Was ist Zeiterfassung? Definition und Gesetzeskonformität in der Schweiz

Was ist Zeiterfassung?

Zeiterfassung bezeichnet im Wesentlichen die systematische Sammlung von Informationen über geleistet Arbeitszeit. Arbeitszeiterfassung dient nicht nur dazu, Arbeitszeiten festzuhalten, sondern unterstützt darüber hinaus auch eine klare Dokumentation der Anwesenheit. Eine transparente Zeiterfassung trägt dazu bei, unterschiedliche Aufgaben im Blick zu behalten und ermöglicht eine genaue Abrechnung.

Definition von Zeiterfassung

Zeiterfassung wird als Gesamtheit der Prozesse zur Überwachung und Kontrolle der Arbeitszeiten innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation definiert. Ziel ist es, variable Daten zentral zu erfassen, um am Monatsende die Löhne zu berechnen und dabei eine genaue Abrechnung der geleisteten Arbeitsstunden sowie den Saldo der Urlaubs- oder Abwesenheitstage zu haben.

Die Zeiterfassung entspricht der Überwachung der Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum.

Zeiterfassung umfasst alle miteinander verbundenen Prozesse der Arbeitszeiterfassung in einem Unternehmen: z. B. die Erfassung von Arbeitszeiten, die Berechnung von Urlaub und Abwesenheiten, die Verwaltung von Dienstplänen oder die Überwachung von Überstunden.

Daher wird der Begriff «Zeiterfassung» häufig für die HRIS-Software verwendet, die zur Überwachung der Arbeitszeiten und Abwesenheiten von Mitarbeitern innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation dient.

Warum diese Erfassung mehr ist als nur Stundenerfassung

Viele denken bei Zeiterfassung vor allem an den reinen Abgleich von Stunden. Sie spielen allerdings eine wichtige Rolle, wenn es um Leistung, Einsatzplanung und die Vermeidung von Überstunden geht. Eine gute Erfassung kann aufzeigen, wo Ressourcen fehlgeleitet werden und an welcher Stelle Optimierungen angebracht sind. Sie bildet daher die Basis für eine effiziente Planung und fördert den bewussten Umgang mit Ihren zeitlichen Kapazitäten. Auf diese Weise gewinnen Sie mehr Transparenz über tägliche Abläufe.

Die Rolle in der Produktivitätssteigerung

Eine angemessene Zeiterfassung wird nach wie vor häufig unterschätzt, obwohl Sie in erheblichem Masse zur Optimierung betrieblicher Abläufe beiträgt. Durch eine lückenlose Erfassung erhalten Sie Einblicke in Prozesse, die im Alltag schnell übersehen werden. Eine gut strukturierte Methode hilft Ihnen, Engpässe rechtzeitig zu erkennen und Abläufe zu verbessern. Eine solche Vorgehensweise steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zufriedenheit in Ihrem Team. Sie können damit bessere Entscheidungen in Bezug auf Arbeitsbelastung und Projektplanung treffen.

Die richtige Zeiterfassung Methode wählen

Manuelles Vorgehen: Einfach, aber fehleranfällig

Manuelle Zeiterfassung mithilfe von Stift und Papier oder simplen Tabellen mag auf den ersten Blick kostengünstig erscheinen. Sie laufen jedoch Gefahr, versehentliche Fehler einzubauen oder bestimmte Arbeitsschritte doppelt aufzulisten. Eine manuelle Lösung kann ausserdem zeitintensiv sein und bietet oft wenig Flexibilität. Wenn Sie sich für diese Methode entscheiden, sollten Sie klare Richtlinien aufstellen, um die Qualität der Aufzeichnungen zu sichern.

Digitale Systeme: Vorteile und Herausforderungen

Digitale Lösungen wie eine Zeiterfassung Software bieten Ihnen strukturierte und automatisierte Abläufe. Sie erfassen Daten in Echtzeit und reduzieren das Risiko von Tippfehlern. Dank integrierter Funktionen lassen sich Auswertungen schnell erstellen, was besonders in grossen Projekten nützlich sein kann.

Biometrische Systeme: Innovation oder Datenschutzrisiko?

