Zeiterfassung im Unternehmen
Die Überwachung der Arbeitszeiten kann mit einer Lösung vereinfacht werden, die es Ihnen ermöglicht, die Ruhe- und Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter einfach zu erfassen.
Die HRIS-Software und die Kelio Stempeluhren (ehemals Bodet) ermöglichen es Ihnen, zuverlässige Daten über die Anwesenheitszeiten, Abwesenheiten oder die von Ihren Mitarbeitern ausgeführten Tätigkeiten zentral zu erfassen. Dank den Kelio HR-Lösungen können Sie zudem Ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen und gleichzeitig die Leistung der Manager und die Zufriedenheit der Mitarbeiter optimieren.
Definition von Zeiterfassung
Zeiterfassung wird als Gesamtheit der Prozesse zur Überwachung und Kontrolle der Arbeitszeiten innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation definiert. Ziel ist es, variable Daten zentral zu erfassen, um am Monatsende die Löhne zu berechnen und dabei eine genaue Abrechnung der geleisteten Arbeitsstunden sowie den Saldo der Urlaubs- oder Abwesenheitstage zu haben.
Die Zeiterfassung entspricht der Überwachung der Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum.
Zeiterfassung umfasst alle miteinander verbundenen Prozesse der Arbeitszeiterfassung in einem Unternehmen: z. B. die Erfassung von Arbeitszeiten, die Berechnung von Urlaub und Abwesenheiten, die Verwaltung von Dienstplänen oder die Überwachung von Überstunden.
Daher wird der Begriff «Zeiterfassung» häufig für die HRIS-Software verwendet, die zur Überwachung der Arbeitszeiten und Abwesenheiten von Mitarbeitern innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation dient.
Welchen Nutzen hat eine Zeiterfassungssoftware?
Eine Zeiterfassungssoftware hat einen doppelten Nutzen:
- Einerseits ermöglicht sie die Erfassung und Abrechnung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter.
- Andererseits ermöglicht sie die Überwachung der Arbeitszeitenanalyse, aufgeschlüsselt nach Tätigkeiten, Abteilungen oder Projekten gemäss den Bedürfnissen einer Organisation.
Diese Systeme sind mehr als nur eine einfache Software für die Zeiterfassung. Sie optimieren die Dienstleistungen der HR-Abteilungen und liefern Planungsmodule, Analysen der betrieblichen Rentabilität sowie der Abwesenheitsanträge.
Heutzutage sind Zeiterfassungslösungen für HR-Abteilungen unverzichtbar, da sie den Organisationen dabei helfen, ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen und zudem die Mitarbeiterverwaltung erleichtern. Entsprechend führt dies zu mehr Effizienz und sorgt für das Wohlbefinden der Mitarbeiter im Unternehmen.
Welche Funktionen bietet eine Zeiterfassungssoftware?
Im Allgemeinen ermöglicht Ihnen eine Zeiterfassungssoftware Folgendes:
- Überwachung der Anwesenheitszeit Ihrer Mitarbeiter
- Verwaltung der Abwesenheiten und Urlaube: Kompensationszeit, Urlaub, Freizeitausgleich, gerechtfertigte Abwesenheiten, usw…
- Planung der Pausen und der Ruhezeiten
- Verwaltung der Planungen sowie die Planung unter Einschränkungen
- Aktivitätszeiten überwachen (Analyse der Zeit, die für Aktivitäten oder Projekte aufgewendet wird)
- Individualkonten der Zeiterfassung mit Zugang zu einem HR-Portal für jeden Mitarbeiter überwachen
- Stempelung der geleisteten Stunden oder Nachtrag der Arbeitszeit über eine Stempeluhr oder ein virtuelles Stempelsystem (PC, Smartphone, Tablet)
Die Kelio Software ermöglicht es Ihnen, die Zeit und die Abwesenheiten in Ihrem Unternehmen besser zu verwalten. Sie ermöglicht Ihnen zudem:
- Die Anwesenheit eines Managers ohne Zeitstempel nachzutragen
- Die Telearbeit im Team oder individuell zu überwachen
- Die Verteilung der Arbeitszeit in einem Team zu verwalten
- Die Dienstgänge zu verwalten
- Den Erwerb von Urlauben, Prämien, Freizeitausgleich zu konfigurieren
- usw.
