In den meisten Firmen ist Excel© die wichtigste Planungssoftware. Auch wenn dies nicht seiner Hauptaufgabe entspricht, wird es von vielen für die Organisation der Arbeit genutzt. Doch heutzutage gibt es noch viel geeignetere Planungssoftware!
Welches sind die wichtigsten Bedenken der Benutzer? Und mit welchen Vorteilen können Organisationen rechnen? Kann Planungssoftware die Effizienz und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben in einer Firma verbessern? Wird es durch die Entwicklung neuer Organisationsformen in den Firmen gar unvermeidlich, auf Planungssoftware zurückzugreifen?
Ist es möglich, die gesamte Planung mit Excel© zu verwalten?
Derzeit verwenden viele Firmen noch Excel©-Tabellen, um die Organisation der Arbeit in jeder Abteilung zu planen. Dies kann jedoch auch einen Mangel an Zentralisierung und Informationsaustausch mit sich bringen. Trotz ihrer Kenntnisse der Software, arbeiten die Mitarbeitenden niemals gemeinsam in einer Excel©-Datei.
Je stärker eine Datei verändert wird, desto mehr steigt das Fehlerrisiko. Ausserdem kann eine Excel©-Datei nicht aufgrund ihres Änderungsdatums als «gültig» angesehen werden: Es besteht keinerlei Garantie, dass nicht bereits eine neue Version existiert.
Dass Excel© den Bedürfnissen der Unternehmen heute nicht mehr gerecht wird, bestätigt im Übrigen auch eine europäische Studie der Beratungsfirma Bearing Point, die sich mit dem Aspekt des Bedarfsmanagements in der Planung befasst. Man hat festgestellt, dass nur 42 % der befragten Personen Excel© als geeignet für ihre Planungsanforderungen erachten.
Planungssoftware: Warum zögern Mitarbeitende, den Schritt zu wagen?
Gewisse Excel©-Dateien können vielen Mitarbeitenden unglaublich komplex erscheinen. Ohne ihre Vorgesetzten und Teamleiter, die den Umgang mit solchen Dateien gewohnt sind, könnten sich viele darin nicht zurecht finden. Excel©-Dateien können für diejenigen, die sie verwalten, eine Art Macht darstellen: Sie wurden zu wahrhaften «Meistern» der Planung!
Folglich ist es verständlich, dass sich so manche Person durch die Verwendung einer zentralisierten Planungssoftware etwas entwurzelt fühlen kann. Andere könnten befürchten, dass sie ihre gewohnte Planungsdarstellung wie über Excel© nicht mehr bekommen.
Mit einer Planungssoftware müssen sich die mit der Organisation der Firma betrauten Personen an eine stärker durchstrukturierte Software anpassen, wodurch sie ihre Arbeitsweise verändern müssen.
Es ist deswegen nötig, die Veränderung in der Firma nahe zu begleiten. Die Mitarbeitenden müssen geschult werden, damit sie die Software zu beherrschen lernen und eine gemeinsame Methodik anwenden.
Welche Vorteile kann man von einer Planungssoftware erwarten?
Eine Planungssoftware bietet zahlreiche Vorteile, die wichtigsten sind:
- Zugang zu in Echtzeit aktualisierten Plänen
- Zugriff über verschiedene Datenträger: PC, Tablet, Smartphone
- Verbesserte Lesbarkeit in der ganzen Firma
Cédric Lampin – Marketing-Verantwortlicher bei Kelio – betont, dass zu den wichtigsten Vorteilen die Verwaltung und Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen gehören, sei es im Bereich der Arbeitsorganisation oder der Überprüfung.
Wenn ein Planer, um die Organisation am Laufen zu halten, ein Problem der Werkstattversorgung löst, indem er entscheidet, dass dieser oder jener Mitarbeiter keine Pause machen soll, riskiert er eine gesetzeswidrige Handlung seiner Firma. Bei einer gut organisierten Unternehmensführung hingegen verfügt die Firma über den nötigen Schutz vor Unstimmigkeiten.
