Immer mehr Beschäftigte von Unternehmen arbeiten von zu Hause aus. Die Corona-Pandemie hat das “Homeoffice”, so die englische Bezeichnung, endgültig salonfähig gemacht. Unser Beitrag untersucht die grössten Herausforderungen für HR-Abteilungen, die mit der Heimarbeit verbunden sind.
Homeoffice: Eine kurze Definition
Der Begriff “Homeoffice” (dt. Heimbüro) bezeichnet eine flexible Form der Arbeit, die aus dem privaten Umfeld heraus ausgeführt wird. Die Beschäftigten verlegen ihren Arbeitsplatz in die eigenen vier Wände. Die Ergebnisse werden online (sprich: digital) geliefert. Neben der Telearbeit am Bildschirm erledigen die Arbeitnehmer weitere Aufgaben – zum Beispiel:
- Telefongespräche
- Teilnahme an Videogesprächen
- Recherchieren in Fachbüchern
- Verfassen von Konzepten
Bei der Arbeit im Homeoffice wird zwischen mobilem, alternierendem und Vollzeit-Homeoffice unterschieden. Die zweite Variante ist eine Mischform aus der Arbeit im Unternehmen und in der eigenen Wohnung. Beim mobilen Homeoffice arbeiten die Beschäftigten im Rahmen von Reisetätigkeiten von unterwegs aus.
Homeoffice in der aktuellen Gesetzgebung
Der Gesetzgeber hat längst auf die veränderten Arbeitsgewohnheiten reagiert. So muss die technische Ausstattung des Arbeitsplatzes nach der Arbeitsstättenverordnung durch den Arbeitgeber übernommen werden.
Das Arbeitszeitgesetz findet auch im Heimbüro Anwendung. Die normale Arbeitszeit pro Tag gilt im Homeoffice genauso wie im Unternehmen. Eine geeignete Lösung ist die Zeiterfassung per App. Hier können die Arbeitnehmer alle geleistete Stunden und Minuten eintragen.
Die grössten Herausforderungen im Homeoffice für HR-Verantwortliche
Das Arbeiten von zu Hause bringt für HR-Verantwortliche viele Herausforderungen mit sich. Da die Arbeitnehmer sich nicht am Arbeitsplatz, sondern in den eigenen vier Wänden aufhalten, sind sie nicht physisch greifbar. Dies führt zu Problemen, die wir in den folgenden Abschnitten beleuchten.
Leistungsmessung und Produktivität
Die Messung der Produktivität der Angestellten muss auch im Homeoffice möglich sein. Idealerweise wird vorab festgelegt, wie der Beschäftigte erreichbar ist. Wichtig sind ausserdem folgende Fragen:
- Gibt es feste Arbeitszeiten im Homeoffice?
- Gibt es feste Termine für Meetings?
- Muss den Kollegen der Arbeitsbeginn kommuniziert werden?
- Muss der aktuelle Status (z. B. erreichbar oder Pause) im Messenger kommuniziert werden?
Entscheidend ist, dass Führungskräfte auf die Einhaltung der Regeln achten. Ansonsten droht die Gefahr, dass die Arbeitnehmer undiszipliniert zu Werke gehen und eine “Laissez faire”-Kultur Einzug hält. Der Fokus sollte darauf liegen, dass die vorgegebenen Ziele erreicht werden. Dies lässt sich an den Arbeitsergebnissen messen. Die Arbeitszeit allein ist als Messfaktor nicht ausreichend.
Psychologische Aspekte der Remote-Arbeit
Die psychologischen Aspekte der Remote-Arbeit sind nicht zu unterschätzen. Aufgrund der räumlichen Distanz besteht die Gefahr, dass die Beschäftigten den Kontakt zu Kollegen und Vorgesetzten verlieren. Hier einige Tipps, mit denen HR-Verantwortliche die richtigen Weichen stellen können:
- Setzen Sie auf Vertrauen anstatt auf Kontrolle
- Setzen Sie einen verbindlichen Rahmen (z. B. bezüglich Tagesablauf und Kommunikation)
- Stellen Sie das soziale Miteinander im Team sicher
Ein motivierender Führungsstil ist ein Schlüssel für das erfolgreiche Arbeiten im Homeoffice. Einzelcoachings können im Bedarfsfall dafür sorgen, dass die Beschäftigten die Zugehörigkeit zum Unternehmen nicht verlieren.