Die Einführung eines Zeiterfassungssystems ermöglicht Ihnen die Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung, aber auch die Digitalisierung zahlreicher Personalprozesse in Ihrem Unternehmen, mit oder ohne Validierungsschritt bei Ihren Managern und HR-Entscheidungsträgern einzuführen.
Welche Unternehmen können die Zeiterfassung nutzen?
Sämtliche Organisationen in allen Tätigkeitsbereichen können die Zeiterfassung nutzen: öffentliche oder private Einrichtungen, multinationale Unternehmen, Vereine usw., da diese Rechtseinheiten zur Messung der Arbeitszeit verpflichtet sind.
Nebst der «Überwachung der Arbeitszeiten», kann die analytische Verfolgung der für jede Tätigkeit aufgewendeten Zeit den Unternehmen langfristig Zeitersparnis bringen, indem sie die Messung der Rentabilität und die Verwaltung ihrer Rechnungen vereinfachen. Davon betroffen sind vor allem:
- Industrie
- Ingenieurbüros
- Beratungsunternehmen
- Personenbezogene Dienstleistungen
- usw.
Welche Vorteile hat eine Zeiterfassungslösung?
Eine Zeiterfassungslösung hat zahlreiche Vorteile:
Es ist eine HR-Software, welche die Erfassung der Arbeitszeiten sicherstellt:
- Zuverlässigere Berechnungsformeln und Lohndaten
- Kein Fehlerrisiko, da die Daten nicht mehr manuell eingegeben werden müssen
- Eine einzige Software kann verschiedene Arten von Verträgen verwalten
Eine Software, die die HR-Abteilung bei der Einhaltung des Arbeitsrechts unterstützen soll:
- Begrenzung von Überstunden
- Warnungen bei Überschreitung der Arbeitszeiten
- Einhaltung der Ruhezeiten
- Überwachung der gesetzlichen Entwicklungen
- usw.
Eine Lösung zur Vereinfachung der HR-Verwaltung:
- Papierbasierte HR-Prozesse werden durch die Digitalisierung von Verwaltungsaufgaben abgelöst
- HR-Informationen und -Daten werden in einer einzigen Datenbank zentral erfasst
- Informationen werden in Echtzeit geteilt und aktualisiert
Analytische Überwachung der Tätigkeitszeiten:
- Arbeitszeiten nach Aktivität, Kostenstelle, Projekt, Kunde oder anderen gewünschten Themen visualisieren
- Leistungsfähige, analytische Übersichten erstellen
Die Lebensqualität am Arbeitsplatz mit einer HRIS-Software verbessern:
- Leiten Sie die Informationen über die Zeiterfassung an Ihre Mitarbeiter weiter, um ihr Vertrauen in die HR-Abteilungen zu stärken
- Die Mitarbeiter können somit ihre Konten selbst einsehen oder ihre Formalitäten ohne Hilfe der HR-Abteilung erledigen
- Die Software zur Unterstützung der Arbeitszeitplanung verbessert das Teammanagement
- Aufgaben und Arbeitszeit werden gleichmässiger verteilt, um eine bessere Atmosphäre und einen besseren Zusammenhalt innerhalb der Teams zu schaffen
- Dementsprechend fühlen sich Mitarbeiter besser integriert, was die Bindung von Talenten an das Unternehmen erhöht.
Wer kann die Lösungen für die Erfassung der Arbeitszeit und Überwachung der Aktivitäten nutzen?
Alle Mitarbeiter auf allen Verantwortungsebenen einer Organisation sind von der Zeiterfassung betroffen.
Sie nutzen die Funktionen der Zeiterfassung, um:
- ihre Arbeitszeiten zu stempeln oder zu erfassen
- die aufgewendete Zeit nach Aktivitäten zu erfassen
- ihre Dienstpläne zu visualisieren
- Urlaubsanträge zu stellen oder ihre Abwesenheit mitzuteilen
- ihre Stundenkonten zu kennen und ihre Mitarbeiterdatei sowie die von der HR-Abteilung freigegebenen Dokumente einzusehen
- interne HR-Verfahren durchzuführen ...
