Als mittlerweile unumgängliches Thema in der Berufswelt mussten viele Unternehmen während der ersten Hälfte des Jahres 2020 mehr oder weniger überstürzt Arbeit im Homeoffice einführen, um die COVID-19-Krise bestmöglich zu bewältigen. Seither ist die Arbeit von zu Hause eine immer weiter verbreitete Realität, ob freiwillig oder aufgrund der Vorgaben des Bundesrates.
Wir haben jetzt etwas mehr Erfahrung, um die Probleme, die Hemmnisse und Defizite, insbesondere die rechtlichen, in Bezug auf die Arbeit ausserhalb professioneller Arbeitsumfelder und Strukturen zu erkennen.
Um uns mit diesem Thema bestmöglich auseinanderzusetzen, werden wir uns mit der Definition, der Entwicklung, dem Recht des Arbeitnehmers, Telearbeit in Anspruch zu nehmen, sowie dem Recht des Arbeitgebers, diese zu regeln, den Einsätzen im Zusammenhang mit der Produktivität, der Überwachung und auch der Verwaltung der Fernarbeitszeit beschäftigen. Empfehlungen, insbesondere zu den wichtigen Werkzeugen bei der Implementierung von Telearbeit, werden am Ende des Artikels ebenfalls gegeben.
Was bedeutet der Begriff «Telearbeit»?
Viele nehmen an, dass sich Telearbeit auf Arbeit bezieht, die zu Hause erledigt wird, obwohl sie an sich alle Arbeiten umfasst, die ausserhalb des Unternehmens erledigt werden. Mit diesem klarer definierten Konzept sind die zugehörigen Statistiken leichter zu deuten. Tatsächlich gibt es Heimarbeit schon seit Jahrhunderten und betrifft hauptsächlich Handwerker. Telearbeit bezieht sich auch auf Arbeitnehmer, die ihre Aufgaben unter Nutzung moderner Kommunikationsmittel und nicht nur von zu Hause aus erledigen. Dies kann z.B. auch im Zug sein oder von einem Büro ausserhalb des Unternehmens, wie z.B. in einem Coworking-Bereich oder natürlich auch in der eigenen Wohnung.
Wie hat sich Telearbeit entwickelt?
Wie in einem früheren Artikel erläutert, war die Telearbeit bereits vor der COVID-19-Pandemie in allen Branchen auf dem Vormarsch.
Quelle: Swiss Info (SWI), 2020
Die derzeitige Pandemie beschleunigt diesen Trend erheblich, da viele Arbeitgeber gezwungen sind, zum ersten Mal Telearbeit in ihre Organisationen zu integrieren. Laut einer Studie des Beratungsunternehmens Deloitte Schweiz hat sich der Anteil der Telearbeiter auf dem Höhepunkt der Krise verdoppelt. Die Experten, die die Studie durchgeführt haben, merken an, dass es unwahrscheinlich ist, dass dieser Anteil nach der Krise wieder auf das Vorkrisenniveau zurückfällt. Laut einer anderen Umfrage von Joanna Bessero und Marie-Laure Vonlanthen wünschen sich 87 % der Befragten, dass sie in der einen oder anderen Form weiterhin in Telearbeit arbeiten können. Es ist jedoch unwahrscheinlich, dass sich dieses System in der Schweiz in naher Zukunft durchsetzen wird. Aber warum nicht? Verantwortlich dafür sind die notwendigen Investitionen in IT, Sicherheit und auch in Versicherungen, was zu Widerständen führen kann. Wir erleben viel mehr Angriffe, sowohl physisch (z. B. Einbruch in leere Räumlichkeiten) als auch virtuell (Cyberangriffe, Kryptoviren, Ransomware usw.), da jetzt nicht mehr nur ein Ort gesichert werden muss, sondern eine Vielzahl von Orten. Das kann Telearbeit teuer und riskant machen. Es gibt ausserdem kulturelle Barrieren, denn wenn wir unsere Zahlen mit denen der Länder der Europäischen Union vergleichen, hinken wir hinterher. Betrachtet man die Vereinigten Staaten, so ist klar, dass wir nicht die Nase vorn haben (SWI, 2020). Dies zeigt sich auch auf der rechtlichen Seite.
