Les 5 types de badges à connaître pour timbrer en entreprise

Comment choisir son mode de timbrage en entreprise ?

Un bon nombre de salariés timbrent au quotidien. Il est donc essentiel de choisir une timbreuse adaptée à son environnement de travail. Pour garantir une utilisation plus pratique et plus sécurisée pour l’entreprise, il est également important de choisir le mode de timbrage le plus adapté. Au moment de choisir un type de badge, il est nécessaire de prendre en considération les critères suivants :

• L’environnement de travail et le secteur d’activité de l’entreprise. 
• Le type d’emploi du salarié ; est-ce qu'il est itinérant, sédentaire ou fait-il souvent du télétravail ?
• Les missions du salarié ; ont-elles besoin d'un timbrage horaire précis, d'une déclaration d’activité ou d'une déclaration des temps de travail a posteriori ?
• Le choix d’une timbreuse virtuelle à distance ou l’installation d’une timbreuse physique dans les locaux de l’entreprise ?

Quels sont les différents moyens de timbrage ?

1° Le badge électronique RFID

Le moyen de timbrer le plus couramment utilisé en entreprise est le badge électronique RFID (Radio frequency Identification). La plupart du temps, on le retrouve sous forme d’une carte plastique, format carte bleue. À l'intérieur se trouve une puce portant la technologie RFID ; sur simple présentation devant le lecteur ou la timbreuse, cette puce permet l’identification d’un salarié enregistré au préalable.

Attention : il existe cependant plusieurs générations de technologies RFID et elles ne se valent pas toutes en termes de sécurité. De nos jours il est très facile de copier les anciennes technologies ! Il faudra donc choisir les technologies les plus récentes pour éviter tout risque et pour garantir un haut niveau de sécurité. N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez avoir plus d'informations sur ce sujet. Aujourd’hui, le badge MIFARE DESfire EV2 est le plus sécurisé, avec un numéro d’identification. À ce jour, cette technologie n’a jamais été violée ni copiée.

Les badges RFID se présentent sous différents formats :

• Le format carte : ultra personnalisable, c'est le badge le plus utilisé en entreprise.
• Le format porte-clé : format plus pratique, il diminue le risque d’oubli ou de perte, et le salarié peut l’ajouter à son trousseau de clés. Il est également plus robuste que le format carte.
• Le format porte-clé cuir : plus esthétique que les badges traditionnels, sa touche design est très appréciée.

Le + : À l'unité, le badge électronique RFID est le badge le plus économique.

Le - : Il peut facilement être cassé, perdu ou oublié. 

 

2° Le timbrage virtuel sur un smartphone ou sur PC

Dans certaines entreprises, les salariés timbrent directement sur un PC ou leur smartphone via une application ou un logiciel. Ces derniers sont généralement hébergé en SaaS. L'application ou le logiciel fait donc office de « timbreuse virtuelle », que ce soit pour timbrer ou pour ouvrir un accès. On appelle également cette action le badgeage virtuel.

Le + : Le timbrage sur smartphone ou PC est plus pratique pour les salariés itinérants et ceux en télétravail. Il n'y a donc pas besoin de timbreuse physique et l'entreprise contrôle les temps de travail déclarés par ses salariés, qu'ils soient à distance ou sur site.

Le - : Les collaborateurs ne travaillant pas sur PC ou ne disposant pas de smartphone ne pourront malheureusement pas profiter de cette option. Il s'agira par exemple des salariés dans les environnements industriels, ou BTP…

3° Le badge dématérialisé ou badge virtuel

On appelle badge virtuel un badge directement enregistré dans le smartphone du salarié. Ce type de badge utilise les technologies BLE et NFC présentes sur tous les mobiles modernes. Le badge virtuel fonctionne donc avec les mêmes technologies que celles qu'on utilise lors d'un paiement sans contact. Ce badge dématérialisé est envoyé directement par l’entreprise via un e-mail et le salarié peut ainsi l'activer à distance. Tout ce qu'il lui restera à faire sera de passer son smartphone devant une timbreuse compatible BLE/NFC pour s’identifier instantanément. Le smartphone devient alors un badge physique.

Le +: Puisque tout est dématérialisé, il n'y a plus de problème de distribution de badge. Si vous avez des contrats intérimaires ou CDD au sein de votre entreprise vous pourrez, une fois la période de travail terminée, facilement désactiver le badge à distance.

Le -: On ne peut pas utiliser ce badge sans smartphone. Les salariés ne souhaitant pas utiliser leur téléphone personnel ou ceux ne possédant pas de smartphone professionnel ne pourront malheureusement pas utiliser cette fonction.

 

4° Timbrage grâce à un code

Le timbrage avec un code consiste à entrer un numéro sur le clavier d’une timbreuse horaire ou d'un lecteur d'accès à code. Il peut être utile lorsque l’environnement de travail ne permet pas toujours d’utiliser de badge, cette méthode peut donc s'avérer utile, comme en agroalimentaire, par exemple, afin de limiter l’insertion de corps étrangers en éliminant le risque de faire tomber son badge. Cette méthode peut également être utilisée lorsque l’entreprise embauche des intérimaires et ne peut pas remettre de badge au salarié avant sa prise de poste (exemple : travail en horaires de nuit) ou lorsqu'elle ne veut pas diffuser de nombreux badges. Le salarié pourra donc recevoir soit un code personnel, soit un numéro de matricule pour s’identifier.

Le + : Il n'y a pas de coût supplémentaire pour l’achat de badge, et une timbreuse suffira.

Le - : Le code risque d'être oublié ou transmis à un tiers, ce qui pourrait constituer une faille de sécurité pour l’entreprise. Pour éviter tout risque, il faut donc modifier le code régulièrement et ceci exige d'avoir une bonne organisation et une bonne communication en interne.

 

 

5° Le timbrage biométrique

Le timbrage biométrique est une tehnique qui utilise les données biométriques de l’utilisateur à des fins d’identification ; par exemple, les empreintes digitales, l’œil, le visage, le volume de la paume de la main, etc. Avec ses empreintes biométriques, le collaborateur s’enrôle une première fois sur le système de timbrage et il sera ensuite reconnu à chaque passage. L'avantage qu'apporte cette technologie de timbrage est qu'elle n'a besoin d'aucun support annexe. (NB : exceptée pour une identification biométrique lorsque l'empreinte biométrique est enregistrée dans le badge du salarié et non pas dans le sytème informatique)

Dans certains pays, comme la France, l’utilisation de la biométrie est très réglementée. L'utilisation de la biométrie pour timbrer y est interdit pour le pointage horaire. Sous certaines conditions il peut être autorisé pour le contrôle d'accès. Le 28 mars 2019, la CNIL a établi un règlement type qui précise les obligations auquelles doivent se tenir les organismes souhaitant utiliser des dispositifs biométriques pour le contrôle d’accès.

Cependant il existe également des pays où la réglementation pour le timbrage biométrique est plus souple, et autorise son usage pour le contrôle d’accès et le pointage des temps.

Le + : Il n'y a pas besoin de badge physique avec cette méthode, en conséquence il n’y a donc plus de risque de perte, d’échange, de vol ou de falsification.

Le - : Le timbrage biométrique est interdit dans certains pays. Ceci réduit considérablement les possibilités d’utilisation de cette méthode. Avant d’installer une timbreuse biométrique, il est donc important de se référer aux différentes réglementations en vigueur.