HR-Manager stehen täglich vor der Herausforderung, zahlreiche Aufgaben effizient zu bewältigen. Die Liste der Verantwortungsbereiche erstreckt sich von der Rekrutierung neuer Mitarbeiter bis zur strategischen Planung und Verwaltung von Arbeitsabläufen. Vor diesem Hintergrund ist ein effektiver Zeitplan mehr als eine Notwendigkeit – er ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg des jeweiligen Unternehmens.
In diesem Artikel bieten wir Ihnen praktische Tipps und Tricks an, die Ihnen helfen sollen, Ihre Ressourcen effektiver zu nutzen und Ihre Zeitplanung als HR-Manager zu verbessern. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Prioritäten setzen und moderne Zeitmanagement-Tools nutzen, um Ihre Zeitplanung bestmöglich zu optimieren.
Nutzung von digitalen Tools
HR-Verantwortliche nutzen für die Erstellung von Zeitplänen bereits seit vielen Jahren digitale Tools. Unter ihnen finden sich kostenlos verfügbare Tools wie Microsoft Outlook und Google Calendar, aber auch kostenpflichtige Cloud-Lösungen wie Microsoft 365.
Wenn es um das Projektmanagement geht, sind Trello, Asana und Monday die meistgenutzten Plattformen. Diese Tools helfen dabei, Aufgaben zuzuweisen, den Fortschritt von Projekten zu überwachen und Deadlines festzulegen. Sie fördern die Transparenz im Team und erleichtern die Zusammenarbeit, indem sie alle Beteiligten auf dem Laufenden halten.
Besonders hilfreich: Software für die Zeiterfassung
Bei der Erstellung von Zeitplänen haben sich Softwarelösungen für die Zeiterfassung als besonders hilfreich erwiesen. Mit einer professionellen Zeiterfassung Software wird das Anfertigen eines Zeitplans zu einem Kinderspiel, da die Verantwortlichen die Arbeits- und Abwesenheitszeiten aller Mitarbeiter immer und überall im Blick haben.
Der Personalverantwortliche kann zudem Abwesenheitsanträge einsehen und bestätigen, Personaldossiers digitalisieren und jeden erstellten Zeitplan mühelos anpassen. Selbst die Aktivitäten von Mitarbeitern im Homeoffice werden durch die Software erfasst. Bei Kelio kann die Zeiterfassungssoftware über das HR-Portal gestartet werden. Sowohl das Management als auch die Mitarbeiter können sich ortsunabhängig in das System einloggen und Daten sowie Dokumente (z. B. Arbeitsverträge) abrufen.
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Ziele setzen und Prioritäten definieren
Wer einen Zeitplan erstellen und diesen möglichst effektiv gestalten möchte, benötigt klar definierte Ziele. Im HR-Management bieten die sogenannten SMART-Ziele eine strukturierte Methode zur Zielfestlegung. SMART steht für:
- Spezifisch
- Messbar
- Erreichbar
- Relevant
- Zeitgebunden
Ein SMART-Ziel könnte etwa so lauten: “Bis zum Ende des Jahres soll die Mitarbeiterzufriedenheit um 10 % gesteigert werden. Der Erfolg wird durch vierteljährliche Umfragen gemessen.” Ein solches Ziel ist nachvollziehbar und gleichzeitig motivierend. Schwammige Ziele hingegen (etwa 'die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern") lassen klare Messkriterien vermissen. Dies macht es schwierig, Fortschritte zu beurteilen und konkrete Massnahmen zu planen.
Wichtige Priorisierungstechniken im Überblick
Um die definierten Ziele zu erreichen, sind Priorisierungstechniken unerlässlich. Zu nennen sind insbesondere die Eisenhower-Matrix und die ABC-Analyse.
Die Eisenhower-Matrix hilft dabei, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren. Sie unterteilt Aufgaben in die folgenden vier Quadranten:
- Dringend und wichtig
- Nicht dringend, aber wichtig
- Dringend, aber nicht wichtig
- Weder dringend noch wichtig
Die Aufgaben im ersten Quadranten sollten sofort erledigt werden, während die Aufgaben im zweiten Quadranten für die langfristige Planung vorgesehen sind.
Die ABC-Analyse klassifiziert Aufgaben nach ihrer Bedeutung und ihrem Einfluss auf das Gesamtziel. A-Aufgaben haben höchste Priorität, B-Aufgaben mittlere und C-Aufgaben niedrige Priorität.
Grundsätzlich ist es bei der Erstellung eines Zeitplans wichtig, zwischen langfristigen und kurzfristigen Zielen zu unterscheiden. Langfristige Ziele können beispielsweise die Entwicklung eines neuen Schulungsprogramms über mehrere Monate hinweg beinhalten, während kurzfristige Ziele tägliche oder wöchentliche Aufgaben wie das Organisieren von Vorstellungsgesprächen betreffen.
Beide Arten von Zielen erfordern unterschiedliche Strategien und Zeithorizonte. Sie sollten jedoch harmonisch ineinandergreifen, damit die Gesamtziele des HR-Managements zuverlässig erreicht werden.
Wochenplanung und Pufferzeiten
Die Tages- und Wochenplanung ist ein weiterer wichtiger Aspekt, wenn es darum geht, einen Zeitplan in einem Unternehmen zu erstellen. Am besten beginnen Sie die Woche mit einem Überblick über die anstehenden Aufgaben und Termine. Planen Sie jeden Tag detailliert und setzen Sie klare Prioritäten. Wichtige und dringende Aufgaben sollten am Anfang des Tages erledigt werden, um eine maximale Produktivität zu erreichen. Eine klare Struktur hilft dabei, den Tag effizient zu nutzen und verhindert das Gefühl der Überwältigung.
Pufferzeiten und Flexibilität sind wichtig, um unerwartete Ereignisse und Unterbrechungen handhaben zu können. Planen Sie zwischen den Aufgaben und Terminen Puffer ein, um unvorhergesehene Verzögerungen abfangen und dennoch im Zeitplan bleiben zu können.
Den Zeitplan regelmässig überprüfen und anpassen
Die regelmässige Überprüfung und Anpassung des Zeitplans ist notwendig, um dauerhaft effizient zu bleiben. Nehmen Sie sich am Ende jeder Woche Zeit, um den vergangenen Wochenplan zu bewerten. Was hat gut funktioniert? Wo gab es Schwierigkeiten? Diese Reflexion ermöglicht es, den Zeitplan anzupassen und zu optimieren. Auch tägliche Überprüfungen helfen dabei, den Fortschritt zu verfolgen und notwendige Anpassungen vorzunehmen.
Unser Fazit
HR-Verantwortliche sind bei der Erstellung von Zeitplänen gut beraten, eine professionelle Zeiterfassungssoftware zu nutzen. Hier haben Sie die An- und Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter jederzeit im Blick. Für das Projektmanagement empfehlen sich Cloud-Plattformen, die transparent und einfach zu bedienen sind.
Wenn es um die Erstellung eines persönlichen Zeitplans geht, ist es entscheidend, Prioritäten zu setzen und Pufferzeiten einzuplanen. Flexibilität ist notwendig, um auf neue Prioritäten und spontane Anforderungen zu reagieren, die während des Arbeitsalltags auftreten können. Dies ermöglicht es HR-Managern, ihren Zeitplan anzupassen, ohne die wichtigsten Aufgaben und Fristen aus den Augen zu verlieren.
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