférences avec les parties concernées peuvent permettre de résoudre les conflits, que ce soit individuellement ou collectivement. Un contact régulier, par exemple à travers des réunions quotidiennes, peut contribuer à éviter l'isolement.
Meilleures pratiques pour des stratégies de télétravail réussies
Au cours de la crise de la Covid-19, certaines "meilleures pratiques" se sont dégagées pour favoriser le télétravail. Nos experts présentent ci-dessous les meilleures stratégies.
Les modèles de travail flexibles favorisent la satisfaction des employés
Les horaires de travail flexibles sont très appréciés des collaborateurs et collaboratrices, notamment ceux et celles ayant des responsabilités familiales. Il est cependant essentiel que les travailleurs et travailleuses restent disponibles et remplissent leurs obligations de manière satisfaisante pour l'entreprise.
Formation continue et développement professionnel en télétravail
Le télétravail ne doit pas faire obstacle à la formation continue. La mise à disposition de cours en ligne et de formations pertinentes est une approche prometteuse. La formation peut être dispensée en interne ou via des plateformes externes.
Gestion de la santé et ergonomie au poste de travail à domicile
Travailler à domicile peut poser des défis en termes de santé, notamment en raison de la position assise prolongée. Il est donc important que l’employeur s’assure que les individus disposent d'un poste de travail ergonomique. Des mesures individuelles telles que des séances de yoga ou des exercices d'attention peuvent également être proposées.
Stratégies clés pour l’employeur afin de surmonter les défis du télétravail
Le télétravail est un défi dès le premier jour. Les stratégies suivantes permettent de résoudre en partie ou totalement les problèmes rencontrés.
Construction d'une culture d'entreprise solide
La crise du Covid-19 a montré que la culture d'entreprise ne doit pas être négligée en télétravail. De bonnes mesures pour renforcer la cohésion incluent les contacts réguliers au sein de l'équipe, le travail silencieux ensemble (coworking silencieux) et les "rendez-vous café" virtuels.
Outils et technologies efficaces
Chaque télétravailleur connaît les outils de conférence tels que Zoom, Skype ou Google Meet. En utilisant des outils de brainstorming numériques tels que Canva, les processus de travail peuvent également être rendus plus efficaces. D'autres recommandations incluent les plateformes basées sur le Cloud telles que Clickup, Trello et Slack.
Renforcement de l'auto-organisation des activités et de la responsabilité individuelle des employés
Il est judicieux de fournir au personnel des conseils pour renforcer leur auto-organisation. De bonnes stratégies incluent la réduction des facteurs de distraction, la définition d'objectifs de travail réalistes et le port de vêtements de travail au lieu de vêtements décontractés.
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