Biometrische Zeiterfassung ist in einigen Branchen mittlerweile weit verbreitet. Systeme, die anhand von Fingerabdrücken oder Gesichtserkennung funktionieren, gelten dabei als besonders präzise. Allerdings ist oft unklar, wie diese Informationen gespeichert und gesichert werden. Für Sie kann das ein Plus an Genauigkeit bedeuten, zugleich sollten Sie jedoch die datenschutzrechtlichen Aspekte nicht ausser Acht lassen. Ein vertrauenswürdiger Anbieter kann Abhilfe schaffen, damit sensible Informationen sicher und konform gehandhabt werden.

Welche gesetzlichen Vorschriften gelten in der Schweiz und der EU bezüglich des Zeitmanagements?

Die wichtigsten Gesetze und Richtlinien zur Arbeitszeiterfassung

In der Schweiz wird die Dokumentation der Arbeitszeiten hauptsächlich durch Bundesgesetze geregelt, obwohl die Kantone bei deren Anwendung und Kontrolle eingreifen können. Darüber hinaus können sich gewisse Unterschiede aus Tarifverträgen oder sektoralen Praktiken ergeben. Auf EU-Ebene existieren ebenfalls Richtlinien, die eine korrekte Arbeitszeiterfassung fordern. Sie sollten sich in jedem Fall informieren, welche Pflichten speziell für Ihren Betrieb gelten. Eine konsequente Umsetzung minimiert das Risiko von Strafen und sorgt für ein klares Verständnis der Verantwortlichkeiten.

Konsequenzen bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorgaben

Werden Vorschriften zur Arbeitszeit ignoriert, drohen Sanktionen durch zuständige Behörden. Als Arbeitgeber tragen Sie die Verantwortung dafür, dass alle relevanten Parameter korrekt dokumentiert werden. Verstösse können das Betriebsklima beeinträchtigen und das Vertrauensverhältnis zu Ihren Angestellten stören. Eine frühzeitige Auseinandersetzung mit den rechtlichen Anforderungen erspart Ihnen unangenehme Konsequenzen. Durch eine korrekte Zeiterfassung erfüllen Sie zuverlässig Ihre Dokumentationspflichten.

Unterschiede zwischen Schweizer Recht und EU-Richtlinien

In der Schweiz regeln das Arbeitsgesetz (ArG) und seine Verordnungen die Arbeitszeit, wobei eine wöchentliche Höchstarbeitszeit von 45 bis 50 Stunden festgelegt wird. Bestimmte Berufsgruppen und leitende Angestellte unterliegen teils weniger strengen Dokumentationspflichten, was in der Praxis zu Abweichungen führen kann. In der EU gilt vor allem die Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG, die eine systematische Erfassung der Arbeitszeiten verlangt und eine maximale Wochenarbeitszeit von 48 Stunden vorsieht. Für Überstunden bestehen in beiden Rechtsräumen unterschiedliche Vorgaben, wobei jede Nation weitere Regelungen festlegen kann. Darüber hinaus variieren die Vorschriften zu Ruhezeiten, was bei internationaler Geschäftstätigkeit eine genaue Prüfung erforderlich macht.

Vor- und Nachteile der Zeiterfassung für Unternehmen

Vorteile: Mehr Transparenz und Effizienz

Eine konsequente Erfassung der Arbeitszeiten hilft, Prozesse im Unternehmen besser zu verstehen. Sie erkennen, in welchen Bereichen Aufgaben länger dauern als geplant und können geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen. Das schafft Klarheit für Vorgesetzte sowie Teammitglieder und beugt Missverständnissen vor. Ausserdem lassen sich Projekte besser kalkulieren, da auf Basis realer Aufzeichnungen fundierte Prognosen erstellt werden können. So gewinnen Sie eine verlässliche Entscheidungsgrundlage.

Es ist eine HR-Software, welche die Erfassung der Arbeitszeiten sicherstellt:

• Zuverlässigere Berechnungsformeln und Lohndaten
• Kein Fehlerrisiko, da die Daten nicht mehr manuell eingegeben werden müssen
• Eine einzige Software kann verschiedene Arten von Verträgen verwalten

Eine Software, die die HR-Abteilung bei der Einhaltung des Arbeitsrechts unterstützen soll:

• Begrenzung von Überstunden
• Warnungen bei Überschreitung der Arbeitszeiten
• Einhaltung der Ruhezeiten
• Überwachung der gesetzlichen Entwicklungen
• usw.