Das HR-Portal, auch HR Self Service, Mitarbeiterbildschirm oder Mitarbeiterportal genannt, ermöglicht den Mitarbeitern den Zugriff auf alle Funktionen der Zeiterfassung. Dieser Bereich ist den Mitarbeitern vorbehalten und ermöglicht es, sie auf digitalisierte Weise durch ihre Zeiterfassungsprozesse zu führen. Die Mitarbeiter können über einen PC, ein Smartphone, ein Tablet oder ein digitales Terminal auf dieses Portal zugreifen.
Die Software für die Zeiterfassung wird von Managern und Verantwortlichen für Folgendes benötigt:
- Einsehen der An- und Abwesenheitszeiten ihrer Mitarbeiter
- Analysieren der Aktivitätszeiten
- Erstellung von Arbeitsplänen für sämtliche Mitarbeiter des Unternehmens
- Genehmigung von Urlaubsanträgen gemäss den Teamplänen
- Warnungen bei ungeplanten Abwesenheiten, verspätetem Erscheinen, Überschreitung der zulässigen Überstunden in einem Zeitraum erhalten ...
Die tägliche Verwaltung wird für HR-Manager und Unternehmensleitungen vereinfacht. Sie können einfach:
- Die Überwachung der Arbeitszeiten auf Unternehmensebene abrufen
- Die Berechnung der Ansprüche auf Urlaubstage, Prämien und individuelle Zähler vornehmen
- Die Lohn- und Gehaltsabrechnung durchführen
- Eine analytische und Rentabilitätskontrolle durchführen
Wie wählt man eine Software für die Zeiterfassung aus? Die vier wichtigsten Kriterien.
Die Wahl einer Zeiterfassungssoftware ist in einem Unternehmen sehr wichtig. Diese Software wird nämlich nicht nur von allen Mitarbeitern auf allen Verantwortungsebenen sondern auch langfristig genutzt werden.
Das wichtigste Auswahlkriterium betrifft die Module und Funktionen der Softwarelösung. Jedoch gilt es auch, auf vier subtilere, aber dennoch wesentliche Kriterien bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware zu achten:
- Die Software muss sich schnell an das Unternehmen und seine Verwaltungsmodalitäten anpassen können. Jede Organisation oder jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Grösse, hat ihre eigenen gesetzlichen und praktischen Einschränkungen (Gesamtarbeitsverträge, ...). Die HR-Software muss daher den Bedürfnissen Ihrer Organisation und ihrer Entwicklung im Laufe der Zeit entsprechen, indem sie sich einfach konfigurieren lässt. Dementsprechend ist es sinnvoll, eine Software zu wählen, deren Parameter skalierbar sind und direkt vom HR-Manager angepasst werden können. So kann nämlich sichergestellt werden, dass die Daten im Laufe der Zeit zuverlässig sind und sie den sich verändernden Kontext angepasst werden können.
- Ein wichtiges und ebenfalls zu berücksichtigendes Kriterium ist die Benutzerfreundlichkeit: Die Software für die Zeiterfassung wird nämlich von sämtlichen Mitarbeitern benutzt. Eine gute Benutzererfahrung ermöglicht Mitarbeitern und Managern nämlich, die HRIS-Software optimal zu nutzen, und stellt sicher, dass sie von allen angenommen wird.
- Die Fähigkeit, Schnittstellen zu einer Lohnverarbeitungssoftware Ihrer Wahl, einem ERP-System oder zu Ihrem bestehenden Informationssystem herzustellen, ist entscheidend, um die Verwaltung Ihrer Organisation zu erleichtern.
- Die damit verbundenen Dienstleistungen: Audit, Konfiguration und Implementierung, Schulung, Auswahl der Funktionen, Helpdesk... all diese Dienstleistungen erfordern eine gute und hochwertige Begleitung. Ein Zeiterfassungssystem muss langfristig Bestand haben, deshalb sollten Sie sich an Experten wenden, die jeden Tag in diesem Gebiet tätig sind und Ihnen somit viele Fehler ersparen können.
Wie richtet man ein Zeiterfassungssystem ein?
Um ein solches System erfolgreich zu installieren, sind mehrere Schritte notwendig.
Schritt 1: Definieren Sie Ihre Bedürfnisse genau, bevor Sie sich für eine Software entscheiden.
