3 entscheidende Schritte für eine erfolgreiche Einarbeitung von neuen MitarbeiterInnen

Laut einer Umfrage in unserem Nachbarland Frankreich sind fast 33 % der Kündigungen von Führungskräften die negative Folge einer schlechten Einarbeitung. 65 % dieser Kündigungen erfolgen in den ersten sechs Monaten nach Antritt der Stelle. Diese Feststellung lässt sich auch auf die Schweiz übertragen und betrifft nicht nur Führungskräfte. In der Tat haben alle MitarbeiterInnen ihre ersten Tage im Unternehmen mehr oder weniger gut überstanden. In diesem Zusammenhang wird das Onboarding zu einer entscheidenden Etappe für die Leistungsfähigkeit des Unternehmens. Wir beschreiben Ihnen drei Schritte, die Sie beachten sollten, um das Onboarding Ihrer neuen MitarbeiterInnen zu strukturieren und erfolgreich zu gestalten:

Erster Schritt: Verbessern Sie Ihre Prozesse zur Mitarbeitereinarbeitung durch Pre-Onboarding

Die Begrüssung und Eingliederung eines neuen Mitarbeiters beschränkt sich nicht auf seinen ersten Arbeitstag. In manchen Unternehmen beginnt dieser Prozess bereits in den ersten Phasen der Personalauswahl. Für uns geht es jedoch eher um die Erfahrung der BewerberInnen, die zwar das Image der Arbeitgebermarke stärkt und somit die Integration fördert, aber nicht Bestandteil des Onboardings ist.

In unserem Unternehmen legen wir Wert darauf, zwischen der Erfahrung, die BewerberInnen während des Einstellungsprozesses machen, und der Phase der Vorbereitung auf die Eingliederung des/der neuen MitarbeiterIn zu unterscheiden.

Ab wann beginnt das Pre-Onboarding?

Der Pre-Onboarding-Prozess sollte bereits bei der Auswahl der neuen MitarbeiterInnen beginnen, wenn diese vom "Bewerber" zum "zukünftigen Mitarbeiter" werden, und sich dann bis zu ihrem ersten Arbeitstag erstrecken.

Tatsächlich kommt es häufig vor, dass zwischen dem Ende des Einstellungsverfahrens und dem Arbeitsbeginn der neuen MitarbeiterInnen mehrere Wochen vergehen. In dieser Zeit kann es sein, dass einige BewerberInnen ihre Motivation verlieren und sich von der Stelle zurückziehen.

Um diese Gefahr zu mindern, ist das Pre-Onboarding eine einfache, aber effektive Technik, die neuen MitarbeiterInnen schon vor ihrem ersten Arbeitstag hilft, sich im Unternehmen eingebunden und zugehörig zu fühlen.

Woraus besteht der Prozess des Pre-Onboardings?

Das Pre-Onboarding ist eine Phase, in der das Unternehmen den ersten Austausch mit seinen neuen MitarbeiterInnen aufnimmt, aber auch deren Austausch mit ihren zukünftigen Führungskräften fördert.

Dazu ist es notwendig, das Pre-Onboarding in mehrere unterschiedliche Teile zu unterteilen.

VERWALTUNG

Ob über Ihre HR-Software oder direkt per E-Mail, Sie müssen alle administrativen Informationen sammeln, die Sie benötigen, um den Arbeitsvertrag aufzusetzen und die Personalakte Ihrer MitarbeiterInnen anzulegen.

Vor der Ankunft Ihrer neuen MitarbeiterInnen können Sie ihnen ein Willkommenspaket mit Visitenkarten und Werbeartikeln des Unternehmens wie einem Mousepad, einer Tasse, Stiften usw. zusenden, um ihm ein Gefühl der Zugehörigkeit und Einbindung zu vermitteln.

MITARBEITERKONTAKT

Der Eintritt in ein neues Unternehmen kann für MitarbeiterInnen eine grosse Belastung darstellen und Ängste hervorrufen, die ihre Eingliederung beeinträchtigen: Änderung von Gewohnheiten, neue KollegInnen usw.

