Die Arbeitsplanung kann rasch kompliziert werden. Dabei sollten die Kernkompetenzen für einen Posten, der Austausch von Einsatzplanungen, die Berechnung von Prämien oder die damit verbundenen Überstunden, die Einhaltung der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden, die Abdeckung erweiterter Öffnungszeiten usw. stets im Auge behalten werden. Es gibt immer mehr spezifische Planungsmanagement-Tools auf dem Markt, um den Bedürfnissen gerecht zu werden, die mit Tabellenkalkulationen nur bedingt gedeckt werden können. Auf welche Kriterien ist bei der Wahl einer Personalplanungssoftware zu achten?
Heute reichte es für eine gelungene Arbeitsplanung nicht mehr, die Arbeit einfach unter den anwesenden Mitarbeitenden aufzuteilen. Es müssen auch Einschränkungen, wie die Planung unverzichtbarer Kompetenzen, die Einhaltung von Vorschriften sowie Effizienzsteigerungen in die Personalplanung mit einfliessen. Weitere neue Herausforderungen, die zu den genannten Einschränkungen hinzukommen, sind der Einbezug von Homeoffice, die Work-Life-Balance oder flexible Arbeitszeiten, was die Loyalität und das Engagement der Mitarbeitenden fördert.
Es scheint folglich überaus wichtig, über eine zentrale und digitale Arbeitsplanung zu verfügen, die rasch mit allen Akteuren der Firma geteilt werden kann. Eine solche Software bietet der Teamleitung und dem Management ausserdem einen echten Mehrwert bei der Erstellung der Arbeitsplanung. Die Software kann gemäss den angegebenen Einschränkungen optimierte Planungsvorschläge unterbreiten und bei der Überschreitung von Arbeitsstunden oder festgestellter Abwesenheiten Warnungen herausgeben usw.
Eine sorgfältige Wahl einer bedarfsgerechten Software für die Zeitplanung ist jedoch unabdingbar, damit sie den Besonderheiten der jeweiligen Organisation gerecht wird.
Claire Cohan, Produktmanagerin für HRMS bei Kelio, nennt die 7 Hauptkriterien, auf die Sie bei der Auswahl Ihrer Planungssoftware achten sollten.
1. Konfigurierbare Software zur Abbildung der eigenen Arbeitsorganisation
Eine Planungssoftware mit zu vielen Einschränkungen und die zu weit entfernt von der üblichen Nutzung der Organisation ist, kann unzugänglich erscheinen und wird möglicherweise von den Benutzern nicht angenommen. Damit eine Planungssoftware als gut erachtet wird, muss sie über genügend konfigurierbare Ansichten verfügen, damit die Manager ihre Arbeitsorganisation modellieren können.
Zögern Sie nicht, sich ein Modell Ihrer Organisation in der Software Ihrer Wahl zeigen zu lassen. Falls Sie sich darin nicht zurecht finden und die Software nicht Ihrer Arbeitsweise entspricht, ist sie nicht geeignet. Ein Quadrat lässt sich mit dem besten Willen nicht in einen Kreis einfügen und wenn Sie mit der falschen Software weiterfahren, gehen Sie das Risiko ein, dass diese von den Benutzern abgelehnt wird und Sie unnötig investiert haben.
Claire Cohan
Produktmanagerin für HRMS
2. Lassen sich branchenspezifische Daten importieren?
Zahlreiche Organisationen steuern ihre Aktivitäten aufgrund von Geschäftsindikatoren: Anzahl der zu bedienenden Gedecke, voraussichtlicher Umsatz, zu produzierende Mengen ... Ein Vorteil gewisser Planungssoftware-Typen ist, dass sich diese betriebsspezifischen Variablen direkt importieren lassen und daraus der entsprechende Personalbedarf automatisch berechnet wird. So kann eine Organisation sicherstellen, dass sie über eine effiziente Planung verfügt, die sich so nahe wie möglich an der tatsächlichen Aktivität orientiert.
3. Duplizierung und Wiederholung von wiederkehrenden Arbeitszyklen
Die erneute Eingabe von Organisationszyklen gehört laut den Managern zu den redundantesten Aufgaben: Mindestpersonalausstattung, Rotation im 3-Schichten-Betrieb ... Eine Planungssoftware kann eine grosse Zeiteinsparung bedeuten und gleichzeitig das Fehlerrisiko senken. Konfigurationen lassen sich gemäss wiederkehrenden Schemas automatisieren und im Laufe der Zeit wiederholen.
4. Problemloses Organisieren einmaliger Ereignisse
Unregelmässige Ereignisse, wie Abwesenheiten oder Aktivitätsschwankungen können etwas Bearbeitungszeit bei der Planung benötigen. Gewisse Softwaresysteme bieten zeiteinsparende Lösungen, um die Bearbeitung solcher Ereignisse zu vereinfachen; dies beinhaltet beispielsweise visuelle Warnungen oder die Bereitstellung alternativer Planungsoptionen unter Berücksichtigung der neuen Einschränkungen.
Solche unregelmässigen Ereignisse können zu Situationen führen, in denen die Organisation unter- oder überbesetzt ist. Es gibt Planungssoftware, die vorschlägt, Mitarbeitende intern «auszuleihen oder zu entleihen». Umgekehrt erleichtern gewisse Planungstools den Einsatz von Zeitarbeitern, indem sie die Eröffnung des Postens bei den Arbeitsvermittlern formalisieren und gleichzeitig «provisorische Mitarbeitende» in die Planung integrieren.
