Cloud, SaaS, Software as a Service, Online-Tool … All diese Begriffe bezeichnen die Verwendung einer Software, die sich auf einem Remote-Server befindet und auf die man über eine sichere Internetverbindung zugreifen kann. Im beruflichen Umfeld wird immer öfter der Cloud-Modus verwendet, denn dieser ist sehr praktisch. Da man übers Internet auf die Software zugreifen kann, erübrigt sich deren Installation auf den Servern der Firma. Zahlreiche Zeiterfassungstools sind im SaaS-Modus verfügbar und durch die Covid-Krise hat sich dieser Trend sogar noch beschleunigt, da zahlreiche Personen von ausserhalb der Firma auf die Software zugreifen mussten. Was spricht also dafür, die HR-Software einer Firma im SaaS-Modus zu verwenden? Welchen Bedürfnissen der Personalabteilung wird dieser Funktionsmodus gerecht? Weshalb sollten sich moderne HR-Verantwortliche dafür interessieren?
Früher lag die Wahl der Hosting-Methode in der Hand von IT-Abteilungen, die für die laufende Wartung und technischen Updates der Geschäftssoftware verantwortlich waren. Mit den neusten Entwicklungen der Arbeitsmethoden (Homeoffice, mobiles Arbeiten ...) wird die Verwendung einer 100% Online-Software von immer mehr HR-Abteilungen und der gesamten Belegschaft bevorzugt. Erfahren Sie mehr über die 4 Vorteile der Verwendung einer HR-Software im Cloud-Modus.
1 - Sofortiger und einfacher Zugang zur HR-Software im SaaS-Modus
Ein grosser Vorteil der Verwendung einer Software im SaaS- oder Cloud-Modus ist der einfache Zugriff. Die Mitarbeitenden benötigen lediglich eine Internet-Verbindung, um sich mit dem Gerät ihrer Wahl (PC, Smartphone, Tablet oder Stempeluhr) in ihren persönlichen und gesicherten HR-Bereich einzuloggen.
Diese Eigenschaft ist besonders praktisch im Falle eines Softwarepakets für die Zeiterfassung, das von allen Mitarbeitenden einer Organisation verwendet wird. Denn die verschiedenen Mitarbeitenden eines Unternehmens können ganz unterschiedlichen Einschränkungen unterliegen: Dienstgänge zu diversen Produktionsstätten, gelegentliches oder regelmässiges Homeoffice, Aussendienst, Mitarbeitende mit oder ohne PC am Arbeitsplatz. Der Zugang zur HR-Software in der Cloud über verschiedene Geräte wird von sämtlichen Mitarbeitenden bevorzugt. Sie schätzen es, gewisse administrative Aufgaben per Fernzugriff zu erledigen: Mit SaaS können sie beispielsweise ihre Anwesenheit erfassen, unabhängig davon, wo sie sich befinden, oder auch Urlaubsanträge stellen, HR-Informationen abrufen oder eventuell die Zeitplanung in Echtzeit überprüfen..
Mobilität wird immer wichtiger, ein Online-Zugang zur HR-Software vereinfachte den Mitarbeitenden insbesondere während der Covid-Krise das Leben, da viele im Homeoffice arbeiten mussten.
Dank einer 100% Online-Lösung kann von überall her auf HR-Informationen zugegriffen werden. Der Cloud-Modus ist komplett abgesichert und das HR-Personal oder die Mitarbeitenden können die Informationen jederzeit abrufen. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Verantwortlichen Urlaubsanträge auch sehen und validieren können, ohne dass sie zwingend im Büro vor Ort sind. Sie schätzen sehr, diese Arbeiten auch per Fernzugriff erledigen zu können.
Der Zugriff zur Cloud-Software wird in den SLA (Service Level Agreements) zwischen dem Hosting-Partner und der entleihenden Firma geregelt. Die Verfügbarkeit der Software, zu der sich ein Cloud-Anbieter verpflichtet, wird in Zeitprozenten angegeben (Beispiel: eine Software ist 99.9% der Zeit verfügbar) und schliesst die Zeiten für Massnahmen ein, die für die Wartung und Sicherheit der Hosting-Server unerlässlich sind.
Ein Tipp: Vergleichen Sie die Verfügbarkeitsraten verschiedener Hosting-Unternehmen und fragen Sie nach der Zeitbasis, die für die Berechnungen verwendet wurde: Werktage oder Kalendertage? Werden die Nacht und Feiertage in den SLA-Berechnungen des Hosting-Unternehmens miteinbezogen? …. Je nach Berechnungsmethode der SLA kann sich die versprochene Verfügbarkeit einer Software zwischen verschiedenen Anbietern stark unterscheiden!