Um die Auswirkungen zu mildern, bietet das Pre-Onboarding die Gelegenheit, erste Kontakte mit MitarbeiterInnen zu knüpfen. Dies kann z. B. durch ein Telefongespräch geschehen, in dem die Einzelheiten seiner Einarbeitung bestätigt und Themen angesprochen werden, die Anlass zur Sorge geben könnten, wie z. B. Fahrzeiten, Zugang zu den Räumlichkeiten, Kleiderordnung etc.

Es empfiehlt sich, den direkten Vorgesetzten der MitarbeiterInnen zu bitten, sich vorzustellen und auch die Organisation der Abteilung und die Aufgaben, die der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin übernehmen wird, zu erläutern. Als Personalverantwortliche können Sie den direkten Vorgesetzten auch an diese Aufgabe erinnern, indem Sie eine Liste mit Pre-Onboarding-Aufgaben erstellen, die auf die Bedürfnisse Ihres Betriebs zugeschnitten und mit allen anderen Führungskräften geteilt wird.

INFORMATION

Wenn Ihr Betrieb über eine solche verfügt, kann es von Vorteil sein, der Person, die gerade eingearbeitet wird, den Zugang zu internen E-Learning-Modulen und/oder ein digitales Einführungshandbuch zur Verfügung zu stellen. Informieren Sie sie außerdem über die Verpflegungsangebote im Unternehmen oder in der Nähe.

Je mehr praktische Informationen Sie der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter über ihren oder seinen Alltag im Unternehmen geben, desto mehr wird sie oder er sich von Anfang an als Teil Ihres Unternehmens fühlen.

Zweiter Schritt: Das Onboarding antizipieren und strukturieren

Wie wir gerade gezeigt haben, ist das Pre-Onboarding ein Schlüsselfaktor bei der Eingliederung neuer MitarbeiterInnen, dennoch werden Sie nicht um die Planung des Onboardings herumkommen.

Bereiten Sie sich vorab auf die Ankunft der neuen MitarbeiterInnen vor

Um den Erfolg Ihres Onboardings zu maximieren, müssen Sie die Einführung der MitarbeiterInnen nicht nur verwaltungstechnisch durch das Pre-Boarding, sondern auch organisatorisch und zwischenmenschlich vorbereiten.

Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin an seinem oder ihren ersten Tag über alle notwendigen Materialien verfügt, indem Sie im Vorfeld überprüfen, ob alle notwendigen Komponenten vorhanden sind: Firmenausweis, Computer, Zugangscode, eventuell eine Essenskarte und andere notwendige Dinge. Diese Dinge müssen von den verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens vorbereitet werden, und ihre Einrichtung kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Sie können HR-Lösungen wie die Kelio-Software verwenden, um kollaborative Prozesse einzurichten und alle Beteiligten rechtzeitig über ihre anstehenden Aufgaben zu benachrichtigen, sodass die Materialien am Tag der Ankunft des/der Mitarbeiters/Mitarbeiterin bereitstehen. Durch eine effektive Begrüssung werden sich Ihre neuen MitarbeiterInnen willkommen und wertgeschätzt fühlen, was ihr Engagement und ihre Motivation von den ersten Stunden im Unternehmen an steigern wird.

Stellen Sie sicher, dass Sie den verschiedenen Abteilungen den Namen, die Rolle und das Datum der Einarbeitung des neuen Mitarbeiters mitteilen, indem Sie Kommunikationsmittel wie das Intranet des Unternehmens oder ein HR-Portal nutzen.

Um ihren MitarbeiterInnen die Einarbeitung noch etwas zu erleichtern, sollten Sie einen Referenten bestimmen, der ihnen Fragen beantworten und weiterhelfen kann, sich informell bei den KollegInnen vorzustellen.

Stellen Sie ein abwechslungsreiches Einarbeitungsprogramm für die ersten Tage auf

Damit die Einführung der neuen MitarbeiterInnen und ihre ersten Tage oder sogar Wochen so entspannt wie möglich verlaufen, sollten Sie sich überlegen, wie Sie ihr Programm für diesen Zeitraum gestalten.