Wie sieht es mit der rechtlichen Seite und der Regulierung von Telearbeit aus?
Einen Anspruch auf Telearbeit für Arbeitnehmer gibt es in der Schweiz nicht. Deshalb ist der Begriff der Freiwilligkeit sehr wichtig. Die Unterscheidung, ob die Telearbeit auf freiwilliger Basis erfolgt oder nicht, ermöglicht eine bessere Regulierung, wie wir später sehen werden. Wenn Telearbeit vom Arbeitgeber vorgeschlagen und vom Arbeitnehmer akzeptiert wird, ist es wichtig zu wissen, dass der Arbeitnehmer im Falle von Krankheit und Unfall den gleichen rechtlichen Schutz geniesst wie bei seiner Arbeit im Büro. Das bedeutet, dass ein Unfall, den der Beschäftigte während der Telearbeit erleidet, als Arbeitsunfall zu werten ist. Um dies zu verhindern, werden am Ende dieses Artikels einige Tipps gegeben. Ausserdem müssen Mindeststandards eingehalten werden. Normalerweise müssen alle Kosten und Auslagen, die während der Telearbeit anfallen, vom Arbeitgeber getragen werden. Die Parteien können auch vereinbaren, dass die Auslagen des Arbeitnehmers durch eine pauschale Entschädigung erstattet werden. Was die Miete betrifft, so muss der Arbeitgeber vorerst nur dann einen Beitrag an den Arbeitnehmer zahlen, wenn dieser zu 100 % in Telearbeit ist. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber auch das Material und die Ausrüstung zur Verfügung stellen, die der Arbeitnehmer für die ordnungsgemässe Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Da es sich bei der vorliegenden Pandemie-Situation jedoch nicht um eine normale Situation handelt, ist klar, dass diese Anforderungen nach dem Grundsatz der Verhältnismässigkeit angepasst werden müssen. Um Ihnen zu helfen, hat der Schweizerische Gewerkschaftsbund (SGB) einen Leitfaden über Telearbeit und die geltenden Regeln zur Verfügung gestellt.
Aus der Sicht des Arbeitgebers und bei der Regelung der Telearbeit durch seine Beschäftigten ist zu bedenken, dass es auch hier keinen eindeutigen gesetzlichen Rahmen gibt. Die SGB bedauert, dass nur bestimmte Branchen spezifische Regelungen durch Gesamtarbeitsverträge (GAV) haben und ist der Meinung, dass das Bundesrecht angepasst werden sollte. Damit das Arbeitsrecht die Telearbeit einschliesst, müsste es also insgesamt überarbeitet werden, und das würde zwangsläufig Jahre dauern. Aus diesem Grund hat der Schweizerische Arbeitgeberverband (SAV) Mitte Oktober 2020 eine Muster-Telearbeitsvereinbarung zur Verfügung gestellt. Dieser Vorschlag stiess nicht auf einhellige Zustimmung, da einige Gewerkschaften der Meinung sind, dass dieses Modell illegale Klauseln enthält. Dennoch bleibt es dem Arbeitgeber dringend zu empfehlen, eine Vereinbarung abzuschliessen, die die Modalitäten der Telearbeit für seine Beschäftigten genau regelt.
Erinnern wir uns daran, dass bereits 2017 ein Antrag eingereicht wurde, damit das Recht auf Offlinezeit, das in Frankreich besteht, im gesetzlichen Rahmen präzisiert wird, um die technologischen Entwicklungen der Arbeit zu begleiten. Dieser Antrag zielte darauf ab, dass es für Arbeitnehmer in der Schweiz ein explizites Recht auf Offlinezeit ausserhalb der im Arbeitsvertrag vorgesehenen Arbeitszeiten geben sollte. Mit anderen Worten, dass der Arbeitgeber nicht das Recht haben sollte, von seinem Beschäftigten zu verlangen, dass er ausserhalb der Arbeitszeit zur Verfügung steht. Der Bundesrat vertrat damals die Auffassung, dass es bereits klare und ausreichende gesetzliche Grenzen für die ständige Verfügbarkeit im Arbeitsgesetz gibt, die u. a. die Arbeitszeit erfassen und Ruhezeiten regeln. In einigen Fällen können Beschäftigte von der Arbeitszeiterfassung befreit werden, in jedem Fall aber müssen Beschäftigte in der Lage sein, ihre Arbeitsleistung aufrechtzuerhalten, egal ob sie im oder ausserhalb des Büros arbeiten.