Eine Lösung zur Vereinfachung der HR-Verwaltung:

• Papierbasierte HR-Prozesse werden durch die Digitalisierung von Verwaltungsaufgaben abgelöst
• HR-Informationen und -Daten werden in einer einzigen Datenbank zentral erfasst
• Informationen werden in Echtzeit geteilt und aktualisiert

Analytische Überwachung der Tätigkeitszeiten:

• Arbeitszeiten nach Aktivität, Kostenstelle, Projekt, Kunde oder anderen gewünschten Themen visualisieren
• Leistungsfähige, analytische Übersichten erstellen

Die Lebensqualität am Arbeitsplatz mit einer HRIS-Software verbessern:

• Leiten Sie die Informationen über die Zeiterfassung an Ihre Mitarbeiter weiter, um ihr Vertrauen in die HR-Abteilungen zu stärken
• Die Mitarbeiter können somit ihre Konten selbst einsehen oder ihre Formalitäten ohne Hilfe der HR-Abteilung erledigen
• Die Software zur Unterstützung der Arbeitszeitplanung verbessert das Teammanagement
• Aufgaben und Arbeitszeit werden gleichmässiger verteilt, um eine bessere Atmosphäre und einen besseren Zusammenhalt innerhalb der Teams zu schaffen
• Dementsprechend fühlen sich Mitarbeiter besser integriert, was die Bindung von Talenten an das Unternehmen erhöht.

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Herausforderungen: Implementierungskosten und Akzeptanz der Mitarbeiter

Der Umstieg auf ein modernes System kann finanziellen Aufwand bedeuten; insbesondere wenn eine neue Infrastruktur angeschafft wird. In manchen Fällen ist sogar zusätzliches Personal für die Einführung erforderlich. Gleichzeitig ist es wichtig, dass sich die Mitarbeiter mit dem Vorgehen identifizieren können. Werden Bedenken oder Ängste nicht ernst genommen, steigt das Risiko von Fehlbedienungen. Eine offene Kommunikation und klare Schulungen helfen, damit alle Beteiligten den Mehrwert erkennen.

Welche Unternehmen können die Zeiterfassung nutzen?

Sämtliche Organisationen in allen Tätigkeitsbereichen können die Zeiterfassung nutzen: öffentliche oder private Einrichtungen, multinationale Unternehmen, Vereine usw., da diese Rechtseinheiten zur Messung der Arbeitszeit verpflichtet sind.

Nebst der «Überwachung der Arbeitszeiten», kann die analytische Verfolgung der für jede Tätigkeit aufgewendeten Zeit den Unternehmen langfristig Zeitersparnis bringen, indem sie die Messung der Rentabilität und die Verwaltung ihrer Rechnungen vereinfachen. Davon betroffen sind vor allem:

• Industrie
• Ingenieurbüros
• Beratungsunternehmen
• Personenbezogene Dienstleistungen
• usw.

Wer kann die Lösungen für die Erfassung der Arbeitszeit und Überwachung der Aktivitäten nutzen?

Alle Mitarbeiter auf allen Verantwortungsebenen einer Organisation sind von der Zeiterfassung betroffen.

Sie nutzen die Funktionen der Zeiterfassung, um:

• ihre Arbeitszeiten zu stempeln oder zu erfassen
• die aufgewendete Zeit nach Aktivitäten zu erfassen
• ihre Dienstpläne zu visualisieren
• Urlaubsanträge zu stellen oder ihre Abwesenheit mitzuteilen
• ihre Stundenkonten zu kennen und ihre Mitarbeiterdatei sowie die von der HR-Abteilung freigegebenen Dokumente einzusehen
• interne HR-Verfahren durchzuführen ...

Das HR-Portal, auch HR Self Service, Mitarbeiterbildschirm oder Mitarbeiterportal genannt, ermöglicht den Mitarbeitern den Zugriff auf alle Funktionen der Zeiterfassung. Dieser Bereich ist den Mitarbeitern vorbehalten und ermöglicht es, sie auf digitalisierte Weise durch ihre Zeiterfassungsprozesse zu führen. Die Mitarbeiter können über einen PC, ein Smartphone, ein Tablet oder ein digitales Terminal auf dieses Portal zugreifen.