Zunächst bedarf es einer genauen Definition Ihrer Bedürfnisse und Erwartungen an Ihr Zeiterfassungssystem. Dies hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen und den am besten geeigneten Anbieter auszuwählen, der Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützt.
Nachfolgend finden Sie einige Fragen, die Ihnen helfen können, Ihre Bedürfnisse genau zu definieren:
- Wer wird die Lösung in Ihrem Unternehmen nutzen? Was müssen sie tun und welche Daten in die Software eingeben?
- Wie sind die Arbeitszeiten in Ihrer Organisation aufgebaut? Gibt es variable Arbeitszeiten, -profile, -zeiten? Müssen Sie mehrere unterschiedliche Gesamtarbeitsverträge einhalten?
- Wie lässt sich dieses System in bereits vorhandene Software und Verfahren integrieren?
- Verfügen Sie intern über die nötigen Kompetenzen, das nötige Personal sowie Know-how zur Überwachung des Projekts?
- Welche Funktionen sind für Sie unabdingbar?
- Was versprechen Sie sich davon? Zeit- bzw. Kostensenkung, Verbesserung der Lebensqualität am Arbeitsplatz, Fairness gewähren usw.
Wenn Sie sich diese Fragen stellen, können Sie sich einen ersten Überblick über Ihre Bedürfnisse verschaffen und Ihre Leistungsanforderungen erstellen.
Vor allem sollten Sie aber auch nicht zögern, mögliche Schwächen oder Risiken zusammenzutragen, die mit der Einführung eines Projekts in Ihrem Unternehmen verbunden sind. Ein Beispiel könnte mangelndes Wissen über die Arbeitszeitregelungen oder über Aspekte eines Gesamtarbeitsvertrags in Ihrem Unternehmen sein. Dies könnte zu Fehlern bei der Konfiguration führen und erhebliche rechtliche Risiken mit sich bringen.
Schritt 2: Wählen Sie eine Software, die sich an Ihr Unternehmen anpasst und mit ihm wächst.
Manche Unternehmen vernachlässigen nämlich die Phase der Definition ihrer Bedürfnisse und wählen schliesslich einen Anbieter und eine Software aus, die nicht ihren Erwartungen und ihrem Profil entsprechen.
Bei Treffen mit den Anbietern sollten Sie auf keinen Fall zögern, Fragen zu den Möglichkeiten stellen, die deren System bietet sowie Fragen zu seiner täglichen Nutzung. Eine Vorführung anzufordern ist immer eine gute Sache, denn so können Sie sich konkrete Fälle ansehen, die den Alltag Ihres Unternehmens widerspiegeln.
Kelio steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Ihnen seine HRIS-Lösungen in individuellen Vorführungen vorzustellen, die vollständig auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind.
Neben den technischen Funktionen der Software gibt es noch weitere Aspekte, die bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden sollten. Eine leistungsfähige Software kann viele Vorteile bieten, verliert aber an Attraktivität, wenn die Konfigurations- und Supportteams nicht in der Lage sind, Sie entsprechend Ihren Bedürfnissen zu unterstützen. Sie sollten daher auf keinen Fall zögern und ein Treffen mit diesen Teams vereinbaren, da diese Sie während der gesamten Nutzungsdauer Ihrer Software begleiten werden. Sie können dabei überprüfen, ob sie kundenorientiert sind und beobachten, welche Kommunikationskanäle angeboten werden. Die Kundenzufriedenheit kann hierfür ein interessanter Indikator sein. Zudem sollten Sie auch ein Augenmerk auf die Dienstleistungen legen, die in Ihrem Abonnement inbegriffen sind (sei es Support, Updates, Fehlerbehebungsdienste usw.).
Schritt 3: Nehmen Sie sich für die Konfiguration die nötige Zeit und Ressourcen
Die Einrichtung und Konfiguration eines Zeiterfassungssystems ist kein einfacher Schritt und wird von den HR-Abteilungen manchmal als abschreckend empfunden, obschon dies ein entscheidender Schritt für den Erfolg Ihres Projekts darstellt. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass Sie von dem Anbieter, der die Installation vornimmt, die nötige Unterstützung erhalten, um sicherzustellen, dass sich Ihre Investition auch wirklich auszahlen wird.