Wie kann ich sicher sein, dass die Produktivität meiner betrieblichen Struktur durch die Einführung von Telearbeit nicht beeinträchtigt wird?
Halbtagsstellen haben das Prinzip der Heimarbeit weitgehend durchgesetzt. Eine der grössten Befürchtungen von Managern ist, dass dadurch Kosten entstehen, die mit dem Verlust von Produktivität verbunden sind. Für einige Branchen ist dies unbestreitbar der Fall, für andere nicht, und in jedem Fall müssen wir uns Gedanken machen, wie wir langfristig sicherstellen können, dass die Beschäftigten sich gut verhalten und effizient arbeiten, auch wenn wir sie nicht sehen. Es ist eine Verantwortung und eine Aufgabe, die schwierig ist. Dennoch ist es interessant, dass laut der von Deloitte durchgeführten Umfrage die Mehrheit der Befragten angab, dass Telearbeit keinen Einfluss auf ihre Produktivität hat. Mehr als 40 % hatten sogar das Gefühl, dass sie effizienter geworden sind.
Source: Deloitte Research, BFS
Wie ist das zu erklären? Durch den Wegfall von unnötigen Unterbrechungen, das Verschwinden des sozialen Drucks bei der Präsenzpflicht und durch den Umstand, dass bei der Telearbeit nur die Ergebnisse zählen. Nichtsdestotrotz sollten wir bei offensichtlichen psychosozialen Problemen nicht vergessen, dass wir unbedingt darauf achten müssen, die Verbindung zwischen den Kollegen zu halten. Wenn es die Situation, z. B. im Gesundheitswesen, zulässt, ist es vorzuziehen, 100%ige Telearbeit zu vermeiden. Regelmässig ins Büro zurückzukehren, um sich mit Kollegen, aber auch mit dem Management zu treffen, um die eigenen beruflichen Ziele nicht aus den Augen zu verlieren, ist ein entscheidender Punkt. Um sicherzustellen, dass diese Ziele nicht ausser Acht gelassen werden, könnten Chefs versucht sein, ihre Beschäftigten zu überwachen. Haben sie aber überhaupt das Recht, dies zu tun?
Hat ein Arbeitgeber das Recht, seine Beschäftigten zu überwachen?
Die Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz besagt, dass »es verboten ist, Überwachungs- oder Kontrollsysteme zu verwenden, die dazu bestimmt sind, das Verhalten von Arbeitnehmern an ihren Arbeitsplätzen zu überwachen.« Die Installation von Spyware auf den Arbeitsplätzen der Beschäftigten ist eine illegale Praxis. Nach der Rechtsprechung ist jedoch eine Überwachung zu Zwecken der Sicherheit, der Qualitätskontrolle der Leistung oder der Erfolgskontrolle zulässig, wenn der Arbeitnehmer im Voraus informiert wurde und diese Überwachung verhältnismässig ist. So auch bei Novartis, das auf freiwilliger Basis permanente Telearbeit zulässt und sogar einen finanziellen Ausgleich für die Einrichtung eines Homeoffice bietet. Im Gegenzug installieren die Beschäftigten eine Software, die die telefonischen und digitalen Aktivitäten der Beschäftigten aufzeichnet. So kann der Pharmariese feststellen, dass seine Produktivität nachweislich nicht gesunken ist. Für den Moment ist dieser Fall eine Ausnahme, aber es ist merkwürdig, dass wir uns vom Paradigma, das für Zufriedenheit und Vertrauen am Arbeitsplatz plädiert, zu einem Paradigma bewegt haben, das sich nun mehr auf die Kontrolle und die Aufrechterhaltung der Effizienz konzentriert. Wir wollen versuchen, eine Harmonie zwischen diesen verschiedenen Entwicklungen zu erreichen.
