Eine effektive Planung ist für den Erfolg jeder Organisation von entscheidender Bedeutung. Planungen zu erstellen, verschafft Ihnen nämlich einen besseren Überblick über Ihre Arbeitszeiten und gewährleistet gleichzeitig ein effizientes Ressourcenmanagement. Um diese Ziele zu erreichen, setzen viele Unternehmen auf Planungssoftwares, die die Erstellung, Verwaltung und Optimierung von Zeitprogrammen vereinfacht und gleichzeitig menschliche Fehler reduziert.
Herausforderungen bei der Unternehmensplanung
Bevor Sie die verfügbaren Planungslösungen näher unter die Lupe nehmen, ist es wichtig, die Herausforderungen zu kennen, mit denen viele Organisationen bei der Planung konfrontiert sind.
- Menschliche Fehler,
- Verzögerungen bei der Durchführung von Projekten,
- Abwesenheiten von Mitarbeitenden,
- Ressourcenkonflikte,
- Komplexität der Zeitprogramme,
- usw
Das sind allesamt Probleme, mit denen sich Unternehmen auseinandersetzen müssen.
Obschon das Hauptziel bei der Erstellung einer effizienten Planung die Optimierung der Arbeit ist, welche sich entsprechend in einem Zeitgewinn niederschlägt und somit für andere Aufgaben genutzt werden kann, ist es oftmals kein leichtes Unterfangen, die Leistung und Rentabilität mit der Flexibilität und dem Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu verbinden. Die beste Personalplanung ist daher diejenige, die den Anforderungen des Unternehmens und seinen Mitarbeitenden gerecht wird und gleichzeitig die geltenden Rechtsvorschriften einhält.
Wie erstellt man Zeitprogramme?
Viele Unternehmen benutzen noch immer Excel© als Zeiterfassungstool.
Diese Lösung stösst jedoch schnell an ihre Grenzen:
- Mangelnde Zentralisierung,
- Erhöhtes Fehlerrisiko,
- Potenzieller Datenverlust,
- Lücken bei der Weitergabe von Informationen,
- Keine sofortige Kommunikation zwischen den Teams.
Ein häufig genannter Vorteil der Verwendung von Excel© als Planungshilfe ist die einfache Handhabung. Allerdings kann es sehr zeitaufwendig sein, alle Funktionen von Excel© richtig zu nutzen.
Zudem wird diese Lösung schnell an ihre Grenzen stossen – spätestens dann, wenn Ihr Unternehmen wächst und die Anzahl der Mitarbeiter in Ihren Teams steigt.
Benutzt Ihr Unternehmen Excel© als Planungshilfe?
Lesen Sie unseren Artikel zum Vergleich zwischen Excel© und einer Planungssoftware für die Verwaltung von Dienstplänen.
Sinnvoller ist es also, so früh wie möglich in eine Unternehmensplanungssoftware zu investieren die Ihnen dabei hilft, den reibungslosen Ablauf der verschiedenen Aufgaben und Einsätze Ihrer Teams optimal zu verwalten.
Weshalb sollte man eine Planungssoftware verwenden?
Die Entscheidung für eine leistungsfähige professionelle Planungssoftware bietet zahlreiche Vorteile, um die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern:
- Reduzierung von Fehlern
Eine Planungssoftware automatisiert die sich bei der Erstellung und Verwaltung von Zeitprogrammen wiederholenden Aufgaben und minimiert somit das Risiko, menschliche Fehler kostspielig beheben zu müssen. - Optimierung der Ressourcen
Mit der Zuweisung verschiedener Aufgaben an Ihre Mitarbeitenden entsprechend deren Fähigkeiten sowie Verfügbarkeiten bieten Ihnen diese Softwareprogramme eine schnelle Übersicht über die Zeitprogramme und helfen Ihnen dabei, die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen. - Flexibilität
Planungssoftwares unterstützten Sie dabei, unvorhergesehene Ereignisse vorauszusehen und Zeitprogramme bei unerwarteten Änderungen wie Abwesenheiten oder Aktivitätsspitzen schnell anzupassen.
Zudem sind in diese Softwares häufig in Kommunikationsinstrumente integriert. Dies ermöglicht Ihnen ausserdem einen besseren Austausch innerhalb des Unternehmens, erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern und ermöglicht weiter eine schnelle und fundierte Entscheidungsfindung.