5. Schnittstelle zwischen HRIS und Planungssoftware
Gewisse Softwaresysteme lassen sich mit HRIS und/oder der Zeiterfassung verknüpfen. Dadurch können die über die notwendigen Kompetenzen verfügenden Ressourcen bei der Planungserstellung leichter identifiziert werden. Ausserdem ermöglicht diese Verknüpfung, dass die Überzeiten und Prämien bei der Planungserstellung ausgelöst werden. Neben der Schnittstelle bietet eine HR-Lösung, die Zeiterfassungs- und Planungsfunktionen direkt integriert, zusätzliche Sicherheit und Zuverlässigkeit. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die Daten in Echtzeit aktualisiert werden.
7. Warnmeldungen zum Sicherstellen, dass die Verträge und Gesetze von der Planung berücksichtigt werden
Bei der Planungserstellung sind umfassende Kenntnisse der vertraglichen und gesetzlichen Regeln notwendig, damit keine Fehler passieren, die schwerwiegende Sanktionen für die Firma mit sich bringen könnten. Nur wenige Planungsverantwortliche sind auf dem Laufenden sämtlicher Einschränkungen, die es zu beachten gilt, da die Gesetzgebung und die Branchenvereinbarungen sich ständig weiterentwickeln.
Claire Cohan
Produktmanagerin für HRMS
Ein letztes Kriterium, das es bei der Wahl einer Planungssoftware zu beachten gilt, ist die Einhaltung von Verträgen und Gesetzen bei der Planung. Gewisse Planungstools können Warnungen anzeigen oder Vorgänge blockieren, wenn die Planung nicht den in der Organisation geltenden regulatorischen Bedingungen entspricht. Die am weitesten entwickelten Softwareprogramme ermöglichen auch, spezifische Warnmeldungen einzurichten, um die Gleichbehandlung der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Eine solche Software kann sich als äusserst nützlich für die Sicherheit der Organisation erweisen.
6. Warnung zum Sicherstellen der Einhaltung von Verträgen und Gesetzen bei der Planung
Bei der Planungserstellung sind umfassende Kenntnisse der vertraglichen und gesetzlichen Regeln notwendig, damit keine Fehler passieren, die schwerwiegende Sanktionen für die Firma mit sich bringen könnten. Nur wenige Planungsverantwortliche sind auf dem Laufenden sämtlicher Einschränkungen, die es zu beachten gilt, da die Gesetzgebung und die Branchenvereinbarungen sich ständig weiterentwickeln.
Claire Cohan
Produktmanagerin für HRMS
Ein grundlegendes Kriterium, das es bei der Wahl einer Planungssoftware zu beachten gilt, ist die Einhaltung von Verträgen und Gesetzen bei der Planung. Gewisse Planungstools können Warnungen anzeigen oder Vorgänge blockieren, wenn die Planung nicht den in der Organisation geltenden regulatorischen Bedingungen entspricht. Die am weitesten entwickelten Softwareprogramme ermöglichen auch, spezifische Warnmeldungen einzurichten, um die Gleichbehandlung der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Eine solche Software kann sich als äusserst nützlich für die Sicherheit der Organisation erweisen.
7. Effiziente Übermittlung der Planung
Damit eine Planung als gute Planung gelten kann, muss sie zunächst einmal allen Mitarbeitenden bekannt sein und von ihnen genutzt werden. Es sind folglich Software-Lösungen vorzuziehen, die eine einfache Übermittlung der erstellten Planung ermöglichen, sei es in Papierformat, per SMS, E-Mail oder über einen Link im Intranet. Eine schnelle und reibungslose Kommunikation der Planung fördert eine gute Work-Life-Balance der Mitarbeitenden, da sich diese besser organisieren können. Die Mitarbeitenden sind besser und bereits im Voraus über ihre Einsätze und Aufgaben informiert, was das Wohlbefinden bei der Arbeit verbessert.
Die Entscheidung, welche Planungslösung dem spezifischen Bedarf der Organisation am besten entspricht, bleibt ein wesentlicher Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung der Personalplanung. Hierzu kann es von Vorteil sein, eine Benutzergruppe zu erstellen, meistens aus HR-Verantwortlichen und Managern bestehend, um die Software bereits im Voraus zu testen und sicherzustellen, dass sie von der grösstmöglichen Anzahl Personen angenommen wird.
Letztendlich erfordert die Einführung eines neuen Jahresarbeitszeitplans auch eine gute Begleitung der Veränderung. Daher ist eines der zu berücksichtigenden Auswahlkriterien die Erfahrung und die Fähigkeit des Softwareintegrators, die Organisation bei der Einführung des neuen Planungstools zu betreuen.
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Über die Expertin
Claire Cohan
Als Produktmanagerin für das Human Resources Management System ist Claire Cohan Expertin über die Funktionen der ressourcenoptimierten Stundenberechnungen und Planung. Der Bedarf der Benutzer und die Einhaltung des gesetzlichen Rahmens und der Rechtsprechung stehen im Mittelpunkt ihrer Überlegungen zur Weiterentwicklung der Kelio Software.