Cédric Lampin
Marketing-Verantwortlicher
In diesem Sinne kann eine Planungssoftware also ein Vektor des «sozialen Fortschritts» sein.
Flexiblere Arbeitsplanung durch verbesserte Zusammenarbeit
Um den veränderten Erwartungen der Mitarbeitenden an das Management oder die soziale Interaktion gerecht zu werden, müssen Firmen ihre Organisationsformen überdenken.
Nehmen wir ein erstes Beispiel: Ein Manager muss die Einsatzplanung von Herrn Müller und Herrn Meier austauschen. Wie kann er diese rasch über die Änderungen informieren? Excel© interagiert nicht mit Merchandising-Tools . Eine Planungssoftware hingegen hat Zugang zu den Personaldaten der Firma und kann direkt ein SMS an die beiden Mitarbeiter versenden.
Nehmen wir ein anderes Beispiel: Ein Mitarbeiter hat um 15 Uhr einen Arzttermin, obwohl er in der kommenden Woche nachmittags arbeitet. Er informiert seinen Abteilungsleiter darüber, dass er seine Einsatzplanung mit der eines Kollegen tauschen möchte.
Falls sein Vorgesetzter Excel© verwendet und alleine die Planung von über 100 Personen verwaltet, muss er alles umorganisieren und könnte dazu geneigt sein, die Anfrage des Mitarbeiters abzulehnen. Mit einer benutzerfreundlichen und zentralisierten Kelio Software für die Zeiterfassung hingegen kann der Mitarbeiter direkt beantragen, seine Einsatzplanung mit einem Kollegen zu tauschen.
Nach der Überprüfung der gesetzlichen Vorgaben der beiden Mitarbeiter, der Kosten, die der Firma entstehen, und der Kohärenz des Austauschs kann der Antrag bewilligt werden. Der Mitarbeiter kann sein Problem sozusagen allein mit seinem Smartphone lösen!
Planungssoftware für eine verbesserte Lebensqualität bei der Arbeit
Den Herausgebern von Zeiterfassungslösungen zufolge verwenden zahlreiche Firmen eine zentrale und strukturierte Planungssoftware, um ihre Wachstumsziele zu erreichen
Doch es entstehen neue Anforderungen. Cédric Lampin stellt fest, dass die Lebensqualität bei der Arbeit und die Work-Life-Balance immer mehr in die Organisation der Arbeit einfliessen
Die Firmen möchten sich spezifischen Erwartungen anpassen. Wenn ein Mitarbeiter sich diesen Monat nicht gut fühlt, könnte man ihn vielleicht durch eine provisorisch geringere Belastung unterstützen, indem er an den Nachmittagen eingeplant wird und dafür in die Jahresplanung einfliesst, dass er im folgenden Quartal mehr Nachtschichten übernimmt?
Sei es um Kosten zu sparen, die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen zu gewährleisten, den Prozessfluss mit Reaktivität und Proaktivität zu erhalten: Eine gute Planungssoftware bietet zahlreiche Vorteile für Organisationen.
Sie trägt zu einer von den Mitarbeitenden geschätzten, kollaborativen und engagierten Arbeitsumgebung bei, indem sie die Einführung von Wahlzeiten in der Firma vereinfacht, und leistet somit einen wichtigen Beitrag zur Bindung von Talenten. In der Zeit des «Smart Working» begleitet sie die Entwicklung der Management-Systeme in den Firmen.
Möchten Sie, dass Ihre Planung zu einem Trumpf für Ihre Firma wird? Warum nicht all die Möglichkeiten entdecken, die eine hochgradig personalisierbare Planungssoftware wie Kelio bietet?
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Über den Experten
Cédric Lampin
Als Marketing-Verantwortlicher ist Cédric Lampin Experte für digitalisiertes Mitarbeitermanagement. Sein Motto: Software-Ergonomie zu Ihren Diensten!