2 - HR-Software immer auf dem neusten Stand
Ein zweiter grosser Vorteil von SaaS-Software liegt in den regelmässigen Updates, die zur Dienstleistung gehören. Es handelt sich nämlich nicht um den Kauf einer Softwarelizenz, sondern um ein Abonnement eines Dienstes, der die Software einer bestimmten Anzahl von Nutzern zur Verfügung stellt. Mit einer Cloud-Software kommen Sie immer in den Genuss der aktuellsten Version der Software und der neusten Funktionen.
Die Updates beinhalten normalerweise:
- Funktionale Updates: neue Optionen, aktualisiertes UX Design ...
- Sicherheitsupdates (siehe unten)
3 - Schutz und Sicherheit der HR-Daten
IT-Sicherheit ist wachsende Herausforderung, Cyberattacken werden immer häufiger und komplexer. Um solche Angriffe zu antizipieren und mit den nötigen Massnahmen zu verhindern, sind immer grössere finanzielle Investitionen und seltene IT-Kompetenzen gefragt. Grosse Unternehmen sind oft besser gewappnet, wohingegen kleinere Organisationen manchmal grosse Sicherheitslücken aufweisen.
HR-Daten sind personenbezogene Daten, manche «vertraulich». Der Umgang mit derlei Daten wird im Datenschutzgesetz geregelt, bzw. in Europa in der DSGVO – Datenschutz-Grundverordnung. Jede Firma muss diese Verordnung einhalten und sich vergewissern, dass die Daten vertraulich und sicher bearbeitet werden. Datenlecks mit persönlichen Daten können zu Sanktionen führen.
Durch die Verwendung einer HR-Software in der Cloud kann sichergestellt werden, dass die IT-Sicherheit in den Händen von Experten liegt. Gemäss Zertifikaten der Art ISO 27001 verpflichten sich die Hosting-Unternehmen zu einer kontinuierlichen Überwachung und Verbesserung des Sicherheitsmanagements. Es werden regelmässig Sicherheitsprüfungen durchgeführt und die Unternehmen verfügen über angemessene Mittel und Ressourcen. Die Entscheidung für eine webbasierte Lösung garantiert Ihnen ein hohes Mass an Sicherheit für ihr Softwarepaket und die gehosteten Daten.
4 - SaaS-HR-Software für mehr Flexibilität
Ein weiterer Vorteil, der weniger hervorgehoben wird, aber genau so interessant sein kann, ist dass die Verwendung einer SaaS-Lösung sich besser an die reellen Bedürfnisse einer professionellen Struktur anpassen lässt. Dank des webbasierten Formats und des Abonnementmodells kann die Software im Laufe der Zeit je nach Bedarf weiterentwickelt werden, Sie können aber auch genau das Paket und die Hosting-Kapazität wählen, die Sie benötigen.
Wenn die HR-Lösung nicht als SaaS gehostet wird, sondern intern, muss die IT-Abteilung die nötigen Server für eine HR-Software zur Verfügung stellen und genügend Speicherplatz für die Daten einplanen. Beim SaaS-Modus hingegen wird Speicherplatz auf Servern gemietet und kann je nach Bedarf problemlos erhöht oder reduziert werden.
Gewisse Firmen unterliegen saisonalen Schwankungen in Bezug auf deren Personalzahlen (Saisonarbeiter). In diesem Fall ist es von grossem Vorteil, die Speicherkapazität der HR-Software kurzfristig anpassen zu können.
Der Cloud-Modus hat zahlreiche Vorteile, insbesondere um die HR-Abteilung im Bereich der IT-Sicherheit zu entlasten. Ausserdem ermöglicht eine webbasierte Lösung, dem aktuellen Mobilitätstrend zu folgen, und erlaubt es den Mitarbeitenden, sich über das Gerät ihrer Wahl und vom Ort, an dem sie sich gerade befinden (z. B. Homeoffice) einzuloggen. Dies kann einen direkten Einfluss auf die Lebensqualität bei der Arbeit oder das Arbeitsklima einer Organisation ausüben und gleichzeitig die Effizienz der HR-Bereichs verbessern.
Mit seinem Softwarepaket Kelio ist Bodet Pionier im SaaS-Bereiche für HR-Software und steht Ihnen gerne für weitere Informationen zu den Vorteilen der HR-Online-Lösungen zur Verfügung. Zögern Sie nicht, auf den folgenden Link zu klicken und das Formular auszufüllen, unsere Expertinnen und Experten werden Sie gerne beraten.