Organisieren Sie an ersten Tag ein Begrüssungsfrühstück mit der Personalabteilung, dem Eingliederungsmentor, dem Manager und den Mitgliedern der entsprechenden Abteilung, um allen einen gelungenen Einstieg zu ermöglichen.

Danach können Sie den gesamten administrativen und vertraglichen Teil des Arbeitsverhältnisses in einem Gespräch mit den MitarbeiterInnen abschliessen, falls dies nicht schon im Vorfeld möglich war. Laden Sie anschliessend die Onboarding-Referentin oder den Onboarding-Referenten zu einem Abendessen mit den neuen Mitarbeiterinnen ein – und warum nicht auch gleich mit einigen der Kolleginnen und Kollegen des Neuzugangs.

Nutzen Sie den Nachmittag, um die neuen MitarbeiterInnen mit den Räumlichkeiten und den Abläufen im Unternehmen vertraut zu machen, z. B. Urlaub, Schulungen, Sicherheit etc.

In den ersten Wochen wird es von entscheidender Bedeutung sein, die verschiedenen Phasen der Einarbeitung Ihrer MitarbeiterInnen zu überwachen und zu organisieren. In diesem Sinne können Sie :

• Planen Sie Gespräche zwischen den neuen MitarbeiterInnen und ihren Vorgesetzten, den jeweiligen PersonalreferentInnen, um die Ziele festzulegen, die er/sie erfüllen soll, damit er/sie genau über seine/ihre Aufgaben im Klaren ist.
• Planen Sie einen Besuch in den verschiedenen Abteilungen und bieten Sie ihm/ihr die Möglichkeit, vorübergehend in solchen Schlüsselabteilungen zu arbeiten, damit er/sie die Tätigkeiten und die Bedeutung der einzelnen Positionen im Unternehmen besser verstehen kann.
• Lassen Sie die neuen MitarbeiterInnen an Präsentations-Webinaren und/oder internen Schulungssitzungen teilnehmen.
• Planen Sie regelmässige Besprechungen mit den Vorgesetzten, um die Eingliederung der neuen MitarbeiterInnen zu begleiten und eine effiziente Einarbeitung zu gewährleisten.
• Schaffen Sie günstige Gelegenheiten für Begegnungen zwischen dem/der neuen Mitarbeiter/in und allen Teams des Unternehmens oder sogar zwischen Onboarding-Personen, damit die neuen MitarbeiterInnen ihre Erfahrungen und Eindrücke untereinander austauschen können.

Dritter Schritt: Verstehen Sie Onboarding als langfristigen Prozess

Sie sollten das Onboarding nicht als eine Phase von nur wenigen Tagen oder Wochen betrachten. Eine erfolgreiche Einarbeitung braucht Zeit und als Personalverantwortlicher müssen Sie die Koordination übernehmen.

Legen Sie zu diesem Zweck regelmässige Gesprächstermine zwischen den neuen MitarbeiterInnen und der Personalabteilung fest, damit diese positives wie negatives Feedback zu ihrem Onboarding-Prozess geben können.

Planen Sie regelmässige Besprechungen zwischen der Personalabteilung und dem Manager der Onboarding-MitarbeiterInnen, um deren Einarbeitung zu bewerten. Ermutigen Sie den Vorgesetzten, informelle Punkte mit dem/der Mitarbeiter/in abzuhalten, um seine/ihre Fortschritte zu bewerten und/oder bei Bedarf zusätzliche Unterstützung zu leisten.

Schliesslich ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie eine Frist für den Einarbeitungsprozess eines neuen Mitarbeiters/einer neuen Mitarbeiterin setzen. So können Sie Onboarding-MitarbeiterInnen bitten, einen Bericht zu erstellen, der den Verlauf der Einarbeitung zusammenfasst. Anhand dieses Berichts können Sie die Wirksamkeit des Onboarding-Prozesses bewerten und ihn gegebenenfalls verbessern.