Umgang mit Konflikten und Isolation
Homeoffice hin oder her: Auch beim Arbeiten von zu Hause treten zwischen Kollegen Konflikte auf. HR-Verantwortliche sind gut beraten, rechtzeitig einzugreifen. Dies lässt sich z. B. durch Videokonferenzen mit den Beteiligten erreichen. Die Gespräche können einzeln oder auch gemeinsam stattfinden. Regelmässiger Kontakt kann die Gefahr der Isolation bannen – zum Beispiel durch tägliche Meetings.
Best Practices für erfolgreiche Homeoffice-Strategien
In der Corona-Krise haben sich einige “Best Practices” herauskristallisiert, die ein erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice ermöglichen. Die besten Konzepte stellen Ihnen unsere Experten nachfolgend vor.
Flexible Arbeitsmodelle erhöhen die Mitarbeiterzufriedenheit
Flexible Arbeitszeitmodelle sind für Beschäftigte von Unternehmen ein Segen – gerade, wenn sie Kinder haben. Entscheidend ist, dass die Angestellten verfügbar bleiben und ihre Pflichten zur Zufriedenheit des Unternehmens erfüllen.
Fortbildung und Entwicklung im Homeoffice
Auch im Homeoffice besteht die Notwendigkeit zur Weiterbildung. Vielversprechende Ansätze sind z. B. die Bereitstellung von themenrelevanten Onlinekursen und -trainings. Die Weiterbildung kann entweder inhouse erfolgen oder auf externe Plattformen ausgelagert werden.
Gesundheitsmanagement und Ergonomie am Heimarbeitsplatz
Das Arbeiten im Heimbüro ist durch gesundheitliche Herausforderungen (z. B. durch das lange Sitzen) gekennzeichnet. Aus Sicht des betrieblichen Gesundheitsmanagements ist entscheidend, dass die Angestellten über ergonomische Arbeitsplätze verfügen. Massnahmen auf individueller Ebene können z. B. Yoga-Sessions oder Aufmerksamkeitstrainings umfassen.
Schlüsselstrategien zur Überwindung von Homeoffice-Herausforderungen
Das Arbeiten im Homeoffice ist vom ersten Tag an eine Herausforderung. Mit den folgenden Strategien lassen sich die vielfältigen Probleme teilweise oder sogar ganz lösen.
Aufbau einer starken Unternehmenskultur
Die Corona-Krise hat gezeigt, dass die Unternehmenskultur im Homeoffice nicht zu kurz kommen muss. Gute Massnahmen zur Stärkung des Zusammenhalts sind regelmässige Kontakte innerhalb des Teams, die stille Zusammenarbeit (Silent Coworking) und virtuelle “Coffee Dates”.
Effektive Tools und Technologien
Jeder Homeworker kennt Konferenz-Tools wie Zoom, Skype oder Google Meet. Auch durch die Verwendung von digitalen Brainstorming-Tools wie Canva lassen sich die Arbeitsprozesse effizienter gestalten. Weitere Empfehlungen sind cloudbasierte Plattformen wie Clickup, Trello und Slack.
Stärkung der Selbstorganisation und Eigenverantwortung der Mitarbeiter
Es ist eine gute Idee, den Beschäftigten Tipps zur Stärkung der Selbstorganisation an die Hand zu geben. Gute Strategien sind die Minimierung von Ablenkungsfaktoren, das Definieren von realistischen Arbeitszielen sowie das Tragen von Arbeitskleidung anstelle von legerer Freizeitkleidung.