Die Software für die Zeiterfassung wird von Managern und Verantwortlichen für Folgendes benötigt:

• Einsehen der An- und Abwesenheitszeiten ihrer Mitarbeiter
• Analysieren der Aktivitätszeiten
• Erstellung von Arbeitsplänen für sämtliche Mitarbeiter des Unternehmens
• Genehmigung von Urlaubsanträgen gemäss den Teamplänen
• Warnungen bei ungeplanten Abwesenheiten, verspätetem Erscheinen, Überschreitung der zulässigen Überstunden in einem Zeitraum erhalten ...

Die tägliche Verwaltung wird für HR-Manager und Unternehmensleitungen vereinfacht. Sie können einfach:

• Die Überwachung der Arbeitszeiten auf Unternehmensebene abrufen
• Die Berechnung der Ansprüche auf Urlaubstage, Prämien und individuelle Zähler vornehmen
• Die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen
• Eine analytische und Rentabilitätskontrolle durchführen

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Wie wählt man eine Software für die Zeiterfassung aus? Die vier wichtigsten Kriterien.

Die Wahl einer Zeiterfassungssoftware ist in einem Unternehmen sehr wichtig. Diese Software wird nämlich nicht nur von allen Mitarbeitern auf allen Verantwortungsebenen sondern auch langfristig genutzt werden.

Das wichtigste Auswahlkriterium betrifft die Module und Funktionen der Softwarelösung. Jedoch gilt es auch, auf vier subtilere, aber dennoch wesentliche Kriterien bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware zu achten:

• Die Software muss sich schnell an das Unternehmen und seine Verwaltungsmodalitäten anpassen können. Jede Organisation oder jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Grösse, hat ihre eigenen gesetzlichen und praktischen Einschränkungen (Gesamtarbeitsverträge, ...). Die HR-Software muss daher den Bedürfnissen Ihrer Organisation und ihrer Entwicklung im Laufe der Zeit entsprechen, indem sie sich einfach konfigurieren lässt. Dementsprechend ist es sinnvoll, eine Software zu wählen, deren Parameter skalierbar sind und direkt vom HR-Manager angepasst werden können. So kann nämlich sichergestellt werden, dass die Daten im Laufe der Zeit zuverlässig sind und sie den sich verändernden Kontext angepasst werden können.
• Ein wichtiges und ebenfalls zu berücksichtigendes Kriterium ist die Benutzerfreundlichkeit: Die Software für die Zeiterfassung wird nämlich von sämtlichen Mitarbeitern benutzt. Eine gute Benutzererfahrung ermöglicht Mitarbeitern und Managern nämlich, die HRIS-Software optimal zu nutzen, und stellt sicher, dass sie von allen angenommen wird.
• Die Fähigkeit, Schnittstellen zu einer Lohnverarbeitungssoftware Ihrer Wahl, einem ERP-System oder zu Ihrem bestehenden Informationssystem herzustellen, ist entscheidend, um die Verwaltung Ihrer Organisation zu erleichtern.
• Die damit verbundenen Dienstleistungen: Audit, Konfiguration und Implementierung, Schulung, Auswahl der Funktionen, Helpdesk... all diese Dienstleistungen erfordern eine gute und hochwertige Begleitung. Ein Zeiterfassungssystem muss langfristig Bestand haben, deshalb sollten Sie sich an Experten wenden, die jeden Tag in diesem Gebiet tätig sind und Ihnen somit viele Fehler ersparen können.

Fazit

Eine durchdachte Zeiterfassung schafft Transparenz und Rechtssicherheit, was für Unternehmen in der Schweiz ebenso relevant ist wie für internationale Betriebe. Durch eine sorgfältige Auswahl der passenden Methode und die Einhaltung zentraler Vorschriften reduzieren Sie das Risiko rechtlicher Folgen und fördern gleichzeitig eine faire Arbeitsumgebung. Bedenken rund um Datenschutz und Akzeptanz lassen sich durch Offenheit und eine klare Kommunikation deutlich reduzieren. Eine kontinuierliche Überprüfung und Optimierung der Abläufe helfen, mögliche Fehler schnell zu identifizieren. So profitieren alle Beteiligten von einer effizienten Struktur, die sowohl Zeit als auch Ressourcen schont.

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