Bei Kelio begleiten wir Organisationen seit 1993 mit effizienten Verfahren. Wir garantieren eine Konfiguration in Übereinstimmung mit Ihren Vorgaben und führen Tests durch, um sicherzustellen, dass die erhaltenen Berechnungsergebnisse vollumfänglich Ihren Erwartungen entsprechen. Wir können zudem auch Schulungen für Ihre Teams anbieten, um ihnen den Zugang zu der bereitgestellten Software zu erleichtern und ihnen ermöglichen, die erforderliche Selbständigkeit im Umgang mit der täglichen Zeiterfassung zu erlangen.
Schritt 4: Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, sich der HR-Software anzueignen
Auch wichtig ist, dass Ihre HR-Teams das Projekt begleiten. Sie können intern zu Botschaftern werden, damit andere Abteilungen, Dienststellen und Mitarbeiter die Software annehmen und in Ihre Organisation einfliessen lassen.
Hier finden Sie einige gute Verfahren, wie Sie Ihre Mitarbeiter dazu bewegen können, Ihre Zeiterfassungssoftware zu nutzen:
- Bestimmen Sie einen Zeiterfassung-Projektleiter in Ihrem Unternehmen
- Teilen Sie den Mitarbeitern den neuen Change-Management-Ansatz mit
- Stellen Sie die HR-Software allen Mitarbeitern vor
- Ernennen Sie einige Ihrer Mitarbeiter zu Botschaftern, um die Verfahren zu testen, die anderen Mitarbeitern als Leitfaden dienen sollen
- Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern die Bedeutung von der Zeiterfassung sowie die unmittelbaren Vorteile für sie auf: beschleunigte Validierungen, Transparenz, selbstständige Abfrage ihrer Arbeitszeiten usw.
- Öffnen Sie einen Bereich mit Fragen und Antworten, der der Umsetzung der Zeiterfassung gewidmet ist.
Software für die Zeiterfassung: Wie lässt sich der ROI berechnen?
Konkret lässt sich der ROI einer Zeiterfassung-Software nicht anhand einer einfachen Formel berechnen. Die Berechnung hängt von verschiedenen Parametern ab: Wie war der bereits bestehende Zustand der Zeiterfassung im Unternehmen (teilweise digitalisiert, 100 % Papier, ...), welches sind die Besonderheiten des Unternehmens im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit (Dienstpläne, wechselnde Schichten, ...), ist die Organisation komplex (mehrere GAVs, mehrere Standorte, wechselnde Mitarbeiterzahlen, ...) ?
Die Vorteile und der Nutzen eines Zeiterfassungssystems werden dank der Automatisierung von administrativen und zeitraubenden Aufgaben sehr schnell von den HR-Managern erkannt:
- Die Organisation Ihres Unternehmens wird mit aktuellen und in Echtzeit geteilten Zeitplänen bereichert
- Die Überwachung der Arbeitszeit ist genau und zuverlässig
- Bei Abweichung lassen sich die Warnungen rasch nachverfolgen usw.
Sie werden feststellen, dass Sie bereits nach wenigen Monaten an Rentabilität gewonnen haben.
Neben den zeitlichen und finanziellen Einsparungen werden Sie auch andere Vorteile sehen, die mit dem Einsatz einer Zeiterfassung-Software einhergehen: mehr Gerechtigkeit und Qualität am Arbeitsplatz, ein besseres soziales Klima, mehr Vertrauen in das Management seitens der Mitarbeiter usw. Die HR-Manager werden entsprechend mehr Zeit für Aufgaben mit höherem Mehrwert haben und können sich wieder auf die Optimierung des Humankapitals konzentrieren.
Die Kelio Software für die Zeiterfassung passt sich den Besonderheiten Ihres Unternehmens an
Die Kelio Zeiterfassungslösungen sind das Ergebnis von 5 Jahren Forschung und Entwicklung sowie Investitionen in Höhe von 5 Millionen Franken und entsprechen den Bedürfnissen der Organisationen und ihren Anforderungen an Produktivität und Effizienz. Sie garantieren die Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen (Verwaltung der an Ihren Gesamtarbeitsvertrag angepassten Arbeitszeiten, Überstunden, Ruhezeiten...).
Kelio entwickelt bereits seit über 35 Jahren effiziente und innovative HR-Lösungen, die sich an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen:
