In der heutigen Arbeitswelt ist der Begriff Flexibilität als strategisches Element etabliert. Zeiterfassung und die Erfassung von Aktivitäten stellen mehr dar als nur die simple Sammlung von Informationen über die Anwesenheit von Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen. Tatsächlich beeinflusst die Zeiterfassung wie auch die Erfassung von Aktivitäten verschiedene Bereiche, die für jedes Personalwesen (HRM) wichtig sind. Dazu gehören die Ressourcenplanung, die Qualität der Erfahrungen von Einzelpersonen und die Qualität des Arbeitslebens im Allgemeinen. All dies sind Bereiche, die sich direkt auf die Leistung des Betriebs auswirken.
Arbeitszeiterfassung: von einer bürokratischen Bürde zu einem organisatorischen Handlungshebel
Jahrzehntelang galt Zeiterfassung als eine rein administrative und zugegebenermassen eher lästige Aufgabe. Ihr einziger Zweck bestand in der Gehaltsabrechnung und war daher nur für die Personalabteilung (HR) des Unternehmens von Interesse. Die Digitalisierung und vor allem die Entwicklung der Rolle der Personalabteilung trugen dazu bei, dass sich dies Anfang der 2000er Jahre änderte.
Im Zuge des Paradigmenwechsels bezüglich Arbeit und Soziales hat sich auch in den Personalabteilungen ein Wandel vollzogen, der die Anforderungen an die Zeiterfassung immer weiter ausdifferenziert hat. Während es früher nur darum ging, Daten für die Erstellung von Gehaltsabrechnungen zu sammeln, ist es mit zunehmender Digitalisierung immer wichtiger geworden, die Zeitkonten zu aktualisieren und die Mitarbeiter·innen in Echtzeit zu informieren. Gleichzeitig haben sich neue Erwartungen an die Personalabteilung herauskristallisiert, da sie als »Business-Partner« fungieren soll. Die Kontrolle der Personalkosten durch das Berichtswesen, die Optimierung der Workflows wie auch die Stellenplanung sind Bereiche, in denen die Personalabteilung nun ihren Mehrwert unter Beweis stellen muss. Diese verschiedenen Bereiche stützen sich dabei in hohem Masse auf Informationen, die aus der Zeiterfassung stammen.
Auch die Erfassung interner und externer Ressourcen ist eng mit der Zeiterfassung verbunden. In vielen Berufsstrukturen geht die Arbeitsorganisation derzeit immer mehr in Richtung Projektarbeit. Dies steigert dementsprechend die Anforderungen an die zeitliche Planung. Die Möglichkeit, den Zeitaufwand für eine bestimmte Aktivität hinsichtlich der dafür eingesetzten Ressourcen zu überprüfen, ermöglicht es, den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen und gleichzeitig die Kosten und die Steuerung des Projekts zu optimieren.
Im Allgemeinen wird die Planung– unabhängig davon, ob die Mitarbeiter·innen in Projektarbeit tätig sind oder nicht – in sozialer, wirtschaftlicher und natürlich auch betrieblicher Hinsicht strategischer. Sie muss sicherstellen, dass die Mitarbeiter·innen richtig eingesetzt werden, und zwar sowohl auf der Grundlage von Prognosen als auch von aktuellen Ereignissen, wie z. B. strukturellen Veränderungen, die durch eine gesundheitliche Krisensituation ausgelöst werden können. Die Planung spielt auch eine Rolle bei der Wahrung der Work-Life-Balance und trägt in diesem Sinne zum Wohlbefinden der Mitarbeiter·innen bei.
Erfassung von Tätigkeiten zum Wohl der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
Schon seit einigen Jahren ist die digitale Revolution in eine Phase eingetreten, die weit über den reinen Leistungszuwachs zum Nutzen des Unternehmens hinausgeht. Parallel zur positiven Entwicklung der Kundenzufriedenheit ist auch das Anliegen aufgekommen, die Mitarbeitererfahrung. zu verbessern. Um die talentiertesten Mitarbeiter·innen an sich zu binden, müssen ihre Bedürfnisse in verschiedenen Bereichen erfüllt werden, insbesondere was den Bedienkomfort und die Praktikabilität der ihnen zur Verfügung gestellten Tools betrifft. In diesem Zusammenhang sind anpassbare und benutzerfreundliche Softwarepakete von entscheidender Bedeutung. Darüber hinaus darf die optimale Verwaltung der Aktivitäten von Personen keinen zusätzlichen Verwaltungsaufwand für die Betroffenen bedeuten, z.B. durch die Eingabe von Daten über ihre Aktivitäten. Die Besonderheiten des Arbeitsgesetzes (ArG, Artikel 46), das Erfassen von Überstunden wie auch die Arbeit im Home Office sollten weder die Zeit noch die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter·innen beanspruchen. Die Automatisierung der Arbeitszeiterfassung - und generell aller personalbezogenen Prozesse – ist notwendig, damit sich die Mitarbeiter·innen auf die Aufgaben konzentrieren können, für die sie eingestellt wurden.