Wie planen Sie Ihre Zeiteinteilung für Telearbeit?
Die Arbeit im Homeoffice birgt, wenn sie für den Beschäftigten neu ist, zwangsläufig Risiken. Manche Menschen neigen dazu, länger zu arbeiten, und es gibt mögliche Konfliktpunkte zwischen der Arbeit und der Bewältigung des Familien- oder Soziallebens. Aus Angst, als Drückeberger angesehen zu werden, verbringen manche Beschäftigten mehr als acht Stunden vor ihren Bildschirmen, während im Büro die Pausenzeiten leichter eingehalten werden können. Auch wenn die Erfahrung von Person zu Person unterschiedlich ist, sind die materielle Situation und/oder das Vorhandensein von Familienmitgliedern oder sogar eines engen sozialen Umfelds im Haus wichtige Faktoren. Sich von allen zu isolieren, ist nicht die optimale Lösung und kann Anlass für Stress oder Ablenkung sein. Dennoch ist es wichtig, einen eigens dafür vorgesehenen Raum und einen klar definierten Zeitplan zu haben, der auch Momente der Ruhe beinhaltet. Idealerweise sollte man seinen Zeitplan mit seinem Arbeitsteam entsprechend der gegenseitigen Verfügbarkeit abstimmen. Es ist also, wie bei vielen Dingen, alles eine Frage der Balance, und um diese zu erreichen, muss man testen, analysieren und optimieren. Mit Hilfe unserer Empfehlungen werden Sie bei der Durchführung die bestmöglichen Voraussetzungen haben.
Worauf muss ich bei der Einrichtung von Telearbeit in meinem Unternehmen achten?
Die Auswahl der Werkzeuge, die Telearbeit ermöglichen, ist sehr wichtig. Machen Sie es sich in Ihrem Arbeitsbereich bequem, indem Sie ihn ergonomisch einrichten. Dadurch wird das Risiko von körperlichen Beschwerden reduziert. Dazu ist es gut, eine genügend grosse Arbeitsfläche zu haben, d.h. mindestens 160 x 80 cm, und einen Stuhl mit verstellbarer Höhe, so dass die Füsse den Boden fest berühren, die Schultern aber entspannt bleiben. Auch die Helligkeit spielt eine Rolle, ebenso wie ein Blick oder ein Fenster nach draussen. Denken Sie daran, den Raum um Ihren Schreibtisch herum aufzuräumen, damit Sie sich frei bewegen können, ohne z. B. über Kabel zu stolpern. Zum Thema digitale Arbeitswerkzeuge haben wir den flexiblen Vorteilen von Softwarepaketen im Saas (Cloud)-Modus einen Artikel gewidmet, den wir Ihnen ans Herz legen möchten. Diese Art von Software ist einfach zu bedienen und die neueste Version der Zeitmanagement-Software von Kelio ist vollkommen anpassungsfähig. Das macht es leicht, auch aus der Ferne neue Beschäftigte zu integrieren. Der Einsatz von Remote-Mitarbeitern bedeutet auch die Verstärkung eines neuen Trends: den der virtuellen Schulung. In der Tat ist es nicht so, dass wir aufhören sollten zu schulen, nur weil wir uns nicht mehr sehen können, ganz im Gegenteil. Aus diesem Grund hat Kelio einen eigenen virtuellen Campus entwickelt: die Kelio Academy. Dank der Kelio Academy können Sie sich virtuell (vorerst nur auf Französisch, aber die deutsche Version ist auch geplant) in Ihrem eigenen Tempo zu allen neuen Funktionen schulen, die es Ihnen ermöglichen werden, Telearbeit einfach in die Verwaltung der Arbeitszeit Ihrer Beschäftigten zu integrieren. Weitere Informationen finden Sie auf dieser eigens eingerichteten Seite. Wir freuen uns darauf, diesen vielversprechenden Bereich des E-Learnings weiter auszubauen und Ihnen noch mehr zeigen zu können !
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