Personalabteilungen müssen zahlreiche interne Informationen kommunizieren. In modernen Unternehmen, die in verschiedene Firmenbereiche gegliedert sind, ist es nicht immer einfach, einen guten Informationsfluss zu gewährleisten. Wie können die Informationen zentralisiert und deren Verbreitung sichergestellt werden? Inwiefern muss die Personalabteilung in diesem Prozess aktiv werden?
Aus der HR-Abteilung gelangt eine grosse Menge an Informationen. Je mehr Mitarbeitende eine Organisation zählt, desto grösser wird die Menge an Informationen, die es zu bearbeiten und verwalten gilt. Ausserdem verwenden nicht alle Firmenbereiche dieselben Kommunikationstools oder -prozesse, in manchen Organisationen werden verschiedene HR-Lösungen und Zeiterfassungssysteme genutzt. Andererseits werden in allen Abteilungen personenbezogene Daten der Angestellten verarbeitet, sei es für die Zeiterfassung der Teams, Abwesenheiten, Urlaub usw. All diese Informationen werden im HR-Bereich benötigt, sie müssten oftmals gesammelt und zentralisiert werden.
Die Lebensqualität bei der Arbeit und der reibungslose Betrieb einer Firma können schnell durch eine schlechte interne Kommunikation beeinträchtigt werden.
Die HR-Prozesse einer Firma betreffen das gesamte Personal
Die Informationen in Bezug auf das Personal sind äusserst wichtig, denn sie betreffen unter anderem die Zeiterfassung, die Planung oder Aktivitäten usw. Es handelt sich um Informationen, welche die Lebensqualität der Mitarbeitenden und die Leistungen der Firma beeinflussen: verspätete Projekte, Kostenüberschreitungen, Produktivitätseinbussen oder das Arbeitsklima im Allgemeinen. Meist geschieht eine schlechte interne Kommunikation nicht absichtlich, doch wenn die Datenverarbeitung abgeschottet bleibt, werden die Probleme fortbestehen.
Seit der Einführung der DSGVO in Europa im Jahr 2018 gelten strengere Regeln in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten. Firmen sind – insbesondere durch ihre Personalabteilung – für die ordnungsgemässe Verarbeitung und den Schutz der Daten ihrer Mitarbeitenden verantwortlich.
Eine einzige HR-Software für die Verarbeitung sämtlicher Daten aller Mitarbeitenden
Die Trennung der Informationen und Tätigkeiten in einer Organisation beeinträchtigt den Informationsfluss und erschwert die Bearbeitung und den einheitlichen Schutz personenbezogener Daten. In diesem Zusammenhang ermöglicht die Verwendung einer HR-Software, die richtigen Informationen mit den richtigen Personen zu teilen.
Eine HR-Software ist ein kollaboratives Tool zum Zentralisieren von Daten. Oft besteht sie aus Modulen, mit denen Personaldaten ja nach Bedarf der jeweiligen Abteilungen gesammelt und zentralisiert werden können. Die Mitarbeitenden können ebenfalls auf ihren persönlichen, gesicherten Bereich zugreifen, wo sie sämtliche Daten finden, die sie betreffen.
Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten erfassen (zum Beispiel mit einer Stempeluhr oder auf einem PC), Abwesenheits- oder Urlaubsanfragen einreichen, HR-Dokumente aufrufen usw. Die Digitalisierung dieser Aufgaben ermöglicht eine raschere Kommunikation mit den Vorgesetzten und schnellere Validierungen z. B. bei Urlaubsanträgen.
Die Nutzer oder Manager tragen Informationen betreffend Zeiterfassung und Leistung ihrer Mitarbeitenden (Abwesenheiten, Überstunden, Nachtarbeit, Urlaub usw.) ein und ergänzen die Mitarbeiterkartei mit HR-Informationen, um das HR-Informationssystem zu vervollständigen.
Bei diesem HR-Informationssystem handelt es sich um eine zentrale und sichere Datenbank. Auf gewisse HR-Informationen können nur dazu befugte Personen zugreifen (Genehmigungsstufe). Manager haben die Übersicht über das gesamte Team, können anhand der Informationen eine rotierende Planung erstellen und sicherstellen, dass immer genügend Personal zur Verfügung steht. Dank dieses Systems der diversifizierten Zugangsrechte verfügen nicht alle beteiligten Personen in der Firma über dieselben Zugangsrechte zu den Informationen.
Für die Personalabteilung wird die Einführung einer HR-Software ermöglichen, gewisse Aktionen auszulösen, sobald Informationen in die Software eingegeben werden. Beispielweise wird die Software Daten zu den Leistungen sammeln und diese in variable Lohnabrechnungsdaten umwandeln. Dabei berücksichtigt die Software geleistete Überstunden, Abwesenheiten, Urlaub usw. Die Daten werden anschliessend rechtzeitig an die Abteilung Ihrer Wahl weitergeleitet, um die Lohnabrechnung durchzuführen. Im Falle des Kelio Software findet diese Übertragung mit dem Paylink-Modul statt, ohne erneute Eingabe und ohne Fehlerrisiko.
Darüber hinaus ermöglicht eine HR-Software, weitere HR-Anzeiger zu sammeln und zusammenzufassen und Steuertabellen zu erstellen. Diese Anzeiger können das Arbeitsklima in der Firma betreffen (basierend auf den Abwesenheiten, dem Turnover usw.) und ermöglichen den Managern und Vorgesetzten, sich eine Idee über die Lebensqualität bei der Arbeit zu machen und gegebenenfalls Massnahmen zur Verbesserung des Wohlbefindens in ihrer Firma zu ergreifen.
Da die HR-Informationen in einer einzigen Datenbank zentralisiert sind, ermöglicht eine HR-Software einen zuverlässigeren, schnelleren und auch sichereren internen Informationsfluss, um so der DSGV und dem Datenschutzgesetz (DSG) zu entsprechen. In einer Firma trägt dieser Fluss zu einer besseren Übersichtlichkeit bei der Zeiterfassung und der Planung der Aktivitäten bei, sowie zu einer besseren Einbindung der Mitarbeitenden.
Die Erstellung, Bearbeitung und Speicherung der HR-Informationen sind zentrale Herausforderungen der internen Organisation einer Firma. Wir können Sie mit unserer zentralisierten Kelio Software bei der Verwaltung Ihrer HR-Daten unterstützen.