Erfolgreiche digitale Lösungen für die Zeiterfassung beinhalten die Verbesserung der Erfahrung für die Mitarbeiter·innen und Mitarbeiter. Wo die traditionelle «Stechuhr» von den Mitarbeitern als reines Kontrollwerkzeug oder gar als «polizeiliche Überwachung» wahrgenommen wurde, erscheint die «Stempeluhr» der Zukunft hingegen als ein modernes Werkzeug, um bestimmte Bedürfnisse der Menschen zu fördern, wie z.B. Mobilität (Home Office und/oder Digitales Nomadentum) sowie eine verstärkte Teamarbeit.
«Bei Kelio Schweiz möchten wir unser breites Sortiment an Stempeluhren hervorheben, die neu gestaltet wurden, um den Aspekt der Zusammenarbeit wieder in den Mittelpunkt zu stellen. »
Guillaume Durand
Direktor von Kelio Schweiz
Er wollte ausserdem folgendes verdeutlichen: « Unsere Teams von Entwickler·innen haben sich von Mobiltelefonen und der Demokratisierung von Smartphones inspirieren lassen. Das hat ihnen ermöglicht, das zu entwickeln, was heute der Kelio Visio X7 ist, ein Mehrzweckterminal. Dieses Terminal vereint Zeiterfassung, Interaktion zwischen Personen und Unternehmen sowie den Zugang zu Informationen. Es ist nicht mehr nur ein einfaches Stempelgerät: Es richtet sich an alle Personen in der Unternehmensstruktur, ermöglicht aber auch, personalisierte Nachrichten an sie zu senden, Ankündigungen zu verbreiten, Dokumente für das gesamte Unternehmen verfügbar zu machen, usw. Die Personen können ihrerseits ihre Zeitkonten einsehen, selbstständig Urlaubsanträge stellen, Nachrichten über den integrierten Messenger versenden und sogar eine ungewöhnliche Zeiterfassung kommentieren. Anwendungen wie Umfragen und Ideenboxen, die direkt über das Endgerät zugänglich sind, ermöglichen es der Personalabteilung auch, die Mitarbeiter·innen einzubeziehen und die partizipativen und kollaborativen Aspekte zu entwickeln, die den neuen Generationen von Mitarbeiter·innen und ihren Manager·innen so wichtig sind. »
Zeiterfassung und die Verbesserung der Lebensqualität auf der Arbeit: das Ende eines Gegensatzes
Während diese Innovationen im Bereich der Hardware eine verbesserte Lebensqualität für die Menschen ermöglichen, können digitale Lösungen für die Zeiterfassung auch aktiv zur Qualität des Arbeitslebens und zur Einhaltung der Regeln des Arbeitsgesetzes (ArG) beitragen.
Die Auswirkungen der Zeiterfassung auf zahlreiche Themen, die für die beruflichen Strukturen wichtig sind, erfordern Lösungen, die zeitgemässen Anforderungen der Personalverantwortlichen gerecht werden. Die Aufgabe besteht also darin, die richtige Wahl in Bezug auf die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens zu treffen , wobei zu beachten ist, dass ein Zeiterfassungswerkzeug:
- von jedem und jeder leicht benutzt werden können muss
- den Nutzer·innen maximalen Bedienungskomfort bieten muss
- mit den Anforderungen der stark fluktuierenden digitalen Arbeitsformen zurecht kommen widerstandsfähig und kompatibel sein muss, das meint insbesondere die Arbeit im Home Office, die künftig in der Schweiz und im Rest der Welt grosse Vorteile mit sich bringen kann.
Wie sieht es auf Ihrer Seite aus? Wie beschäftigen Sie sich in Ihrem Betrieb mit dem Thema Zeiterfassung?
Sie möchten die Zeiterfassung zu Ihrem neuen Hebel für Leistung und Optimierung der Arbeitsbedingungen machen?
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Über den Experten
Guillaume DURAND
Guillaume Durand, Leiter der Schweizer Niederlassung und seit über 20 Jahren bei Kelio engagiert, ist ein Experte für Zeit- und Aktivitätsmanagement.