Tipps zur Auswahl der richtigen Planungssoftware
Die Wahl der richtigen Planungssoftware für Ihr Unternehmen ist entscheidend, um die Nutzung von Zeit und Ressourcen zu optimieren. Wichtig ist es auch, diese mit Bedacht zu wählen, da die verfügbaren Lösungen je nach den Bedürfnissen, der Grösse und der Komplexität Ihres Unternehmens variieren. Tatsächlich kann nämlich die richtige Lösung bei der Planungssoftware den Unterschied in der betrieblichen Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens ausmachen:
- Bewerten Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens, wie z. B. die Grösse Ihres Teams, die Komplexität Ihrer Zeitprogramme und die wesentlichen Funktionen, die Sie benötigen.
- Folgen Sie Kelios Tipp und verlangen Sie eine Demonstration, um die Benutzerfreundlichkeit der Plattform zu beurteilen.
- Achten Sie darauf, dass die gewählte Software skalierbar ist. Es ist nämlich von entscheidender Bedeutung, dass sie mit der Entwicklung Ihres Unternehmens Schritt halten kann und in der Lage ist, Ihre zukünftigen Bedürfnisse zu erfüllen.
Kriterien für eine gute Planungssoftware
1. Die Funktionen
Der Vorteil einer Planungssoftware ist, dass sie eine Vielzahl von Funktionen in sich vereint. Stellen Sie also sicher, dass Sie alle Ihre Aufgaben mit nur wenigen Klicks und von jedem Gerät aus erledigen können.
Basisfunktionen
- Erstellung von Zeitprogrammen
- Erfassung der Aufgaben
- Kommunikation mit den Mitarbeitenden
Umfassende erweiterte Funktionen
Um vollständig zu sein, bedarf eine professionelle Planungssoftware Folgendes:
- Erweitertes Personalmanagement,
- Eine Echtzeit-Überwachung des Fortschritts eines jeden Projekts,
- Eine mobile App, die den Zugriff von jedem Gerät aus ermöglicht,
- Detaillierte Berichte,
- Einbindung mit anderen Verwaltungstools des Unternehmens.
2. Benutzerfreundlichkeit
Eine reibungslose Nutzung Ihrer Planungssoftware ist von entscheidender Bedeutung. Wie bereits erwähnt, muss diese nämlich umfassend sein und entsprechend alle notwendigen Funktionen bieten und gleichzeitig auch intuitiv sowie leicht zu benutzen sein.
3. Die Zusammenarbeit
Ihre Planungssoftware sollte es Ihnen ermöglichen, Ihre Teams besser zu verwalten und gleichzeitig aber auch eine reibungslose interne Kommunikation fördern. Entscheidend ist daher, dass die Software gemeinschaftlich ist und ihren Mitarbeitenden, der Geschäftsleitung oder auch Ihrer Personalabteilung insbesondere die Möglichkeit bietet, die persönlichen Planungen zu verfolgen und Änderungen vornehmen zu können.
4. Anpassung und Integration
Ein nicht vernachlässigbarer Punkt ist, dass eine gute Planungssoftware ausserdem in der Lage sein muss, sich an jede Art von Umgebung anzupassen. Achten Sie also darauf, dass die Software sich problemlos in die verschiedenen Tools integrieren lässt, die in Ihrem Unternehmen bereits verwendet werden.
Es ist daher sinnvoll, sich für eine anpassbare Software zu entscheiden, deren Einstellungen sich an Ihre Unternehmenssituation anpassen lassen.
Möchten Sie mehr über die richtige Wahl Ihrer Planungssoftware erfahren?
Lesen Sie unseren vollständigen Artikel zu den 7 Kriterien, die Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung beachten sollten.
Die Kelio Planungssoftware – eine ideale Lösung
Planungen erstellen ist in einem Unternehmen unerlässlich, kann aber ohne die Hilfe einer geeigneten Planungssoftware zu einer langwierigen Aufgabe werden. Eine Planungssoftware, wie Kelio sie anbietet, kann diese Aufgabe vereinfachen, Fehler reduzieren und die Produktivität Ihres Unternehmens steigern.
Warten Sie nicht länger, sondern investieren Sie in eine hochwertige Planungssoftware und erfahren Sie, wie die innovative Lösung von Kelio Ihren Planungsanforderungen gerecht werden kann.
